仕組み経営Eブックはこちら

業務マニュアル作成ワークショップ(テンプレート付)

研修概要

業務のブラックボックス化、属人化を防ぐためには業務マニュアルが必要になります。このワークショップでは業務マニュアルのテンプレートに沿って、各部署、各役職のマニュアルを作成していきます。

業務マニュアルとは?

 

2001年、無印良品は38億円という大幅な赤字に転落しました。

そこでベテラン社員の勘と経験に頼る経営から、仕組み指向へと社内文化を変革、MUJIGRAM」という有名な運営マニュアルを創りました。ベテラン社員の仕事のやり方を詰め込んだこのマニュアルによって、2005年には過去最高益を叩きだすまでにV字回復したのです。

本ワークショップでは、このMUJIGRAMの自社版を作ることを目標に、自社の仕事を整理、仕組み化し、文書化していくための正しい手順と方法を学んでいきます。

業務マニュアルは、あなたの会社における、すべての仕事についての操作マニュアルのようなものです。上手く作成すれば、どうすれば最高の成果を出せるのかを各社員に伝えることができます。

もしかしたら、こう思うかも知れません。

マニュアルを作ったところで、果たして社員はそれを活用してくれるだろうか?会社にどんな価値をもたらしてくれるのだろうか?作成に費やした時間と労力に見合ったリターンはあるのだろうか?そんなものがなくても、これまで運営して来られたではないか?

しかし、成功する会社、生産性の高い組織を創りたいのであれば、偶然に任せていては出来ません。偶然に任せるとは、社員が各々、独自のルールで働き、自分の仕事を定義し、彼らの経験に基づいて仕事をすることを意味しています。つまり、あなたのルールではなく、彼らのルールで会社を運営することになります。

もし、自社のルールでゲームをして欲しかったら、その方法を伝える必要があります。それが業務マニュアルの役割です。

業務マニュアル作成のメリット

1.「教え方を標準化」し、新入社員の研修に

新入社員が入ってくると、簡単なオリエンテーションや歓迎会を行い、あとは他の先輩社員に教育をまかせっきり、というのが多くの会社の実態です。

これでは先輩社員の教えるスキルに教育が依存することになり、新入社員の成長にはバラつきが生じてしまいます。

さらに、いくら仕事が出来ても、教え方がうまい人、下手な人がいるのです。

一方で、運営マニュアルがあれば、何を、どのように教えればいいのかが標準化され、誰でも無理なく、ムラなく会社のこと、仕事のことについて教えることが出来ます。

2.スムースな配置転換や引き継ぎに

どんな会社であっても、社員が辞め、仕事の引き継ぎが必要なときが来ます。その時に運営マニュアルさえあれば、急な引き継ぎの必要性が生じたときにもスムースに対処できます。

また、社内で配置転換を行う際にも、運営マニュアルがあることで、必要最小限の期間で行うことが出来ます。

3.仕事を外注する際のガイドラインに

人手不足と言われる時代、仕事を外注化し、生産性を高める必要性が高まっています。

仕事を外注する際の一番の問題点は、品質の管理ですが、運営マニュアルがあることで、品質のガイドラインを作ることが出来ます。

たとえば、ウェブ制作を外注する際、運営マニュアルに自社のブランドやマーケティングに関するガイドラインが書かれていれば、それを基に外部パートナーに依頼することで、こちらが何を期待しているのかを明確に伝えることが出来ます。

4.社長が行っている現場仕事を委任するために

大半の中小・スモールビジネスでは、経営者自身が現場の仕事、営業や開発、顧客サービスなどを担当してしまっています。

現場仕事を委任できない原因として、自分にしかこの仕事はできない、という間違った想定を持っている可能性があります。

運営マニュアルを作成するプロセスにおいて、社長が行っている現場仕事を分解することで、そういった想定が間違っていたことに気が付きます。

一見、これは自分にしかできない、と思っている仕事を分解し、文書化することで他の人でも担当できる仕事になっていきます。

5.経営を誰かに譲るときに

絶対的な事実として、あなたはいずれいまの会社を離れる時が来ます。それは他社に事業を売却するときかも知れませんし、後継者に経営を引き継ぐときかも知れませんし、または自分が引退するとともに、廃業するときかも知れません。

廃業以外の選択肢を選ぶ場合、運営マニュアルがあることで、社長業ですら引き継ぎが可能になります。

運営マニュアルに書かれているのは、単純作業の手順書だけではありません。自社の経営理念や組織戦略、採用の基準、ブランドのガイドラインなど、 経営に直結する事柄も含まれています。運営マニュアルの中で、それら社長の想いを文書化しておくことで、あなたが経営の第一線から退いた後にも、あなたが創った会社が繁栄していくことが出来ます。

対象企業

社員数5名以上の企業様

 

対象者

一般社員~経営幹部

 

解決する課題

  • 業務のブラックボックス化、属人化を防ぎ、他の人でも同じ業務が出来るようにする。
  • 人材育成をスピードアップする。
  • 成功体験を社内で共有する。
  • 業務の改善を進めて生産性を向上させる。

 

成果物

各業務のマニュアル。マニュアルのテンプレートをもとに、実際に各業務のマニュアル作りを体験していただきます。

 

研修の流れ(サンプル)

  1. イントロダクション、業務マニュアルについての解説(20分)
  2. 業務マニュアル作成のための準備(20分)
  3. 業務マニュアル作成の練習(20分)
  4. 担当業務の分解(30分)
  5. 実業務のマニュアル化(60分)
  6. 業務マニュアル作成プロジェクトの体制づくり(30分)

※時間は目安です。参加人数や対象業務によって異なります。

 

研修時間

3時間~4時間

※参加人数や対象業務によって異なります。

 

研修費用

20万円(税別)

 

実施の流れ

1.以下のフォームからお問い合わせ

2.研修実施についての打ち合わせ(ニーズや現状確認、目標、研修の流れの共有等)

3.実施

4.フォローアップ面談

 

お問い合わせはこちらから

ご興味ある研修メニュー(必須)
仕組み化診断業務マニュアル作成理念共有・再構築顧客体験の向上ビジネスモデル

仕組み経営にご興味をお持ちいただいた理由

 

 

【入門編】仕組み化診断

研修概要 仕組み化に取り組みたい、という企業様に対する入門的な研修です。仕組み化の全体像をご紹介し、各業務の仕 ...

業務マニュアル作成ワークショップ(テンプレート付)

研修概要 業務のブラックボックス化、属人化を防ぐためには業務マニュアルが必要になります。このワークショップでは ...