「生成AIで、劇的に業務が効率化するらしい」
経営者の方であれば、一度はこんな言葉に期待を寄せたことがあるのではないでしょうか。しかし同時に「具体的に、どこから手をつければいいのだろう」と感じている方も少なくないと思います。
この記事では、そんな皆様のために、私自身が日々実践している、生成AIを使った具体的な業務効率化の事例を多数ご紹介します。
この記事を読み終える頃には、AIの見え方が変わっているはずです。「よくわからない魔法」ではなく、会社の「やらされ仕事」を減らし、社員がもっと輝くための「頼れるパートナー」として感じていただけると思います。
なお、AIを活用すると、こちらの記事で解説している仕組み化で成長する会社を創ることがより容易になります。
生成AIのビジネス活用とは？中小企業は何から始めるか
生成AIのビジネス活用とは、文章・画像・要約といった「作る仕事」の下ごしらえをAIに任せ、人は判断と仕上げに集中する形に業務を組み替えることです。AIに仕事を丸ごと渡すことではありません。
大企業の事例では「全社に導入」「専任チームを設置」といった話が並びますが、中小企業でそれをやると、たいてい導入自体が目的になって止まります。中小企業が最初にやるべきことは一つで、いま自分がいちばん時間を取られている仕事を1つ選び、その下ごしらえだけをAIに渡してみることです。
判断の一問はこうです。
「その仕事のうち、あなたにしかできない部分はどこまでですか」
メルマガなら、テーマを決めることと、最後に自分の言葉を入れること。ここは人の仕事です。骨子を組み立てる部分は渡せます。この線引きができると、AIに何を頼めばいいかが決まります。できないのは、線引きをしないまま「いい感じにやっておいて」と頼むからです。
本記事では、私自身が実際にやっている6つの活用事例を、かかっていた時間の変化つきでご紹介します。すべて社員数十名規模の会社で実際に回しているものです。
ステップ1：業務分類をしてみる – 「人がすべきこと」「ルール作業」「AIの得意なこと」
具体的な事例の前に、最も大切な準備があります。AIに「何とかしてほしい」と丸投げしないことです。まず、私たちの仕事内容を丁寧に見つめ直してみてください。あなたの会社のすべての仕事は、きっと、以下の3種類に分けられるはずです。なお、この整理は業務プロセスを書き出す作業とほぼ同じです。すでにマニュアルがある業務なら、そこから拾えます。
分類①：人がすべきこと – 私たちが大切にしたい領域
これは、AIやプログラムには決してできない、あるいは、すべきではない、とても大切な領域です。
- 最後の決断：経営理念やご自身の価値観に根ざした、大切な経営判断。
- 心と心のつながり：お客様との信頼関係や、社員同士の共感を育むあたたかいコミュニケーション。
- 未来を描く問い：自社の存在意義や「こうありたい」というビジョンを考え、進むべき道を示すこと。
- ゼロからの創造：全く新しいアイデアや、人の心をふっと軽くするようなアートを生み出すこと。
この領域こそが、私たちがAIによって時間という贈りものを受け取り、最も大切にしたい仕事です。
分類②：ルール作業- 決まった手順の仕事
これは、完全にルールが決まっている、ある意味では「考えなくてもできる」作業です。
- 請求書データから金額と日付を抜き出して、表に転記する。
- 特定のキーワードを含むメールに、自動でしるしを付ける。
これらのタスクは、生成AIを使うまでもありません。プログラミングや「RPA」（作業自動化ツール）といった、従来型の自動化ツールが得意なことです。業務標準化が済んでいる作業ほど、ここに当てはまります。
分類③：生成AIの得意なこと – 柔軟な判断が求められる仕事
ここが、生成AIの能力が発揮される新しい領域です。はっきりとしたルールはないけれど、ある程度のパターンや文脈に沿った柔軟な判断が求められる仕事。これがあたります。
- お客様からのお問い合わせメールを読み、その内容がクレームなのか、感謝の言葉なのかを汲み取る。
- 過去のうまくいった事例を参考に、新しいお客様向けの提案メールの文案を3パターンほど考えてもらう。
- 会議の議事録を要約して、決まったことや、次にやるべきことをリストアップしてもらう。
これらのタスクは、プロンプトで、様々な形のアウトプットを生み出してくれるものです。
まずは、あなたと社員の皆さんの仕事を、この3つに色分けするように、整理してみてください。 きっと、想像以上に多くの「ルール作業」や「AIの得意なこと」が見つかるはずです。それが、会社をより良くしていくための第一歩になります。
ステップ2：生成AIによる業務効率化・実践事例集
それでは、私たちが実際にAIをどのように活用しているか、具体的な業務領域ごとにご紹介します。
