会議体の意味とは?設計方法とサンプル一覧をご紹介。



清水直樹
今日は「会社を成長させる会議体の仕組み」という話をしたいと思います。会議体とは、「同じ目的で複数回設定される会議の集合体」のことを指します。

 

日頃、会社の仕組み作りをお手伝いしているんですけれども、さまざまな仕組みを作る中で、もっとも効果が出やすい仕組みが今回の会議の仕組みです。

うちのお客様からも、この仕組みが一番役に立ったというようなお声も頂いたりしますので、今日はその一部をご紹介したいと思います。

 

間違った会議方法

日本で「会議」というとあまりイメージが良くないですよね。ダラダラ続いたりとか、回数が多くてなかなか自分の仕事に集中できないということがあったりすると思います。

そういったわけで、会議の仕組み作りをしていきましょうというお話になってくるんですけども、まず、よくある間違った会議方法を見ていきましょう。

目的なしの会議

一つ目が「目的なし」で行われる会議です。最終的にその会議でどういうことを決めるのか、どういう成果物を出すのかというのが決まっていないので、当然ながら会議がダラダラ続くということになります。

最終目的が決まっていないわけだから、いつそこにたどり着いたのか分からない。そのため、当初予定していたのが1時間だったとしても、それが2時間3時間とダラダラ続いていくことがあります。

 

ルールがない会議

次に「ルールがない」ということです。会議にルールが必要なの?というご意見もあると思うんですけれども、実は会議にはルールが必須で、これがあることで会議の仕組みができていきます。

 

会議=上司の講演会

あとは会議が「上司の講演会」になっているということです。例えば参加者が5人いて、その中の一番の上司の意見をひたすら聞かされる会議ですね。私も会社員のときにこれがよくあって、時間の無駄だなという感想を持っていたときがあります。

上司が一方的に話すだけであれば、会議を開く時間がもったいないわけです。なので、メールやメッセンジャーで伝えたりとかすればいいので、わざわざ人を会議室に集めて上司が一方的に話すというのは、時間の無駄、ひいてはお金の無駄ということになるわけです。

制限時間がない会議

「制限時間がない」のもダメです。何時からやるかは決まっているんだけども、いつまでやるかが決まっていないのは無駄です。先ほどの目的がないから制限時間がないという感じになっちゃうんですね。これを決めるのにこれぐらいの時間が必要だな、ということで会議の時間を設計するんですけども、そもそもこれを決めようという目的がないので、制限時間がない。とりあえず集まって話そうみたいな感じになってしまうというわけですね。これもよくある間違った会議方法です。

 

無発言者がいる会議

そして、「無発言者の存在」です。例えば10人が会議に参加しているけども、そのうちの2人は何もしゃべらないみたいな感じになることがあります。上司から「とりあえずこの会議に参加しとけよ」みたいな感じで呼ばれて行ったんだけども、特に自分の発言権がないので何も発言しない。

これも無駄ですよね。会議に参加していることで、その人の時給分を浪費しているわけです。聞くだけでいいんだったら後で議事録を見ればいいのです。

 

都度会議の乱発

あとは「都度会議の乱発」です。例えば、社長であれば「社長、ちょっといいですか?」と言われて、そこでちょっとミーティングするとか、ランダムに発生する会議です。これも非常に生産性をそぐ要因になるので、都度会議をなるべく減らした方がいいですね。

るオフィスで仕事をしている場合には、都度会議というのがめちゃくちゃ多く発生して、それが全体の生産性を下げているということがありますので、これを減らしていく方向で考えるといいかなと思います。

都度会議というのは、正しく会議の仕組みを設計すれば結構減らすことができます。会議をしている時間以外は自分の仕事に集中できるので、そういう意味でも仕組み作りが大切になってきます。

 

会議体とは?

次に、本題の会議体について解説していきます。

会議体とは、「同じ目的に複数回設定される会議の集合体」です。例えば、皆さんの会社にも何とか委員会とかあると思います。委員会があるということは定期的に同じ目的で、たとえば、企業文化を向上させるという同じ目的で月に1回とか設定されるわけですね。そういうのを会議体と呼んでいます。

あとは、年に1回行われる、社員総会とか、社員全員が集まって行われる全体会議みたいなものですね。これも会議体の一つということです。

会議体の設計で生産性はあがる

会議の仕組みが整っていないと、先述したような問題が起こり、会社全体の生産性に影響を与えます。そこで、会議体を上手く設計することで、生産性も上がるし、社内の混乱が収まります。

会社がまだ小さくて、これから成長していこうという会社の場合には、会議の仕組みが整っていないケースが多いです。たとえば、さっき言った都度会議が非常に多い会社があります。また、本来知らされるべき情報がしかるべき人に知らされていなかったりとか、情報共有がされていないので、複数人が同じ仕事をして無駄になっている場合があったりします。



なので、情報共有がうまくいっていないなと思ったら、会議体をうまく設計することが大切になってきます。

そこで、会議体を設計するための5つのヒントを挙げていきたいと思います。

 

会議体を設計するヒント

会議の投資効果はあるか?

