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仕組み化で社長不在で成長する会社を実現

こんにちは、一般財団法人日本アントレプレナー学会の清水です。

このサイト「仕組み経営」の目的は、会社の経営を仕組み化することによって、「人(社長)依存」から「仕組み依存」へと変えていくためのヒントや方法をご紹介していくことです。

会社の経営を仕組み化することで、次のようなメリットがあります。

  • 会社から人を責める文化がなくなり、会社から”人の問題”が大幅に削減されます。
  •  社長が現場の仕事から離れることが出来、”経営の仕事”に集中することが出来ます。
  •  会社が特定個人の職人技に依存しなくなり、属人化のリスクがなくなります。
  •  社員が成長し、自己管理組織、自己成長組織へと変革していけます。
  •  社長が交代しても会社運営が可能になり、事業承継やM&Aに大きなメリットをもたらします。
  •  社長不在で成長する会社、自律型の経営が可能になります。
  •  職人技の伝承が可能になり、会社の永続性が高まります。

会社の経営者であれば、必ずと言っていいほど突き当たるのが、どう仕組み化するか?というテーマです。

私たちは2010年より世界No.1の起業・経営の権威(米INC誌による)、「はじめの一歩を踏み出そう」著者マイケルE.ガーバー氏の日本における独占ライセンシーとしてスタートした団体ですが、これまで非常に多くの企業様をご支援し、いま述べたような仕組み化の結果をご提供してきました。

▶マイケルE.ガーバー氏の紹介はこちらからご覧ください。

 

そこで本記事では仕組み化とは何か?から始まり、実際に仕組み化するにはどうすればよいのか?までを詳細に解説していきます。

※「仕組み経営」は、一般財団法人日本アントレプレナー学会が提唱するコンセプトです。一般財団法人日本アントレプレナー学会は、2010年より世界No.1の起業・経営の権威(米INC誌による)、「はじめの一歩を踏み出そう」著者マイケルE.ガーバー氏の日本における独占ライセンシーとしてスタートしました。現在は、世界各国から世界基準の経営コンテンツを集約し、成長企業、中小企業に関わる人たちの仕事と人生を変革させるためのプログラムをご提供しています。

仕組み化、仕組みづくりとは?

まず、仕組み化とは何でしょうか?

”仕組み化=属人化しないこと”

とだけ解説しているケースも見受けられますが、これだけでは不十分と考えています。仕組み化の定義は以下の通りです。

仕組み化=自社独自の再現性のある仕事のやり方を創っていくこと

仕組みづくりという言葉もこれと同じ意味合いです。

これについてより詳しく解説します。

そもそも仕組みとは

最初に、そもそも仕組みとは何か?という話をしたいと思います。辞書的には、仕組みとは、

  1. 物事の組みたて、構造、機構
  2. 事をうまく運ぶために工夫された計画、企て

とあります。これだとビジネス上ではわかりにくいので、私たちは、「仕組み」という言葉を次のように定義しています。

仕組みとは、「自社独自の再現性のある仕事のやり方」

ここで重要なのは「自社独自」「再現性のある」という言葉です。

まず、「自社独自」ということ。仕組みは自社の独自性があるほど競争優位につながり、会社としての強さにつながります。たとえば、優秀な人を採用する仕組み、成約率が高い営業の仕組み、経営理念を共有する仕組み等です。これらは各社ごとに独自のものであり、会社の業績に直結する大事な仕組みといえます。

次に、「再現性のある」ということ。中小企業・スモールビジネスにおいては経営者の能力が非常に高い、または優秀な社員が入社してきたからという理由で、会社が一気に成長することがあります。しかしそれはたまたま社長の能力が高いから、または、たまたま優秀な社員が入社してきたから成長できたのであって、再現性があるとは言えません。

仕組みは何度も何度も繰り返し同じ結果を出すことのできる仕事のやり方を指しています。優秀な社員が入社して、業績が上がったとしても、その人が辞めてしまったらまた業績が下がってしまいます。それでは再現性のある仕事のやり方とは言えません。

この再現性という言葉をもっと砕けた言葉でいえば、「習慣」と言えるでしょう。これは生活に置き換えるとわかりやすいです。生活の中の習慣には様々なものがあります。たとえば、歯磨きや早起きなどの良い習慣もあれば、夜更かし、深酒などの悪い習慣もあります。

生活の中では良い習慣を続ければ、自然と上手くいくようになります。会社の中もこれと同じで、社内に良い習慣、つまり、良い仕組みがあれば自動的にうまくいくようになるのです。

というわけで、まとめますと、「仕組み」とは、自社独自の再現性のある仕事のやり方、

そして、「仕組み化(仕組みづくり)」とは、自社独自の再現性のある仕事のやり方を創っていくこと、という意味になります。

仕組み化を進めていくことで、多くのメリットをもたらします(後述)。

仕組み化を英語で言うと?

