業務の仕組み化をする3つの方法

[word_balloon id=”1″ size=”M” position=”L” name_position=”under_avatar” radius=”true” balloon=”talk” balloon_shadow=”true”]今日は「業務の仕組み化3つの方法」という話をしたいと思います。仕組み化、仕組み作りという言葉を聞くことが多いと思います。私たちは仕組み化、会社の仕組み作りを支援するということを専業にしているんですが、今日は業務を仕組み化していく3つの方法について、ご紹介して行きます。[/word_balloon]

 

動画でも解説しています。

 

※文字お越しは以下から

業務の仕組みは4つに分けられる

「うちの会社は仕組み化ができていない」という悩みをお持ちの経営者の方が多いんですが、ほとんどの会社には色んな仕組みが存在しています。問題は仕組みが経営者の意図していない結果を生み出していたり、仕組みがあることに気付いていないまま悪い結果が出ていることです。

今日はその辺りの考え方、直し方をご紹介できればと思います。こちらのマトリックスをご覧いただくと、みなさんの会社に既に存在している仕組みは、この4つのパターンに分けることができます。良い、悪いという分け方と偶発的、意図的という分け方でマトリックスになっています。

良い仕組み、悪い仕組みとは?

会社の中には良い仕組みと悪い仕組みがあります。この良い、悪いの区別はどういう区分け方かというと、「会社のビジョンに向かって役に立つものかどうか」という基準で分けられています。

良い仕組みは、それがあることで会社のビジョンに結びついていく、近づいていく仕組みのことを指しています。一方の悪い仕組みはビジョンの役に立たない、もしくは逆効果を目指してしまっていることを指しています。

 

偶発的仕組み、意図的仕組みとは?

次に偶発的、意図的という分け方があります。意図的は「こういう仕組みが必要だな」と作った仕組みのことを言います。偶発的は「意図はなかったけれど、気づいたら会社に仕組みができてしまっている」という状態です。

 

業務の仕組みの例を解説

こう考えると、4つのタイプの仕組みが皆さんの会社に存在しています。仕組みで成長する会社を作っていくためには、良い仕組みを意図的に作っていく所が大切です。目指すべき所はこの赤、社内の業務を仕組み化していくのが目標になります。

意図的に作った良い仕組み

今日のテーマである業務を仕組み化する3つの方法をお話する前に、まずこの4つの仕組みはどういうものかという例をお話します。赤の意図的に作った良い仕組みは色んなものがありますが、皆さんの会社で日報という仕組みがあるとします。

日報は勝手にできることはなく、誰かがどこかのタイミングで意図的に作ったものです。これがうまく機能して経営者、上司やマネージャークラスが必要な情報が日報の情報をもとに集まってきて、ビジョンに向けて良い打ち手ができる。

もしくはその日報があることによって成長できる、良い結果が出るのが意図的に作った良い仕組みと言えます。その下、意図的に作った悪い仕組みがあります。

 

意図的に作った悪い仕組み

悪い仕組みを作ろうと思って作ったわけではないけど、結果としてビジョンに結びつかない仕組みになってしまっているということです。よく聞くのが人事制度にありがちで、人数が増えてくると人事制度を作ろうとします。

コンサルティング会社に依頼したり、 お金と時間使って人事制度を作りますが、結果として運用が大変でなかなか仕組みとして定着しないということです。そうすると意図的に作ったけれど、結局お金と時間を浪費してしまって、役に立たない仕組みになってしまいます。これが意図的に作った悪い仕組みの一例です。

 

偶発的にできた良い仕組み

偶発的にできた良い仕組み、左上の所です。創業者が考えた営業でお客さんが取れてきた。後から入ってくる営業マンもその社長のやり方を学んで、営業が上手くできるようになってくる。

そうすると営業の仕組みができてきます。別に社長は意図して営業の仕組みを作ろうと思ったわけではなく、日々の試行錯誤の中で偶発的にできた仕組みです。それを他の人がモデリングすることによって、 社内の仕組みとして成り立ってくるものです。