事例1：コンテンツ制作・情報発信の高速化
会社の想いを伝え、顧客とつながるためのコンテンツ制作。非常に重要ですが、多くの時間がかかります。AIは、この領域を劇的に効率化してくれます。
メルマガの執筆
かつて3〜4時間かかっていたメルマガ執筆が、今では約30分で完了します。AIにテーマと要点を伝え、まず骨子を作ってもらい、そこに人間が魂を込めていくスタイルです。私の場合、少なくとも週に2本のメルマガを書いていましたので、これまではそれだけで丸1日、もしくはそれ以上かかっていました。 1本書くのに3、4時間かかるといっても、その時間を集中してできるわけではありません。他の作業をしながらとか、少し休憩しながらということになるので、実質には1日以上かかるわけです。 それをAIのサポートを得ることによって圧倒的に短縮することができます。つまり、これだけでも1週間に1日の時間が自由になるわけです。
ブログ記事の執筆
またこのようなブログ記事も通常は外注すれば1本3万か5万かかります。その上、チェックの作業も発生します。ライターさんが書いてきた文章が、自分たちの主張やブランドに合うかどうかを見る作業です。
一方でそのライティングの業務をAIに任せるとどうなるでしょうか?AIにあらかじめ私たちのブランドイメージ、理念、文章のクセなどをインプットしておけば、かなりの精度高い下書きを書いてくれます。それを人間がチェックしてリライトし、公開する。この形にすると、かなりの部分が効率化されます。コストも月3,000円ほどで済みます。実際にこの記事自体もそのようにして書いています。
コンテンツのリパーパス（再利用）
コンテンツのリパーパスとは、一つのコンテンツを複数のプラットフォームに配信することです。例えばブログ記事を動画にする、ブログから「note」というプラットフォームに載せる、といった具合です。これによって情報発信が効果的になります。 これまでは、人間が一つずつプラットフォーム用に書き換えたり原稿を練ったりする必要がありました。ところが、生成AIに「そのプラットフォームで有効とされる書き方に直して」と頼めば、自動的に作ってくれます。
事例2：情報収集・学習の効率化
時間は有限です。特に経営者は、常に新しい情報を学び続ける必要があります。AIは、最高の学習パートナーになります。
音声や動画コンテンツの要約
私が最もAIの恩恵を受けたのが、音声や動画のコンテンツの要約です。私の仕事の多くは、様々な情報のリサーチと、それをコンテンツとしてまとめ上げることです。 つまり、これまではリサーチの部分に相当な時間がかかっていたわけです。特に私の頭の中にずっと残っていたものがあります。それは私が10年来学んできたマイケル・ガーバーさんの残した音声ファイルでした。これがだいたい200時間ぐらいあって、いつかそれを自分で聞いてまとめ、世の中に発信しなければ。そんな義務感みたいなものがあったんです。
ただ、どうしても200時間の英語を聞く時間が取れないというか、やる気にならなくてほったらかしになっていたんです。頭の中でずっとそれをやらないといけないという思いがあった。そこで、生成AIが登場して、これだと思った私は、「NotebookLM」にその音声データを入力して200時間の音声をまとめることができました。これで私が何年もずっと頭の片隅にあった、「やらないといけない」と思っていたことが解消されたわけです。これはとても精神的に 楽になりました。 AIによって200時間が効率化 削減できたということになります。
事例3：問い合わせ対応を効率化
よくAIが代替しやすい業務として、コールセンター業務が挙げられます。ただ、中小企業はコールセンターをあまり持っていません。加えて、対応が全部AI化・機械化されることにストレスを感じるユーザーもいます。 ですから、顧客対応や問い合わせ対応にAIを導入するのは、ある程度慎重さが求められると思います。
仕組み経営AGIを創り、回答を生成
現在のところ、私が直接お客様対応するということはあまりないのですが、仕組み経営のコーチから、お客様からこういう質問があったんだけどどう答えればいいか？というような問い合わせがあったりします。 その対応を考えるのに結構時間がかかったりするわけですね。そこで、私の場合には、Geminiの中に仕組み経営AGIという「GEM」を作ることにしました。
GEMというのは、あらかじめカスタマイズされたプロンプトを入れることができるもので、私の場合には仕組み経営に関するメソッド、ノウハウ、考え方をすべてそのGEMの中に入れています。 言い換えるならば、私が仕組み経営について持っている知識、ノウハウ、考え方を全てその中に入れてあるということです。 したがって、コーチから問い合わせがあった場合には、まずそのGEMに質問を投げるようにしています。