仕組み化を英語で言うとなんていうのか?たまにこの質問をいただきます。仕組みは英語に直訳すると

  • construction
  • mechanism
  • structure

などになります。ただ、日本でいう「仕組み」に近い概念は、海外ではSystem(システム)と言います。なので、仕組み化は、Systemization(システマイゼーション)と言ったほうが良いでしょう。

仕組み化とマニュアル化の関係

仕組み化とセットで語られることが多いのが、マニュアル化です。マニュアル化とは、簡単にいえば仕組みを文書化することです。社内で行っている上手く機能している仕事のやり方を文書化したものがマニュアルです。マニュアルの基本的な作り方は以下の記事にありますので、参考にしてみてください。

▶マニュアル作成完全ガイド

 

仕組み化の歴史

経営の仕組み化は、歴史上、数多くの企業や研究者が取り組んできました。そのため既に多くの成功事例、失敗事例が存在します。以下に詳細記事を載せていますので、合わせてご覧ください。

【歴史に学ぶ仕組み化】フレデリック・テイラー、メイヨーからレイクロックまで

 

類語?システム化と仕組み化の違い

次に仕組み化とシステム化の関係性について見てみましょう。先述した通り、意味合いで言うと、仕組み化は英語でシステム化、ということになりますので、このふたつはイコールとなります。一方で、システム化と言ったときには、ITを使って業務改善をするという意味もあります。日本では”システム化=IT化”という理解のほうが主流でしょう。

過去に何度か、ITを使って業務を改善しようというムーブメントが訪れました。その最たるものが、大企業向けのERP(基幹系情報システム)やSFA(営業支援システム)などです。その後、クラウドが普及し、中小企業でも大企業が導入しているようなシステムが安価で導入できるようになりました。

システム化を進める時の昔からの課題は、システムに社内の仕組みを合わせるか?社内の仕組みに合わせてシステムを導入するか?です。かつては、海外のシステムを導入してそのとおりにやれば経営が成功する、と多くの企業が勘違いをしました。つまり、システムに社内の仕組み化を合わせようとしていたのです。最近では、それよりも、自社の仕組みに合うシステムを選んで導入する、というやり方が主流と言えます。

仕組み化のメリット

次に、仕組み化のメリットについて見ていきましょう。

事業のスケールアップ

経営を仕組み化することで、事業の飛躍的なスケールアップが可能になります。たとえば、店舗ビジネスでいえば、チェーン店化が可能になります。店舗の運営を仕組み化すれば、社長でなくても店舗を運営できるようになります。そうすることで初めて、2店舗目、3店舗目と増やしていけるのです。また、店舗ビジネス以外でも、仕組み化することによって、業務が整理され、経営者は単に毎日忙しく働くだけではなく、本当に重要な仕事に時間を使うことが出来ます。

担当が交代しても困らない

成長企業や中小企業にありがちなのが、業務のブラックボックス化です。すなわち、その業務を担当している人にしか、業務内容がわからない、という状態です。そうなると、その人が休んでしまったり、辞めてしまったりすると業務が止まってしまいます。これは会社にとって大きな損失と言えるでしょう。仕組み化を行うと、業務の再現性が高まり他の人でもその業務を担当出来るようになります。

社長の自由時間増加

大半の中小企業の社長は、自分自身がプレイヤー(職人)として働いており、経営者としての仕事を十分にできていません。その原因は会社が仕組み化されておらず、社長にしかできない仕事がたくさんあるからです。仕組み経営では、経営者の仕事を分解し、仕組み化することで経営者が経営に取り組める時間を増やすことが出来ます。

▶成功事例「年に36時間働くだけで年商5倍に」

休暇を取れるようになる

仕組み化によって、業務のブラックボックス化が無くなります。そのため、その人でなくても回せる業務が増えるため、社長や社員は休暇を取りやすくなります。

業務改善が可能

仕組み化を進めることで、改善が可能になります。社員みんなが属人的な仕事のやり方をしているのでは、改善が出来ているのかどうかも分かりません。”このやり方でやろう”という仕事のやり方が決まれば、生まれる成果も決まってきます。そうなって初めて、もっと成果を上げるためにはどういうやり方にすればいいのか?という議論が出来るのです。

