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仕組みづくりのステップ完全ガイド

このページでは会社やビジネスを仕組み化、仕組みづくりをしていくためのステップをご紹介していきます。初めて「仕組み経営」のサイトをご覧いただいた方は、「仕組み化」に関して解説している以下の記事も合わせてご覧ください。

▶仕組み化について完全解説

仕組み化の必要性を認識する – ステップ0

このページをご覧の方は、既にこのステップはクリアされていると思いますが、念のためのステップ0として記載しておきます。というのも、日本の大半の企業は、仕組み化の必要性を認識しておらず、”人依存”で運営されているからです。

日本では、

”企業は人なり”

”人こそが最大の資産である”

というキーワードが金科玉条のごとく掲げられています。

多くの経営者の方は、優秀な人材さえいれば、、、と考えますが、実際のところ、大半の中小スモールビジネスでは、優秀な人材を雇う余裕も、優秀な人がやってくるのをのんびり待っている余裕もないのが実態です。

”企業は人なり”

”人材こそが最大の財産である”

と言いながらも、多くの経営者は逆に人の問題に常に悩まされ、人がかえって、問題の発生源になってしまっています。

”人の問題”に悩まされる状態を抜け出すには、”人依存”から”仕組み依存”へと文化を変えていかなくてはなりません。

仕組み化の必要性を認識するには?

さて、このステップは”仕組み化の必要性を認識するには?”ということなのですが、既にこのタイトルが少し矛盾を抱えています。仕組み化の必要性を認識している方は、このステップを飛ばせるわけですし、認識していない方はこの記事に辿り着かないはずだからです。

しかし、あえて、社長はどんな時に仕組み化の必要性を認識するのか?私の経験からいくつかのきっかけをご紹介したいと思います。

事業承継(M&Aや家族承継)が近づいたとき

社長が高齢になり、事業承継を迎えるステージになると仕組み化の必要性を感じるようになる方がいます。それまで自分のカリスマ性や職人技で成り立っていた会社を他の人でも経営できるようにしないといけないからです。

社長のカリスマ性や職人技で成り立っていた会社が事業承継するとなると、2代目、3代目でも経営できるように、会社の仕組みを整える必要があります。また、M&Aで会社を売却するにしても、現社長が引退しても成り立つようになっていなければ、二束三文でしか売ることが出来ません。この辺の話はいつもお伝えしているとおりです。

痛い目にあったとき

社員が続々と辞めてしまった、社員から裏切られた、などなど、社長が日常業務に忙殺されていると、”社長の仕事”が出来ません。そのため、社員やメンバーのケアがおろそかになり、”人の問題”が続出します。これは意外と、頭のいい社長にありがちなトラブルです。頭がいいので、一人で突っ走り、他人への配慮が欠けてしまうのです。

このように痛い目に会うと、人は解決策を探し求めます。そして、”仕組み化”というキーワードに辿り着く方がいらっしゃいます。時には書籍を見つけ、時には人から紹介され、時には検索して、というように、私たちのことを何かしらの方法で発見されていらっしゃいます。

もともと仕組み化思考が強い

これはかなりレアなケースですが、もともと仕組み化思考が強い社長がいらっしゃいます。このような方は会社を創る前から、”人依存”ではなく、”仕組み依存”で運営できることを理想として会社を創り始めます。会社を創る前から、”起業家的発想”が強い人と言えるかもしれません。この方々は大抵ビジョンが明確なので、少しのご支援で大きく成長していきます。

 

以上が仕組み化を認識する主なパターンかと思います。では次に、仕組み化が必要だと思ったら、次はどうするのか?それが次のステップになります。

仕組み化レベルを知る – ステップ1

仕組み化のステップ1は、現状認識です。まずこちらの図をご覧ください。これは私たちが開発した仕組み化レベルの図です。

これを見ると、いまご自身の会社がどのステージにあるかがわかると思います。これから仕組み化に取り組もうという方は、おそらくレベル1-2くらいに当てはまるでしょう。この図を見ると、自社がどこまで行ける可能性があるのか、ということもわかってくると思います。自社の仕組み化レベルを踏まえたうえで、さらに詳しく現状認識をしていきます。

良くある経営診断の間違い

現状認識をする際、よく利用されるのが経営診断です。様々な団体やコンサルティング会社が経営診断のフレームワークやフォーマットを出しています。この経営診断、自社を分析するのに役立つわけですが、ひとつ注意点があります。

