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ビジネスを仕組み化する際の5つのポイントをご紹介

清水直樹
清水直樹
この記事では、中小企業の経営者向けに、仕組み化のポイントを5つご紹介します。このサイトの名前にもある「仕組み経営」では、その名の通り、会社の経営を仕組み化するためのご支援をしていますので、その経験かを踏まえた内容になります。

 

内容の信頼性

この記事は世界No.1の中小企業アドバイザー(米INC誌による)、マイケルE.ガーバー氏著「はじめの一歩を踏み出そう」の内容をベースにしています。世界700万部のベストセラーの内容を日本の会社に当てはめてご紹介していきます。本書は仕組み化のバイブルとして世界中で評価されている本ですので、本記事の内容もご安心して取り組んでいただければと思います。

 

仕組み化とは?

まず仕組み化といっても、人それぞれ色々なイメージを持たれていると思いますので、その点を明確にしておきましょう。ここでご紹介する仕組み化とは、組織の運営を整え、成長させていくための仕組み化になります。多くの会社では、社内の人数が増えてくると、様々な問題が起こり、成長が鈍化してしまいます。その問題を解決するために仕組み化が必要になります。たとえば、

  • 自社に合う人を採用するための仕組み化
  • 理想の顧客を引き寄せるための集客や営業の仕組み化
  • 社内の情報共有の仕組み化
  • ベテラン社員の仕事をほかの人でもできるようにするための仕組み化

等々です。

これとは別に、個人個人の仕事の効率を上げるための仕組み化というのもあります。そちらについては、別途記事を書いていますので、合わせてご覧ください。

▶仕事の仕組み化は誰でも出来る。

 

 

仕組み化のポイント1.うまく行っている方法を探し、それを仕組み化する

「仕組み化」を言い換えれば、「成功の複製」と言えます。たとえば、うまく行っているお店を複製することで、成長できますし、成果を上げている営業担当者の仕事のやり方を仕組み化することで、ほかの人でも同じように成果を出すことができます。

つまり、「仕組み化すればうまく行く」のではなく、「まずうまく行く仕事のやり方を見つけ、それを仕組み化することでさらにうまく行く」のです。この順番を間違えないことが大切です。

たいして利益が上がっていないお店を何店舗出したところで、大変さが増すだけです。まず繁盛店があり、一店舗だけではお客さんが入りきらない、という状況があって初めて、2店舗目を出す意味があります。同じように、うまく営業のやり方や採用のやり方があり、それを仕組み化することで同じように成功させることができるわけです。

たとえば、「世界の山ちゃん」という有名な手羽先屋さんがあります。どのお店に行っても流行っていますね。山ちゃんはいまでは日本中に店舗がありますが、最初の一店舗目からすでに繁盛店だったと聞いています。そしてお客さんが入りきらなくなり、近くにもう一店舗目を出したのです。それを続けていって、いまでは日本中に店舗展開をしています。

 

仕組み化のポイント2.文書化する

仕組みは必ず文書化して、そのやり方を残りしておきましょう。いわゆるマニュアル化ですね。文書化する理由のひとつは、単純に忘れてしまうからです。人の記憶は当てにならないものなのです。たとえば、採用の仕組みを考えたとします。中小企業の場合、そんなに頻繁に人を採用することはないと思います。せいぜい数か月に一回です。そのような発生頻度の低い仕事の場合、”前回どうやってやったっけ?”ということになります。そうならないように、うまく行ったやり方を文書化しておくことが大切です。

なお、文書化/マニュアル化については別記事で解説していますのでご覧ください。

業務マニュアルの作り方〜おさえなきゃまずい4つのコツ〜

 

仕組み化のポイント3.出したい成果(目的)を明確にする

仕組み化するにあたって非常に大切なのが、そもそもその仕組みって何のためにあるの?という目的を明確にすることです。これを私たちは、”成果定義文”と呼んでいます。まずどんな成果を出したいのか?を決め、それに必要な仕組みを考えます。

この目的を明確にしないと、社員は”やらされ感”が増します。たとえば、日本企業でよくある朝礼という仕組みがあります。もしかしたらあなたの会社でも朝礼をやっているかもしれません。では、この朝礼、何のためにやっていますか?その目的を参加者全員が理解しているでしょうか?