高値での事業売却

高齢や次の人生ために事業売却を望む経営者はどんどん増えています。しかし、実態は事業売却しても二束三文にしかならないケースがほとんどです。それは事業の運営が仕組み化されておらず、経営者に依存してしまっているからです。仕組み経営のノウハウを活用することで事業を仕組み化すれば、何倍もの金額で事業売却が可能になります。

【会社売却事例】自社3件の会社売却に成功した方法 – 2019年2月インタビューレポート 新部勝美様

 

事業承継がスムースに出来る

いま、日本の中小企業の社会問題となっているのが事業承継です。会社を社員や家族に承継する場合においても、経営を仕組み化しておかなければ、後継者は大変な苦労をすることになります。また、経営者自身もいつまでたっても引継ぎが出来ないという状況になります。

会社(ビジネス)はすべて仕組み

結論から言うと、会社はすべて仕組みで成り立っています。”いや、会社は人で成り立っている。企業は人なりだ。”と反論されるかも知れません。しかし、実際には、”人が仕組みを創り、仕組みが会社を動かしている”のです。

ここで会社は生き物であると考えてみましょう。実際、会社というのは正しく創られれば、それ自体が生きている生き物であるかのように機能します。たとえば、私たち人間は生き物であり、”仕組み”で成り立っています。考える仕組みを持った”脳”、消化する仕組みを持った”胃や腸”、歩くための仕組みを持った”足”、というように。これら単体では、何の役にも立ちませんが、複数の仕組みが合わさることによって人間の身体が創られ、私たちが生きていくことが出来ます。

これと同じように、会社も様々な機能を持った仕組みで成り立っています。たとえば、営業、財務、マーケティング、ブランド、などです。これらすべてが効率的に合わさることで、会社の運営が成功します。

人間の身体の仕組みは奇跡的な力によって創られたものですが、会社の仕組みは人によって創られたものです。そして、それらの仕組みが上手く創られたときに会社が成長することが出来ます。

どんな業務でも仕組みになる

では、会社にはどんな仕組みがあるのでしょうか?私たちは会社で行われるべき活動を以下の7つに分類しています。この7つのカテゴリーごとに様々な仕組みが存在します。

リーダーシップの仕組み化

経営者の人生の目的や価値観基づいて組織のビジョンや価値観を創り、共有する仕組み。

ブランドの仕組み化

自社にとっての最高の顧客を定義し、彼らとの感情的なつながりを構築するために、正しく自社の姿を設計し、表現する仕組み。

財務の仕組み化

ビジョン達成のために、いま存在する、または獲得できる資金を効果的に活用する仕組み。

組織の仕組み化

ビジョンを達成するために正しく組織を構築し、人とシステムを通じて物事をやり遂げる力の仕組み。

価値提供の仕組み化

顧客が望む体験を一貫性をもって提供する仕組み。

営業の仕組み化

毎回同じように、見込み顧客を顧客へと転換するために、正しいメッセージを発信し、プロセスを構築する仕組み。

集客の仕組み化

自社にとっての最高の顧客を創出し続けるために、正しくチャネルを選択し、自社を表現する仕組み。

すべての仕組みは影響しあっている

これらの仕組みは互いに影響を及ぼしあっています。先ほど、私たちの身体も仕組みで成り立っていると言いました。心臓が問題なくても肝臓の調子が悪ければ、健康とは言えません。ひとつの仕組みの調子が悪ければ、致命的です。

会社も同じであり、どこかひとつだけが強くても、全体を見たときには不十分であり、どこかひとつの弱みが全体にも影響を及ぼします。社内のあらゆる仕組みは影響しあっている、と理解することが経営者に必要な考え方です。

 

良い仕組みづくりとは?

これまで、仕組みについて解説してきましたが、では良い仕組みと悪い仕組み、というのはあるのでしょうか?

結論から言うとあります。実は世の中のすべての会社には既に仕組みが存在します。たとえば、うちはこういう営業のやり方をやっている、会議はこういうやり方でやっている、というように、意図的にしろ、偶発的にしろ、既に出来上がった仕組みがあるものです。

すべての会社にはすでに仕組みがある

問題は、それが望む成果を出しているかどうか?です。その仕組みが良い仕組みかどうかの唯一の判断基準は、その仕組みが会社の理念(ミッション、ビジョン、バリュー)に沿っているものかどうか?ということです。

あらゆる仕組みというのは、何かしらの目的があって作られます。たとえば、人事の仕組みの目的は、良い人を採用したり、活躍できる環境を作ったりすることです。では、さらに考えて、良い人を採用したり、活躍できる環境を作ったりすることの目的は何かというと、会社の長期的な目標を実現することです。では会社の長期的な目標を実現することの目的は何かというと、会社のミッションやビジョンを実現することになります。