それは、”会社はシステムである”という事実を見逃してはいけないということです。

これはどういうことか。

たとえば、何かの経営診断を受けて、以下のような結果が出たとします(項目などは適当です)。

診断結果サンプル

これを見ると、営業分野が圧倒的に弱いということがわかります。となると、”じゃあ、営業力を強化しよう”ということになり、営業のトレーニングを受けさせたり、営業スタッフを増員したり、というような解決法を取ることになります。

ここで、会社はシステムである、ということを思い出してください。システムというのは、

個々の要素が相互に影響しあいながら、全体として機能するまとまりや仕組みのこと。

です。

会社でいえば、営業や開発、集客、リーダーシップなどの個々の要素が相互に影響しあいながら、会社全体が動いています。ここで大事なのが、「個々の要素が相互に影響しあいながら」という点です。

結論からいえば、上記のような結果が出たからと言って、必ずしも、営業スタッフの能力が足らないことや、人数が足らないことが営業力の低下を招いているわけではありません。もしかしたら、評価制度が間違っていて、成果が出ないのかも知れませんし、商品自体が売りにくいのかも知れません。

要するに、経営診断を行って、弱い部分がわかったからと言って、そこを直せばすべて解決するわけではない、ということです。営業力が弱い、というのは表面に出てきている”症状”に過ぎません。症状だけを緩和しても病気は治らないのです。

経営診断の肝は、どこに根本的な”病気の原因”があるのかを見極めることです。それが出来なければ、経営診断をいくらやっても無駄です。もう一つ、経営診断で注意が必要なのは、優先順位です。営業力が弱いからと言って、そこを直すのが会社全体にとっての最優先事項とは限りません。

会社の成長ステージや組織の状態によって、優先事項は異なるのです。だから一般的な経営診断をやっても、大した成果が出ないのです。ちなみにもちろん、「仕組み経営」でも現状認識のための診断があります。85項目の仕組み化診断です。

仕組み経営では、会社はシステムである、という前提に立ち、この診断によって、最初に手を付けるべき、最優先事項を導き出します。

▶仕組み化診断はこちらの基礎講座から

 

時間、仕事、空間

さて、現状認識にはまだ続きがあります。

次は、時間、仕事、空間の現状認識です。

時間

時間については、自分がいまどのように時間を使っているのかを正確に把握します。そして、「はじめの一歩を踏み出そう」に出てくる職人、マネージャー、起業家、という人格のうち、どこに一番時間を使っているのかを把握します。そして、現在の時間の使い方と理想的な時間の使い方のギャップを診断します。

仕事

仕事については、現在行っている仕事を3×3のマトリックスに当てはめて、自分が行うべき重要な仕事と、それ以外の仕事に分けていきます。

空間

空間については、いまの職場や仕事環境が生産性を上げられるものになっているかどうかを診断します。

そのほか、「仕組み経営」の中では、リーダー特性やキャッシュフロー診断などをご用意しています。ともあれ、ここでは自分の会社がどのような状況にあるのかを正しく把握することが大切です。

仕組みづくりでどこを目指すか – ステップ2

現状認識を終えたら、次は目的地を決めます。この目的地、仕組み経営では、戦略的目標と言っています。戦略的目標とは、会社のビジョンに向けた中間的な目標のことを指しています。場合によっては、この段階でより長期的なビジョンを再構築することもありますが、社内が混乱している場合、そこまで意識がいかないので、まずは中間的な目標を立てるのです。

目安としては、1年~3年くらいの時間軸で、自社がどうあるべきかを決めていきます。

人生目標を立てる

この時点で、まずは人生目標を立てることが多いです。仕組み経営では、事業目標の前に、人生目標を立てることを勧めています。その理由や具体的内容はこちらに記載していますのでご参照ください。

https://www.shikumikeiei.com/basic/lifeplan/

 

会社の目標を立てる

会社の目標は、単に売上や利益などの数字だけではなく、会社の未来が具体的にイメージできるように詳細化、可視化していくことが大切です。

なぜ仕組み化に目標が必要か?

