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マニュアル作成にお勧めのツールとソフト

仕組み化と切っても切れない関係にあるのがマニュアル作成です。ここではマニュアル作成にお勧めのツールとソフトをご紹介していきます。主な対象読者は中小・スモールビジネスの経営者、リーダー層です。

※マニュアル作成についてはこちらをご覧ください。

マニュアル作成完全ガイド(作り方のコツから例、テンプレート等)

マニュアルを作るならツールとソフトウェアを統一しよう

基本的な話なのですが、マニュアルを作ろうと思うならば、社内で使うツールやソフトウェアを統一することが大切です。当たり前のようですが、私たちの経験からすると、これが出来ていない会社が非常に多いです。各部署や各人ごとに自分が使いやすいツールやソフトウェアを使っており、保管場所もバラバラ。いろんなマニュアルが重複したり、欠けたりしながら社内に散在している、というケースが非常に多くあります。

なので、私たちが仕組み化、マニュアル化をご支援する際には、その統一から入ることが多いです。ぜひ以下を参考に使うツールを選んでみてください。

無料のマニュアル作成ツール、ソフトウェア

まず無料で使えるツールとソフトウェアをご紹介します。正直、ほとんどの中小企業、スモールビジネスでは無料のツールやソフトウェアで十分かなと思います。

マイクロソフト「ワード」「エクセル」「パワーポイント」

お勧め度:★★☆

まず文書作成の鉄板、マイクロソフトのオフィスシリーズです。これらのソフトウェアでマニュアルを作っている人も多いのではないでしょうか?通常、オフィスを使ってマニュアルを作る場合、ローカルPCで作成して、グーグルドライブやドロップボックスなどのクラウドツールで共有するケースが多いと思います。

マイクロソフト出身者としてはこれらをお勧めしたいところですが、★は2つにしました。というのもマニュアルを作成するにしては、ちょっとオーバースペックで動作が重いこと。クラウドで共有するならば後述のGoogleドライブのほうが利便性が高いことが理由です。

Googleドライブ+ドキュメント、スプレッドシート等

お勧め度:★★★

中小企業、スモールビジネスに一番お勧めなのが、グーグルドライブです。基本無料ですし、共有も簡単。動作も比較的軽快です。法人向けのGSuiteでも月1000円くらいなので、コスパも良いです。

ただし(これはマイクロソフトオフィスにも言えますが)、Googleドキュメントなどでマニュアルを作り、そのまま共有すると他の人でも編集できてしまいます。間違って削除したり、変更したりしてしまうこともありますので、共有の際には閲覧モードなどを活用しましょう。

あとドキュメント、スプレッドシート、スライドのどれをつかうか?ですが、これは各社ごとに使い慣れているものがあると思いますので、それを使うといいと思います。ただし、これも人によって変わってしまうと後から面倒なので、社内で統一はしておきましょう。

動画マニュアルならYoutube

お勧め度:★★★

動画マニュアルを作りたい場合には、Youtubeを使いましょう。自社のチャンネルを作り、そこにアップしていきます。先のGoogleドライブと連携させて、マニュアル内から動画へのリンクを貼ったりもできます。ただし、動画の公開範囲には気を付けましょう。「公開」にしてしまうと一般の人も見れてしまいます。

 

有料のマニュアル作成ツール、ソフトウェア

有料のマニュアル作成ツールやソフトウェアもいくつもあります。

  • COCOMITE・・・COCOMITEはテキストベースのマニュアル管理ソフト。コニカミノルタが提供しています。
  • TeachME・・・TeachMEは動画を主体したマニュアル管理ソフト。スマホなどで撮影して気軽にアップできるのが特徴です。
  • Clip Line・・・ClipLineも動画を主体にしたマニュアル管理ソフト。Clip(クリップ)の名の通り、短い動画を撮影してマニュアルに使えます。

などが有名でしょうか。

私たちのお客様でもこれらのツールを導入されている方もいらっしゃいますが、初期費用+月コストが数万~かかるため、中小・スモールビジネスにはちょっとコスト負担が大きいのが難点です。

これからマニュアル作成を始めようとする方は、最終的にどれくらいのボリュームになるのか?テキストが良いのか、動画が良いのか、などを考慮のうえ、ツールを選択するようにしましょう。

マニュアル作成ツール、ソフトウェア活用にあたって大切なこと

ツールはあくまでツール。導入してもうまく活用できていないケースもよく見かけます。特に大事なのは次の点です。

分散させない

マニュアル作成で一番まずいのが、様々なマニュアルが各部署、各人ごとに作成され、社内で分散することです。せっかく属人性を排除しようとしてマニュアル化に取り組んでいるのに、”作った人しかマニュアルの在処がわからない”、”作った人しか何の業務のマニュアルなのかわからない”というのでは元の木阿弥です。

体系的に整理する

マニュアルを分散させないためには、マニュアルを体系的に整理する仕組みが必要です。私たちのお勧めする方法は、部署ごとや役職ごとに使うマニュアルを整理することです。そうすることで、業務内容も整理しながらマニュアルが作れます。

ルール作り

あとはルール作りも大切です。誰がいつ更新するのか?誰が承認するのか?更新後の周知はどうするのか?などのマニュアルの管理・運用マニュアルが必要です。ここを見逃しているために、マニュアルは作ったものの、いつの間にか使えないマニュアルになっている、ということもあります。

活用シーンを決める

マニュアルは活用して初めて意味を持ちます。これはそもそもマニュアル作成に取り組む前に考えるべきですが、どんなシーンで活用するかを決めます。たとえば、新人入社時の教育、配置転換時など、マニュアルをどう活用するのかも決めておきましょう。

会社の理念が反映されたマニュアルを体系的に作るには?

最後に大事な点をお伝えしておきます。マニュアルというのは、単に今やっている仕事を文書化、動画にするだけでは50点だといえます。マニュアルが本当に効果を発揮するためには、自社の理念が反映された仕事内容をマニュアル化する必要があります。

たとえば、挨拶の仕方ひとつとっても、スターバックスと他のコーヒーチェーンでは大きく異なりますね。これはスターバックスには自社の理念が反映されたマニュアルがあるからなのです。どちらのやり方が良い悪いではなく、そのやり方が自社らしい、つまり自社の理念が反映されているかどうか?が大事なのです。

私たちはいつも、他の会社のマニュアルをパクっても何も意味がない、とお伝えしています。自社らしい仕事のやり方とはなにか?という視点から作られたマニュアルは、まさに自社の独占的な知的財産になります。それが他との違いを生み出し、会社全体の強さにつながります。

この記事ではマニュアル作成のツールやソフトウェアについてご紹介しましたが、本来、これらは2の次、3の次です。まずは自社らしさとは何なのか?を突き詰め、それを表現するための仕事のやり方とは何か?を考えていくことが大事です。

というわけで、仕組み経営では、そのような自社らしさが詰まったマニュアルを作る支援をしています。以下にリソースをご紹介しますので、ぜひご覧ください。

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