朝礼の目的としては、

  • その日一日の優先順位を決めるため
  • 必要な情報を共有するため
  • 社員同士の交流を深めるため

等々、いろいろあります。同じ朝礼をやるにしても、その目的に合った朝礼の内容にしなくてはいけません。この目的の共有がおろそかになると、「とりあえず言われたから参加しているだけ」という人が増え、仕組みが形骸化します。せっかく業務を円滑に、効率的に行うために作った仕組みなのにも関わらず、時間の無駄遣いになってしまうのです。

ちなみに朝礼のやり方については別記事もありますのでご興味あれば合わせてご覧ください。

会社の朝礼を意味ある内容にするには?

 

 

仕組み化のポイント4.参考にしても真似はするな

よく、仕組みは他社からパクってくればいい、ということを言ってる人がいますが、私は基本的に賛同できません。なぜならば、仕組みは自社に合うものと合わないものがあるからです。これには企業文化というものが大きく影響しています。

ありがちなのは、社長がいろいろな会社を見学しに行って、次から次へと仕組みをパクってきて、自社に取り入れようとすることです。これをやると社員が反発し、度が過ぎると、どんどんみんな辞めていきます。社長にはついていけません、というわけです。

たとえば、先に例を挙げた朝礼も良く真似されやすい仕組みのひとつです。「面白い朝礼をやっている会社を見学しに行って、うちも同じように朝礼をやろう」というわけです。

その面白い朝礼をやっている会社は、そのやり方でやることで、何かしらの成果を上げているのかも知れません。でもそれって本当にあなたの会社に必要なことでしょうか?単に社長の自己満足のために社員にその仕組みを強制していないでしょうか?

先ほど、仕組みには目的が必要だと書きましたが、もっと前の段階としては、”自社はどんな会社になりたいのか?”というビジョンが必要です。そのビジョンがあったうえで、では、どのような仕組みが必要なのか?と考えていかなくてはいけません。

ちょっと難しい話になりますが、会社の組織というのが、私たちの身体と同じと考えることができます。私たちの身体は、様々な臓器や血液出てきています。これら個別の臓器や血液が、会社で言う「仕組み」になります。

ほかの人の身体から臓器を取ってきて、何も考えずに私たちの身体に移植したらどうなるでしょうか?場合によっては拒否反応を起こし、体全体の調子が悪くなりますね。

会社の仕組みもこれと同じです。他社でうまく行っている仕組みが自社でも同じように機能するとは限らないのです。

 

仕組み化のポイント5.仕組みの改善に終わりはない

最後のポイントは、仕組みの改善についてです。私の師匠でもあるマイケルE.ガーバー氏(「はじめの一歩を踏み出そう」著者)は、どんなにうまく行っている仕組みであっても、まだ改善の余地がある、と常々言っています。

すでに完成度の高い仕組みを作り上げている会社を見てみましょう。たとえば、スターバックスやディズニーランド、マクドナルド等々。彼らは日々何をしているのかというと、要は仕組みの改善なのです。より良い人材育成の仕組み、より良い店舗運営の仕組み、より良い顧客サービスの仕組み。彼らは絶えまぬ仕組みの改善をしてきたからこそ、いまでは卓越した会社になっているわけです。

仕組み化するのは、最初のステップに過ぎず、それを改善し続けることこそ仕組み化の最大のポイントと言えるでしょう。

 

仕組み化なら仕組み経営へ

というわけで、仕組み化のポイントをご紹介してきました。冒頭に述べた通り、仕組み経営では仕組み化をご支援しています。世界中で実績を上げている方法で仕組み化を進めたい方はぜひ以下から詳細をご覧ください。

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