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マニュアルの作り方にも2種類ある

仕組み化にはマニュアル化が必須です。

マニュアルとは、簡単にいえば、自社の仕組みを文書化したものです。

たとえば、私たちの例を挙げてみましょう。

仕組み経営実践講座のマニュアル

仕組み経営実践講座は、2日間の講座で仕組み化を体験してもらうための講座になります。

この講座を進行するのは、外部の認定ファシリテーターの方々になります。外部の人でも講座を開催できる仕組みにするために、講座開催のためのマニュアルというのがあります。

詳細はお見せすることはできませんが、以下のようなマニュアルで、全部で127ページあります。

 

マニュアルには、講座をファシリテートするために、最低限守るべきことや必要な事項を記載しています。ただし、必ずしもマニュアルに基づいて講座を行えば、 100点満点の講座が開催できるわけではありません。マニュアルに基づいて経験を積み、内容を自分のものにする必要があります。

 

マニュアルがあることで人材育成が加速する

たまに勘違いされるのですが、マニュアルがあれば、会社内のすべての仕事が誰でも出来るようになる、というわけではありません。

マニュアルの意義のひとつは、人材育成の期間短縮です。たとえば、マニュアルがなかった時、この講座を開催できるように講師を育成をするために1年かかるとしましょう。一方、このようなマニュアルがあることで、その期間が1か月に短縮できます。

 

マニュアルを作るにも2種類ある

さて、ここから本題です。

仕組み経営では、2種類のマニュアル作りをお勧めしています。

ひとつめのマニュアルは、作業マニュアルです。これはいわゆる手順書やチェックリストなど、その名の通り、”作業を行うためのやり方”を記したものになります。

たとえば、先述の仕組み経営実践講座の例でいうと、こんな感じの手順があります(講座の準備のための手順書)。

作業マニュアルは、多くの人が抱くマニュアルのイメージに近いと思います。

ふたつめのマニュアルは運営マニュアルと呼んでいるものです。

運営マニュアルは、作業ではなく、全社共通、全社員が知っておくべき会社のルールについて記載したものです。言い方を変えれば、国における憲法のようなもの、会社としての想いを文書化したもの、それが運営マニュアルです。

運営マニュアルというのは、仕組み経営の中での名称なので、各社によって呼び名は変えてもいいと思います。

たとえばどんな内容かというと、

  • 理念体系
  • 創業ストーリー(歴史)
  • 過去の業績
  • 将来の業績
  • 社員の声やストーリー
  • 組織図
  • 短中期的重点項目
  • 商品構成
  • 市場環境
  • 競合優位性

などなどです。

運営マニュアルをどう創るか、何を書くかで会社の文化が大きく変わってきます。

 

マニュアルのつくり方次第で、社長不在でも成長する会社になる

作業マニュアルだけでもある程度、人依存の文化から抜け出すことは出来ますが、”社長不在でも成長する”状態にはなりません。

運営マニュアルは、全社員にとっての”上司の代わり”になります。上司は部下からの細かい問い合わせに対応する必要がなくなり、社員は誰かに聞くまでもなく、会社での働き方やルールが理解できます。

最初は創るのが大変だと思うかも知れませんが、一度、ドラフトが出来てしまえば、あとはそれを少しずつ改善し続けていけば良いので非常に楽になります。ぜひあなたの会社でも2種類のマニュアル作りに取り組んでみてください。