こんな感じで、会社のすべての仕組みは自社の理念につながっている必要があるわけです。

仕組み化してくれるコンサルタントが少ない理由

以上、見てきたように、会社の経営を仕組み化することには大きなメリットがあります。一方、仕組み化を支援してくれる中小企業向けのコンサルタントは非常に少ないのが実態です。

これには理由があります。コンサルティングというのは非常に属人的な仕事であり、コンサルタント自身が自分のビジネスの経営を仕組み化できていないからです。自分で出来ていないことを教えることが出来ないので、仕組み化を支援できるコンサルタントがほとんどいないのです。

では仕組み化するにはどうすればいいのか?ということになると思いますが、まずは以下にご紹介する本を手にしてみてください。

仕組み化に役立つ本

「はじめの一歩を踏み出そう」要約と書評

ここでは仕組みを作るのに役立つ本をご紹介します。世の中には「●●の仕組み」というようなタイトルやキャッチコピーを付けた本がたくさんあります。しかし、会社を仕組み化していくためのバイブルと言える本は、「はじめの一歩を踏み出そう」です。本書はこのサイト「仕組み経営」が教科書として推奨している本でもあります。タイトルからするとこれから起業する人向けに思えますが、実際には業歴5~10年くらいの経営者に読んでいただくと非常に参考になる内容になっています。

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▶「はじめの一歩を踏み出そう」の書評と解説はこちら

「はじめの一歩を踏み出そう」とは?

「はじめの一歩を踏み出そう(原題:E-Myth Revisited)」は、世界No.1の中小企業アドバイザー(米INC誌による)と言われるマイケルE.ガーバー氏が書いた本です。もともとは、1985年に出版されたE-Mythという本が原点であり、その後、改訂版の「はじめの一歩を踏み出そう(原題:E-Myth Revisited)」が1995年に出版されました。その後、本書はInc 500社(急成長企業500社を選出したランキング)のCEOが推薦する書籍として、「7つの習慣」や「ビジョナリーカンパニー」などの名著を抑え、ナンバーワンを獲得しています。

マイケルE.ガーバー氏とは?

1977年、マイケルE.ガーバー氏は、経営者が直面する問題は、実はその多くが「人依存」であることが原因となっていることを発見しました。中小企業が直面しているその課題を解決するため、世界初とされるビジネスコーチング会社、マイケル・トーマス・コーポレーション(のちにE-Mythへと改名)を設立しました。マイケルE.ガーバー氏はクライアントに教えている事業の仕組み化を自ら実践し、創業後、わずか2年でコーチングの現場から離れ、コーチの育成、世界展開の活動へと軸足を移しました。

つまり、先ほど仕組み化を支援できるコンサルタントはほとんどいない、と書きましたが、マイケルE.ガーバー氏は、仕組み化支援のやり方を仕組み化し、彼でなくても仕組み化を支援できるようにしたのです。そして、創業から約40年間にわたって、7万社に対するコーチングを行い、後に「E-Myth革命」とも言われるほど、世界中のビジネスに変革をもたらしてきました。それが彼が世界No.1の中小企業アドバイザーと言われるようになった大きな理由です。

ちなみにもちろん、現在私たちが提供している仕組み化支援のサービスも元々は、私がマイケルE.ガーバー氏から学んだことがベースになっています。

▶参考:マイケルE.ガーバーから学んだこと

仕組みづくりの計画

では実際に仕組み化、仕組みづくりをしていくにはどうすればよいでしょうか?以下に仕組みづくりのステップをご紹介します。詳細は別記事になっていますので、合わせてそちらもご覧ください。

  1. 必要性の認識
  2. 経営診断で現状認識
  3. 目的地(戦略的目標)を決める
  4. 基本方針について社内合意する
  5. 組織戦略を立てる
  6. 仕組み化戦略を立てる
  7. マニュアル化で火を消す
  8. 理念を決める
  9. 理念実現のための仕組み化に取り組み始める

▶仕組みづくりのステップ詳細はこちらから

会社を仕組み化するなら「仕組み経営」

ここまで経営の仕組み化とは何か?をご紹介してきました。最後に仕組み経営のご案内をさせていただきます。簡単に言うと、経営を仕組み化する方法を体系化したものが仕組み経営です。この体系化されたやり方に沿って行けば、業種や業態、規模を問わず、仕組み化が可能になります。仕組み経営の詳細は以下にリソースをご紹介しますのでぜひご活用ください。

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