人生目標と会社の目標、この2つが相まって、戦略的目標となります。仕組み化するのになぜ目標が大事なの?と思われるかも知れません。

これには大切な理由があります。”仕組み”というのは何かしらの目的をもって作られます。目的なしの仕組み化は、いわゆる「仏作って魂入れず」になります。

目的がなければ、単に作業をマニュアル化しただけ、というレベルの低い仕組み化で終わってしまいます。そして、マニュアルも作ったものの使われず、というパターンで終わります。

仕組み化の本質とは、他との違いを生み出し、ビジネスを指数関数的に拡張させていくことであり、そのためには、仕組みの魂となる目的が必要なのです。そして、その目的をより具体的にかみ砕いたものが、ここでいう戦略的目標となります。

仕組み化を進めていくことを社内同意する – ステップ3

現状認識、目的地の明確化が終わったら、早速そのための仕組み化に取り組みたいところです。しかし、ここで一歩立ち止まってみましょう。

仕組み化をしたいのは、”社長だけ”になってませんか?

目標も、”社長だけの目標”になっていませんか?仕組み化は社長一人で出来るものではありません。社員がいれば、社員と共に一緒に取り組んでいくことが不可欠です。

だから、ここでいったん立ち止まり、仕組み化の作業に入る前に、社内での意識統一をする必要があります。

仕組み化は企業文化を変えていく試み

仕組み化は企業文化を変えていく試みです。より具体的に言えば、いままでは個人個人の個人裁量や職人技が重視されていた企業文化を、”仕組み”依存への企業文化と変革させていくわけです。

企業文化の変革は、大半の場合、社内の反発を食らいます。いままで良しとされていたやり方が、これからは良しとされなくなるわけなので当たり前です。だからここでは、その反発に対してうまく対処する必要が出てきます。これは社員数が多ければ多いほど、大仕事になります。

私たちが、”会社がまだ小さいうちから仕組み化したほうが良い”とお伝えしている理由はここにあります。

基本方針について社内合意する

この段階では、人依存から仕組み依存へ変えていくことについて、社内で基本合意するわけですが、いま述べた通り、会社の規模が大きいほど大仕事になります。

具体的にどうやるのかは、会社の規模や現時点でのメンバーの意識によって大分変ってくるのでここでは詳述しません。

ただいずれにしても重要なのは、

  • 基本合意のための場づくり
  • 各メンバーのニーズ
  • 目標に向けたストーリー作り

です。

このステップは、社長にとってはできれば避けて通りたいステップでしょう。しかし、ここをおろそかにすると、社長の目論見は見事に崩れます。社内の協力なしに仕組み化は絶対に実現できません。

組織戦略を立てる – ステップ4

次のステップは、組織戦略を立てることです。組織とは分業の仕組みです。組織無くしては仕組み化もありません。

大半の中小・成長企業のオーナーは、オーナーでありながら、営業や開発などの現場の仕事、または社員の管理というマネージャーの仕事で毎日の時間を使っています。つまり、スポーツチームで例えれば、「オーナー」兼「監督」兼「選手」 という状態なのです。

もちろん、会社が小さいときには、自分がすべてをやらなくてはいけません。しかし、それ以上に成長していくためには、会社を組織化していく必要があり、「組織戦略」が必要になってきます。

最終的な理想の姿は、以下の図のように、社長業すら人に任せ、ビジネスオーナーとして「組織図から抜ける」ことです。

組織戦略とは?

「組織戦略」とは、あなたのビジョンがいつの日か達成されるために、システムや仕事がどのように設計されるべきかを表した計画です。「組織戦略」は、会社の未来のために、何がなされるべきか、誰がそれに責任を持つのか、全体がどのように動くのかを描いていきます。

「組織戦略」があることで、社員全員がメリットを得られます。

あなたは、責任の所在を明確にコミュニケーションでき、社員やシステムを成長させるためのガイドを手に入れることになります。

社員は、いま現在自分がどこにいて、次にどこに行くのか、自分のキャリア成長の機会を見つけることができるようになります。

小さい会社でも組織図が必要なのか?