まず、「投資効果」ということです。さっき言ったとおり、会議はうまく設計しないと投資効果が悪いわけです。

会議に対する投資

会議の投資(コスト)としては、例えば会議室の場所。外部の場所を借りる場合にはもちろんお金がかかるし、社内の会議室を使う場合にも家賃がかかっているわけなので、そこにお金がかかっています。

あとは、当然ながら参加する人たちの人件費です。これは会社の組織の上の方の人たちが参加する会議ほど人件費が高いわけなので、その分のコストがかかってくるということですね。これらの投資に対して効果をそれ以上に上げないと会議をやる意味がないということです。

会議の効果

会議の効果というのは、いろんなパターンがあるんですけども、

  • 新しいアイデアを見出したり、
  • 改善の方法を見出したり
  • 会社全体の方向性と個人個人の働き方というのを合わせたり

というような効果があります。

会議体を設計する場合には、投資と効果を検討しなければ、会議の数がどんどん増えていってしまいます。

 

リズムづくり

あと、「リズムづくり」です。私たちの提供している仕組み経営でも非常に大事にしていることです。

会社経営は以下の三つのリズムで成り立っています。

思考のリズム

長期的な視点で、例えば20年後10年後、短くて5年後ぐらい、そのぐらい先を見て会社の方向性を決めていく「思考をする」というプロセスがあります。

計画のリズム

次に、「思考」に基づいて「計画」するフェーズがあります。5年計画、3年計画もしくは1年計画のようなより中期的な計画です。

実行のリズム

その計画に基づいて「実行する」という日々の仕事を着実にこなすということがあります。

 

会議でリズムを作る

「思考」「計画」「実行」をグルグルうまく回さないと会社は成長していかないわけです。例えば、思考と計画で断裂が起きていれば、いつまでたっても思い描いていたビジョンが実現しないし、いくらいい計画を立てても実行が弱いと全て絵に描いた餅ということになります。

「思考」「計画」「実行」の一貫性を保って回していくことが必要です。そして、そのために、会議をうまく設計するということなんですね。

思考するための会議、計画するための会議、実行するための会議という感じで、リズムに合わせて会議を設計していくということです。具体的な例は後でご紹介したいと思います。

一貫性のある会議

会議には一貫性が必要です。

縦軸(時間軸)

まず、横軸の一貫性が時間軸です。未来から逆算して今何をすべきかを決めるんですけども、さっき言った「思考」「計画」「実行」の一貫性はこの横軸の一貫性ですね。未来こうなりたいから今こうするべき、と落とし込まないといけないわけです。そのリズムを会議で作ります。

縦軸(組織構造)

あと、縦軸の一貫性というのがあります。組織がピラミッド型になっているとして、経営層が考えたことを着実に現場のメンバーたちが実行していくという一貫性が大切です。経営陣はこう考えているんだけど現場は全く違う仕事をしていると、問題があるわけですね。

縦軸の一貫性を整えるためにも会議の仕組みというのを整えていく必要があります。上層部が考えたことを滝のように下の方に流していくということで、これを「カスケーディングプラン」と呼ぶんですよね。滝のように上から下に、方針とか戦略とか計画を落とし込んでいくということです。

 

会議体のフォーマットとサンプル

というわけで、今申し上げたようなことベースに会議体を設計していくんですけれども、以下のようなフォーマットを作っていただくと分かりやすいかなと思います。名称、参加者、頻度、時間、目的ですね。

 

名称 参加者 頻度 時間 目的
年次リーダーミーティング 経営チーム 年に一回 2日間 中長期目標&計画の立案
年次キックオフミーティング 全社員 年に一回 半日 中長期目標&計画の共有
四半期ミーティング 経営チーム、部門ごと 四半期に一回 半日~1日 中長期目標に向けた調整
週次ミーティング 部門ごと 週に一回 1時間 実行計画
EDM 上司、部下 週ごとor隔週 30分~1時間 社員の成長
日次ミーティング 部門ごと 毎日 15分 チームワーク向上
(任意)月次ミーティング 部門ごと 月に一回 1時間 部門間情報共有

会議体設計のフォーマット

会議の名称

「名称」は会議の名前です。これは目的に合わせて付けます。ここでは汎用(はんよう)的に使えるように年次ミーティングとか四半期ミーティングとか書いてありますけども、これは各署ごとにその会議独自の名前を付けてもいいと思います。

会議の参加者

その会議に誰が参加するのかということですね。そして、「頻度」。会議体というのは基本的には開催する頻度が決まっていますので、それを設計していくと…。

会議の時間

どれぐらいの時間会議が行われるのかということで、「時間」ですね。そして、「目的」です。冒頭で申し上げましたけども、目的がないと会議は終わらないのでこれをあらかじめ決めておくということですね。

 

会議体のサンプル

ここに書いてあるのはあくまでサンプルです。「年次リーダーミーティング」は経営陣がやるもので、「年次キックオフミーティング」は全社員が参加するもの。

それから「四半期ミーティング」。これは年次ミーティングで決めたことをちゃんとやっているかどうかというのを確認して、必要ならば調整するというミーティングです。

「週次ミーティング」は確実に計画を実行するためのミーティング。

「EDM」というのは私たち独自の言葉なんですけれども、社員を成長させるための会議ということで、週に1回か隔週ぐらいで上司と部下が一対一で行うということです。

「日次ミーティング」はチームで行うもので、その日にやるべきことを確実にこなすためのミーティングということです。

あと、任意として「月次ミーティング」というのを入れております。なぜ任意かというと、上の年次リーダーミーティングから日次ミーティングを着実に回せば月ごとのミーティングってあまり要らないなということで任意にしているということなんですね。

年次リーダーミーティングでは思考の部分を主に担当して、四半期ミーティングとかでは計画の部分を担当して、週次ミーティング、日次ミーティングでは確実に実行するためのミーティングを行うということです。それを行うことでさっきのサイクルを回せるので、特に月次ミーティングは必須ではないということで任意にしているということですね。

 

会議を活用して経営のリズムを作る

以上、今日は会議の仕組み作りをご紹介しました。仕組み経営では、このような会議の仕組みづくりなど、会社経営の仕組み化をご支援しています。詳しくは以下の体験ウェブセミナーからご覧ください。

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