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経営の仕組み化とは?

ここでは経営を仕組み化する方法 、つまり仕組み経営の基礎について解説していきます。

 

仕組みとは?

最初に、そもそも仕組みとは何か?という話をしたいと思います。辞書的には、仕組みとは、

  1. 物事の組みたて、構造、機構
  2. 事をうまく運ぶために工夫された計画、企て

とあります。

これだとビジネス上ではわかりににくいので、仕組み経営では、「仕組み」という言葉を次のように定義しています。

自社独自の再現性のある仕事のやり方

ここで重要なのは「自社独自」と「再現性のある」という言葉です。

まず、「自社独自」ということ。仕組みは自社の独自性があるほど競争優位につながり、会社としての強さにつながります。たとえば、優秀な人を採用する仕組み、成約率が高い営業の仕組み、経営理念を共有する仕組み等です。これらは各社ごとに独自のものであり、会社の業績に直結する大事な仕組みといえます。

次に、「再現性のある」ということ。中小企業・スモールビジネスにおいては経営者の能力が非常に高い、または優秀な社員が入社してきたからという理由で、会社が一気に成長することがあります。しかしそれはたまたま社長の能力が高いから、または、たまたま優秀な社員が入社してきたから成長できたのであって、再現性があるとは言えません。

仕組みは何度も何度も繰り返し同じ結果を出すことのできる仕事のやり方を指しています。優秀な社員が入社して、業績が上がったとしても、その人が辞めてしまったらまた業績が下がってしまいます。それでは再現性のある仕事のやり方とは言えません。

この再現性という言葉をもっと砕けた言葉でいえば、「習慣」と言えるでしょう。これは生活に置き換えるとわかりやすいです。生活の中の習慣には様々なものがあります。たとえば、歯磨きや早起きなどの良い習慣もあれば、夜更かし、深酒などの悪い習慣もあります。

生活の中では良い習慣を続ければ、自然と上手くいくようになります。会社の中もこれと同じで、社内に良い習慣、つまり、良い仕組みがあれば自動的にうまくいくようになるのです。

仕組み化とは?

では”仕組み化”とはどういう意味でしょうか?いま言った通り、仕組みとは、自社独自の再現性のある仕事のやり方ということになります。

ですので、”仕組み化”とは、”自社独自の再現性のある仕事のやり方”を意図的に創り上げていく、ということになります。

仕組み化を進めていくことで、「会社経営の非属人化」が進み、多くのメリットをもたらします(後述)。

仕組みを英語で言うと?

仕組みは英語に直訳すると、

  • construction
  • mechanism
  • structure

などになります。ただ、日本でいう「仕組み化」に近い概念は、海外ではSystemization(システマイゼーション)と言います。ですので、仕組みの英語はSystem(システム)と言ったほうが良いでしょう。

 

仕組み化のメリット

次に、仕組み化のメリットについて見ていきましょう。

事業のスケールアップ

経営を仕組み化することで、事業の飛躍的なスケールアップが可能になります。たとえば、店舗ビジネスでいえば、チェーン店化が可能になります。店舗の運営を仕組み化すれば、社長でなくても店舗を運営できるようになります。そうすることで初めて、2店舗目、3店舗目と増やしていけるのです。

また、店舗ビジネス以外でも、仕組み化することによって、業務が整理され、経営者は単に毎日忙しく働くだけではなく、本当に重要な仕事に時間を使うことが出来ます。

担当が交代しても困らない

成長企業や中小企業にありがちなのが、業務のブラックボックス化です。すなわち、その業務を担当している人にしか、業務内容がわからない、という状態です。そうなると、その人が休んでしまったり、辞めてしまったりすると業務が止まってしまいます。これは会社にとって大きな損失と言えるでしょう。仕組み化を行うと、業務の再現性が高まり他の人でもその業務を担当出来るようになります。

社長の自由時間増加

大半の中小企業の社長は、自分自身がプレイヤー(職人)として働いており、経営者としての仕事を十分にできていません。その原因は会社が仕組み化されておらず、社長にしかできない仕事がたくさんあるからです。仕組み経営では、経営者の仕事を分解し、仕組み化することで経営者が経営に取り組める時間を増やすことが出来ます。

休暇を取れるようになる

仕組み化によって、業務のブラックボックス化が無くなります。そのため、その人でなくても回せる業務が増えるため、社長や社員は休暇を取りやすくなります。

業務改善が可能

仕組み化を進めることで、改善が可能になります。社員みんなが属人的な仕事のやり方をしているのでは、改善が出来ているのかどうかも分かりません。”このやり方でやろう”という仕事のやり方が決まれば、生まれる成果も決まってきます。そうなって初めて、もっと成果を上げるためにはどういうやり方にすればいいのか?という議論が出来るのです。

高値での事業売却

高齢や次の人生ために事業売却を望む経営者はどんどん増えています。しかし、実態は事業売却しても二束三文にしかならないケースがほとんどです。それは事業の運営が仕組み化されておらず、経営者に依存してしまっているからです。仕組み経営のノウハウを活用することで事業を仕組み化すれば、何倍もの金額で事業売却が可能になります。

事業承継がスムースに出来る

いま、日本の中小企業の社会問題となっているのが事業承継です。会社を社員や家族に承継する場合においても、経営を仕組み化しておかなければ、後継者は大変な苦労をすることになります。また、経営者自身もいつまでたっても引継ぎが出来ないという状況になります。

会社はすべて仕組み

結論から言うと、会社はすべて仕組みで成り立っています。

”いや、会社は人で成り立っている。企業は人なりだ。”