 

偶発的にできた悪い仕組み

4つ目が偶発的にできてしまった悪い仕組みです。実はここが一番厄介な部分で、こういう仕組みを作ろうと思って作ったわけではなく、気づいたら良くない仕組み

が出来上がってしまっているというパターンです。

この悪い仕組みができていることに気付いていないパターンが多く、意図的に作ったわけではないのでこれまでの業務をやっていく中で、悪い習慣として出来上がってしまったのがこの偶発的にできた悪い仕組みです。

気づいていない所が大きな問題です。よく人が辞める会社ってありますよね。退職率が高い会社です。

そういう会社は偶発的にできしまった悪い仕組みがある可能性が高いです。会社の中に人が辞める仕組みができてしまっているんです。

もちろんそんな仕組みを作ろうと思っている社長はいないので偶発的にできてしまったんですが、結果として人がすぐ辞めてしまうことがずっと続けているということなので、社長も社員も誰も気づいていないけれど、会社に人がすぐ辞める仕組みがあるということです。

これは端から言われないと気付かない、だから厄介なんです。

 

業務の仕組み化をする3つの方向性

今日は業務を仕組み化する3つの方法ということで、どうすれば右上の部分に仕組みを作っていけるかということです。

 

まず偶発的にできた良い仕組み、営業が上手く行っている、良い結果が出ている社内の慣習は文章化することが大切です。文章化しないと忘れてしまうからです。

創業当時はこういう営業のやり方でどんどんお客さんが取れて社長をモデリングしてやっていたけど、 だんだん人が増えてくると社長がいなくなりますので、背中を見て学ぶことができなくなります。そうするとどんどんその営業の仕組みが弱体化していきます。

そうならないように、良い結果が出ているうちにそのやり方を文章化して、会社の資産として残していくことが大切になってきます。そうすることで、偶発的にできた良い仕組みをこの右上の所に持っていくことができます。

次に右下の意図的に作ったけれど、悪い結果が出ている仕組みがあります。これは改善するしかないので、

なぜその悪い結果になってしまっているのか反省して、良い結果が出るように改善していきます。

3つ目の方法は、偶発的にできてしまった悪い仕組みは一番厄介で、悪い仕組みがあるということを認識しないといけません。これができずに悩み、「どうすればいいのか分からない」となるわけです。

ここはやり方として2パターンあり、一つは外部のアドバイザーをつけるということです。私たちみたいな立場もそうですが、外部からコーチを入れて気づいてない部分を気づかせてもらう。

もう一つに同業他社でも異業種でもいいですが、仕組みで動いている会社にいた人を自社に採用する。そうするとその人は「前の会社ではこういう仕組みがあったな」というのが頭にあるので、新しく入った会社では「ここが上手く行ってないな」と認識できます。

その人に意見、アイディアを出す機会をあげれば、悪い仕組みが認識できます。その認識ができると、意図的に作ってしまっている悪い仕組みを良い仕組みに変えていこうと改善でき、右下に行って右上にパスできます。

3つの方法で右上の仕組みを作っていくことができます。今日のテーマは業務を仕組み化するということですが、新しく仕組みを作るのも大事ですが、それ以前に自分たちの会社には常に仕組みが存在していることを理解した上で、3つの方法で意図的に良い仕組みを作っていくのが最初に取り組むべきことです。

その上で意図的に良い仕組みを作っていくのがいいと思います。

 

業務の仕組み化なら仕組み経営

というわけで、今日は業務を仕組み化する3つの方法ということでご紹介しました。ぜひ皆さんの会社でも参考にしていただければと思います。

なお、このサイト「仕組み経営」では、業務の仕組み化を体系的に行っていくご支援をしています。詳しくは以下からご覧ください。

会社の仕組みづくりに取り組むならこちらから

 

 

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