大半の中小・成長企業では、組織図や組織戦略の重要性をあまり理解していません。

「組織図を創るなんて、大企業のやること」

と思っているからです。

しかし、先ほど述べたように、ここで言う組織図とは、今現在の組織図ではなく、未来の組織図を指しています。あなたの会社が成長していったときの組織図です。その未来の組織図が出来たら、一歩ずつ現在の組織図を未来の組織図へと近づけていけばよいのです。

組織図には戦略や文化が現れる

従来的な階層構造の組織図を創るのは、パワーポイントに付いてくる機能を創れば簡単にできます。

ただ、どんな部署があるのか?どんな役職があるのか?階層は何段階か?または階層がないのか?などを考えていくと、組織図づくりはそう簡単なものではないことがわかってきます。

実際のところ、組織図づくりは簡単なものではありません。大企業のエグゼクティブなどは、組織図づくりに多くの時間を割いているくらいです。

第一に、組織図にはその会社の戦略が現れます。

業務をどう分業化していくのか、どの業務にどれだけのリソースを割くのか?こういったことはまさに戦略そのものです。

第二に、組織図にはその会社の文化が現れます。

一般的に言って、社内文化がフラットだとフラットな組織図になります。社長のコントロールが強い会社だと、階層が増えます。

この図はIT業界の巨人たちの文化を組織図で例えたものです。(実際に彼らがこのような組織図を取っているわけではありません。外部から見たイメージで組織図を描いているものです)

この比較を見れば、同じIT業界でも戦略や文化によって、組織図が変わってくるということがわかると思います。

組織図は変わり続けるもの

このステップで、色々と考えてはなかなか進まなくなってしまいます。そもそも組織図は1年に一度くらいは書き換えるものです。だからここで足踏みするくらいならば、仮でもいいので、組織図を創って次に進んでいきます。

仕組み化計画を立てる – ステップ5

組織戦略を立てたら、次は仕組み化計画です。

仕組み化計画とは、自社内に必要な仕組みを洗い出し、作っていく計画を立てることです。

仕組みを分解

仕組み化の計画を立てるためには、社内にある仕組みを分解していきます。たとえば、財務部門であれば、経理の仕組み、予算計画の仕組み、キャッシュフロー計画の仕組み等々があります。さらに、経理の仕組みの中には、領収書の処理の仕組みや経理ソフトウェアへのインプットの仕組みなどに分解していくことが出来ます。このようにして、仕組みを分解していきます。

優先順位

ここで重要なのが、優先順位付けです。

”自社内に必要な仕組み”と言っても、数限りなく存在します。

その中から、どの分野を優先させてやっていくのか?

ここで最初のステップの現状認識に立ち戻ります。いま自社にとっての優先事項は何か?そのために必要な仕組みは何か?と考えていきます。

火消しをする

大概の場合、まず社内で火が付いている分野から手を付けます。

どんなに素晴らしいビジョンや展望があっても、まずは目の前の火を消さない限り、先に進むことが出来ません。

だからまず、社内で一番トラブルが起こっているところ、ミスが多発しているところ、生産性が落ちているところ、などを見つけ、そこの仕組みづくりから始めます。

責任者を明確にする

もうひとつ仕組み化計画で大切なのは、責任者を明確にすることです。社員が数人の場合、大半は社長が責任者になりますが、10名を超えてくるとそれぞれの仕組みづくりについて責任者を立てることが必要になります。

マニュアル化で火を消す – ステップ6

仕組み化計画を立て、優先順位を立てたら実際の仕組み化やマニュアル化を進めていきます。

マニュアル化についてはこちらに詳しく解説しましたのでご参照ください。

マニュアル作成完全ガイド

 

理念を明文化する – ステップ7

ある程度、マニュアル化や仕組み化を進めたら、次のステップとして、理念の再構築をします。火消しの段階を終えて、成長のための仕組みづくりに取り組むためです。

ところで、理念(ミッション、ビジョン、バリュー)とは何でしょうか?簡単に言うと以下のとおりとなります。

  • ミッションとは、会社が果たすべき使命や存在意義、存在目的のことを指しています。
  • ビジョンとは、会社の将来的なあるべき姿、ありたい姿のことを指しています。
  • (コア)バリューとは、組織の核となる価値観のことを指しています。

仕組み経営では、この3つを合わせて”理念体系”と呼んでいます。

仕組み化を進めていくためには、この理念体系の整備が不可欠になります。まだこういった理念が文書化されていない場合はもちろん、既に存在する場合も、再構築を伴うことがほとんどです。

仕組み化というのは、会社を属人的な”人依存”から、”仕組み依存”へと変えていくことであり、これまでに述べた通り、大きな文化の変革を伴うことになります。言い換えれば、会社が大きくなり、人依存ではやっていけなくなって、第二創業期を迎えるかのように変化をしていくことになります。それに伴って、自社の将来的な姿や組織運営のやり方を考え直すタイミングでもあります。

以下の記事で詳しくミッション、ビジョン、コアバリューについて解説しています。

▶ミッション・ビジョン・バリュー(理念)を決める

▶ミッションとは?