するとかなりの精度で返ってきます。正しい回答はもちろん、私が思い浮かばなかった回答や忘れていたことまで網羅的に出てきます。その中から本当に必要なものをピックアップしてコーチに返す。これは一見すると些細な効率化です。ただ、週に10件ほど問い合わせがある方なら、それだけでも何時間もの削減になります。
なのでこのように自分の持っている知識、ノウハウをAI に入れておくというのは非常に大切かなと思います。
事例4：顧客との関係構築の深化
私たちのビジネスモデルは、まずメールマガジンに登録してもらい、 その後メールマガジンによって信頼関係を構築して、最終的に購買まで繋げてもらうという、そういう流れになっています。 この際問題になるのは、人がメールマガジンを書かない限り関係構築ができないことです。そこで、人が動いていないときにもお客様との信頼関係が構築できるよう、ステップメールの仕組みを作っています。
260日以上にわたるステップメールをAIに手伝ってもらいながら作成
ステップメール自体は、AIが登場する遥か昔からあるもので、私自身も15年ぐらいずっと使っています。ただ、これもステップメールを書くということ自体が結構大変です。 そこでAIを使うことによってステップメールの原形を書いてもらって、それを配信するという流れにしています。今ではメルマガ登録から260日間は自動的にステップメールでフォローがされるようになっています。
事例5：LP（ランディングページ）生成
私たちのような商売、つまりインターネットを中心に集客をしている場合。ランディングページがとても大事になります。 ランディングページとは、メルマガの登録や商品の購入など一つの目的に特化したページのことです。
これまでは、このランディングページ作るには、かなりの労力とコストがかかっていました。
- セールスレターを書く：メールマガの登録や商品の販売にしても、まずページに載せる文章、つまりセールスレターを書かないといけません。
- ランディングページの構成を考える：そのセールレターに基づいて、ランディングページの全体の構成を考えます。
- デザインやコーディングをする：構成に沿ってページのデザインや構成を作ります。通常はこの作業はデザイナーさんや外部のウェブサイト制作会社にお願いすることになります。 物にもよりますが、通常はここだけで数十万円かかるのが一般的です。
これらの3つのステップをこれまで通りやると、1つのランディングページを作るのに下手すると1ヶ月くらいかかります。私たちのような業態では、ランディングページを複数作るのが一般的です。商品ごと、キャンペーンごとに作ります。ですから、1つのランディングページに1ヶ月もかかっていると、その時間がボトルネックとなり、ビジネスの成長が遅くなります。
この流れも生成AIが登場したことによって 完全に変えることができました。まずセールスレター。これは大部分の下書きをAIに作ってもらっています。単純に「セールスレターを書いて」と言えば、ある程度のものは出てきます。ただ、そこまでクオリティは高くありません。そこで私の場合には私が昔自分で作ったセールスレターを書くための教材というのがあって、 それを AIに読み込ませています。そして商品ごと、キャンペーンごとに、その教材の内容に沿ってセールスレターを書いてもらいます。 これによって、単純に頼んだものよりも、はるかにクオリティの高いものが出てきています。
次のステップ2とステップ3は、基本的に全部AIでやっています。私の場合には、作ったセールスレターをベースに、Geminiへ、ページのデザインやコーディングをお願いしています。 そこで出来てきたものが、以下のページです。
本格的なページを作るなら、もちろん今でも外部のデザイナーさんやウェブサイト作成業者にお願いする必要があります。ただ、これくらいのページなら、コストをかけずに作れるようになりました。 しかも、時間が全くかからないのです。 このページを作るのにも1時間もかからずにできています。
ステップ1からステップ3の作業がこれまで1ヶ月くらいかかっていたことが、場合によっては1日2日でできてしまいます。
事例6：広告文面or画像
広告のクリエイティブもこれまでは人間の独壇場でした。特に中小企業では、広告のクリエイティブを考えられる人材が社内にいません。ですから、どうしても外部に任せざるを得ない状況でした。 しかし、これも生成AIの登場で、かなりの時間とコストを削減できるようになりました。
上記の画像は、私たちが実際にFacebookで出している広告の画像や文章です。 広告には宿命があります。常に新しいクリエイティブを出していかないと、飽きられて反応が落ちるのです。ですからマーケターは常に新しい文章、新しい画像を作らないといけません。ここが生成AIで大きく削減できます。 文章はChatGPTやGeminiで書けます。画像生成についても様々なツールがあるので、イメージに近いものを作れます。これまで外部に依存せざるを得なかった広告の出稿・運用。ここが社内でもできるようになってきました。これは中小企業にとって大きな変化になると思います。