と反論されるかも知れません。

しかし、実際には、

”人が仕組みを創り、仕組みが会社を動かしている。”

のです。

ここで会社を生き物であると考えてみましょう。実際、会社というのは正しく創られれば、それ自体が生きている生き物であるかのように機能します。

たとえば、私たち人間は生き物であり、”仕組み”で成り立っています。考える仕組みを持った”脳”、消化する仕組みを持った”胃や腸”、歩くための仕組みを持った”足”、というように。これら単体では、何の役にも立ちませんが、複数の仕組みが合わさることによって人間の身体が創られ、私たちが生きていくことが出来ます。

これと同じように、会社も様々な機能を持った仕組みで成り立っています。たとえば、営業、財務、マーケティング、ブランド、などです。これらすべてが効率的に合わさることで、会社の運営が成功します。

人間の身体の仕組みは奇跡的な力によって創られたものですが、会社の仕組みは人によって創られたものです。そして、それらの仕組みが上手く創られたときに会社が成長することが出来ます。

経営の仕組み – 会社にはどんな仕組みがあるのか?

では、会社にはどんな仕組みがあるのでしょうか?私たちは会社で行われるべき活動を以下の7つに分類しています。この7つのカテゴリーごとに様々な仕組みが存在します。

リーダーシップ 経営者の人生の目的や価値観基づいて組織のビジョンや価値観を創り、共有する仕組み。
ブランド 自社にとっての最高の顧客を定義し、彼らとの感情的なつながりを構築するために、正しく自社の姿を設計し、表現する仕組み。
財務 ビジョン達成のために、いま存在する、または獲得できる資金を効果的に活用する仕組み。
組織 ビジョンを達成するために正しく組織を構築し、人とシステムを通じて物事をやり遂げる力の仕組み。
価値提供 顧客が望む体験を一貫性をもって提供する仕組み。
セールス 毎回同じように、見込み顧客を顧客へと転換するために、正しいメッセージを発信し、プロセスを構築する仕組み。
マーケティング 自社にとっての最高の顧客を創出し続けるために、正しくチャネルを選択し、自社を表現する仕組み。

 

これらの仕組みは互いに影響を及ぼしあっています。先ほど、私たちの身体も仕組みで成り立っていると言いました。心臓が問題なくて肝臓の調子が悪ければ、健康とは言えません。ひとつの仕組みの調子が悪ければ、致命的です。

会社も同じであり、どこかひとつだけが強くても、全体を見たときには不十分であり、どこかひとつの弱みが全体にも影響を及ぼします。社内のあらゆる仕組みは影響しあっている、と理解することが、起業家に必須のシステム思考です。

 

マニュアル化とは?

仕組み化とセットで語られることが多いのが、マニュアル化です。マニュアル化とは、簡単にいえば仕組みを文書化することです。社内で行っている上手く機能している仕事のやり方を文書化したものがマニュアルです。

マニュアルの基本的な作り方は以下の記事にありますので、参考にしてみてください。

会社の競争力を高めるマニュアルの作り方5ステップ

また、マニュアルを自社内で作るためのワークショップも提供してますので、ぜひご活用ください。

業務マニュアル作成ワークショップ(テンプレート付)

仕組み化とシステム化

次に仕組み化とシステム化の関係性について見てみましょう。先述した通り、意味合いで言うと、仕組み化は英語でシステム化、ということになりますので、このふたつはイコールとないrます。一方で、システム化と言ったときには、ITを使って業務改善をするという意味もあります。日本では”システム化=IT化”という理解のほうが主流でしょう。

過去に何度か、ITを使って業務を改善しようというムーブメントが訪れました。その最たるものが、大企業向けのERP(基幹系情報システム)やSFA(営業支援システム)などです。その後、クラウドが普及し、中小企業でも大企業が導入しているようなシステムが安価で導入できるようになりました。

システム化を進める時の昔からの課題は、システムに社内の仕組みを合わせるか?社内の仕組みに合わせてシステムを導入するか?です。かつては、海外のシステムを導入してそのとおりにやれば経営が成功する、と多くの企業が勘違いをしました。つまり、システムに社内の仕組み化を合わせようとしていたのです。最近では、それよりも、自社の仕組みに合うシステムを選んで導入する、というやり方が主流と言えます。

良い仕組みと悪い仕組み

これまで、仕組みについて解説してきましたが、では良い仕組みと悪い仕組み、というのはあるのでしょうか?

結論から言うとあります。実は世の中のすべての会社には既に仕組みが存在します。たとえば、うちはこういう営業のやり方をやっている、会議はこういうやり方でやっている、というように、意図的にしろ、偶発的にしろ、既に出来上がった仕組みがあるものです。

問題は、それが望む成果を出しているかどうか?です。その仕組みが良い仕組みかどうかの唯一の判断基準は、その仕組みが会社の理念(ミッション、ビジョン、バリュー)に沿っているものかどうか?ということです。

 

仕組み経営とは?

ここまで経営の仕組み化とは何か?をご紹介してきました。では、”仕組み経営”とは何でしょうか?

簡単に言うと、経営を仕組み化する方法を体系化したものが仕組み経営です。この体系化されたやり方に沿って行けば、業種や業態、規模を問わず、仕組み化が可能になります。

仕組み経営が生まれたきっかけや具体的なステップについては以下に記載していますのでご参考にされてください。

仕組み経営が生まれたきっかけ

 

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仕組み経営について知る

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