▶経営ビジョン策定完全ガイド

▶コアバリューとは?

仕組みづくりに終わりはない – ステップ8

さて、これまでのステップでは、現状認識から始まり、理念の再構築までをカバーしてきました。火消しのためのマニュアル作りもやりました。

ここがスタート地点

仕組み化はここでひと段落、と思ったら大間違いです。いままでは本格的な仕組み化のための準備。これからが本番です。もう一度、仕組み化レベルのマップを見てみましょう。

これまでのステップを踏んでいただくと、とりあえず、カオス組織状態は抜け出せると思います。基本的なマニュアルなどが揃い、自社の向かうべき方向性も見つかった状態です。ただ、いままでで出来ている仕組みというのは本当に基礎的なものでしかないはずです。

仕組み化の本質とは、他との違いを生み出し、ビジネスを指数関数的に拡張させていくことです。

いまはとりあえず社内の火消しが終わった状態。ここから理念を実現していくための仕組みづくりに取り組みます。また、既に存在している仕組みやマニュアルも改善を続けていきます。

仕組みづくりには終わりがありません。ワールドクラスと言われる企業であっても、常に仕組みの改善をしています。経営者の仕事=仕組みづくりです。

理念実現のための仕組みづくりとは?

仕組み経営では、社内の仕組みを以下のようなカテゴリーに分けています。

  • リーダーシップ・・・リーダーとしてのスキルを高める、リーダーを育てる、経営をチームで行う仕組みなど。
  • ブランド・・・自社のブランドを表現するため、顧客体験を最高なものにするための仕組みなど。
  • 組織・・・経営にリズムを持たせる、効果的な委任、自社にとって優秀な人材を採用する、人材を育てる仕組みなど。
  • 財務・・・予算計画を立てたり、キャッシュフローを最適化する仕組みなど。
  • 価値提供・・・商品設計、品質管理、顧客サービスのための仕組みなど。
  • セールス&マーケティング・・・新規顧客を継続的に獲得し、成約させるための仕組みなど。

これらの仕組みを理念に沿う形で作り、改善を続けていきます。

仕組み化レベルのマップでは、最上位がワールドクラスカンパニー®という定義づけになっています。このワールドクラスカンパニー®とそれ以下の会社の違いは、社内のどこをとっても、”その会社らしい”仕組みを創り、改善し続けることにコミットしているかどうかだと思います。

スターバックスが他のコーヒーチェーンと違う理由、ザッポスが他の通販会社と違う理由、ディズニーが他のテーマパークと違う理由はそこにあります。ぜひここからがスタートだと思って、仕組みづくりに取り組んでください。

最後に私が好きな言葉を引用させていただきます。

長い修行の末、ついに黒帯を受け取れることになった武道に師範が言った。

「黒帯を受け取る前に、もう一つ、最後の試練がある。大切な質問に答えてもらわなければならん。黒帯の本当の意味は何なのか」

「旅の終わりです。これまでの厳しい修行に対する当然の褒賞です」

師範は押し黙っていた。この答えに満足していない様子だった。しばらくたって、師範は口を開いた。

「まだ黒帯を与えるわけにはいかないようだ。一年後に来なさい」

一年たって、武道は再び師範の前にひざまずいた。

「黒帯の本当の意味は何なのか」

武道で卓越した技を持ち、頂上に達したことを示すものです」

師範は押し黙って、それに続く言葉を待っていた。この答えにも満足していない様子だった。しばらくたって、師範は口を開いた。

「まだ黒帯を与えるわけにもいかないようだ。一年後に来なさい」

一年たって、武道かはまた師範の前にひざまずいた。師範は同じ質問を繰り返した。

「黒帯の本当の意味は何なのか」

「黒帯は出発点です。常に高い目標を目指して、終わることのなく続く修行と稽古の旅の始まりです」

「そうだ。ようやく黒帯に値するようになったようだ。修行はこれから始まるのだ」

 

仕組みづくりなら「仕組み経営」

さて、この記事では仕組みづくりのステップをご紹介してきました。私どもではこれらのステップを確実に自社で実践していくためのご支援をしています。詳しくは以下にリソースを挙げましたので是非ご覧ください。

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▶仕組み経営基礎講座

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