生成AIをビジネスで使うときの注意点
ここまで6つの事例をご紹介しましたが、そのまま真似してうまくいくとは限りません。実際にやってみて分かった注意点を4つ挙げておきます。
1. 会社の情報をそのまま入力しない
顧客名、取引金額、個人情報。これらを一般向けのサービスにそのまま入力すると、学習データとして使われる可能性があります。入力してよい情報の範囲を、最初に一行決めてください。「顧客名と金額は伏せる」だけでもかなり違います。設定で学習をオフにできるサービスもありますが、設定に頼るより、入れないものを決めておくほうが確実です。
2. 出てきたものを検証せずに出さない
生成AIは、事実でないことをもっともらしく書きます。数字、社名、年号、法律の条文。この4つが出てきたら必ず自分で確認してください。私たちがブログ記事で使う場合も、出典が確認できない記述は落としています。
3. 何を大事にしている会社かを先に入れておく
事例でご紹介したとおり、私はGEMに自社のメソッドと考え方をすべて入れています。ここを飛ばすと、どこの会社が書いても同じ文章しか出てきません。これは独自性を自ら手放すのと同じことです。逆に言えば、自社の判断のよりどころが言葉になっている会社ほど、AIから返ってくるものの質が上がります。
4. 効率化の前に、その仕事が必要かを見る
いちばん見落とされる点です。やめてよい仕事を効率化しても、無駄が速く回るようになるだけです。誰も読んでいない報告書をAIで速く作れるようになっても、会社は何も良くなりません。ブルシットジョブという言葉で語られてきた問題は、AIでは解決しません。まず「この仕事をやめたら何が困りますか」と聞いてください。答えられないなら、効率化ではなく廃止が正解です。
ステップ3：生まれた時間で「人の心」に触れる – 効率化の先にあるもの
さて、ここからが、この話の一番大切なところです。
AIと共に「ムダ・ムラ・ムリ」を手放していく。しかし、話はここで終わりません。最も重要なのは、その先です。
AIがプレゼントしてくれた、たくさんの時間と心の余裕で、私たちは一体、何をしましょうか？
その答えは、ステップ1で大切にしたいと願った「人がすべきこと」の領域、すなわち「事業の未来を創る」ことに、その時間を使うことです。
これからAIによって、世の中はますますロジックで動く場面が増えていくでしょう。効率化と最適化が進む世界で、最終的に人の心を掴み、選ばれる理由は何か。論理だけでは説明できない「人間らしさ」、すなわち「感情」に触れることだと私は信じています。だからこそ、AIで創出した時間は人の感情に寄り添う活動に使う。それがこれからの事業発展の優しい核になります。
これは、それぞれの会社によって全く違う答えになるはずです。答えを決める材料になるのは、自社の経営理念です。私たちの事例を少しだけお話しすると、AIに助けてもらいながら、今、こんな活動に時間を使っています。
- 私たちのサービスの本質を、理屈だけでなく、一つの物語として感じていただくための「小説」を書いてみる。
- 私たちの理念や想いをメロディに乗せた、会社の「テーマ曲」を創ってみる。
- これまで声が届かなかった方々にも想いを届けるため、「新しいメディア」での発信を始めてみる。
- そして何より、自分たちが得たAIとの付き合い方の知見を、「サービスそのものに組み込んで」、お客様に新しい価値としてお届けする。これは「仕組み経営 GPT」という形で現在開発中です。
「効率化」の先にあるもの。それこそが会社の未来を創っていく、人間にしかできない創造的な仕事です。
結論：AIは仕事を奪うのではなく、「人間らしさ」を取り戻すためのパートナー
生成AIは、私たちの仕事を奪う存在ではありません。私たちを「やらされ感のある仕事」から解放してくれる存在です。感情、直感、創造性、共感。人間にしか持ち得ないこれらの能力を、もう一度存分に発揮させてくれる。「人間らしさ」を取り戻すための最高のパートナーです。
これからの時代、「人間らしさが回復された会社にこそ、人は集まり、その人らしく輝き続ける」と私は信じています。
この記事でご紹介した3つのステップに沿って、まずはあなたの会社の仕事を、楽しみながら見つめ直してみてください。ご紹介した事例が、何か一つでもヒントになれば幸いです。
そして、そこから生まれた時間で、あなたの会社ならではの、素敵な問いと向き合っていただけたら、とても嬉しく思います。
生成AIのビジネス活用に関するよくある質問
中小企業が最初に手をつけるべき業務はどれですか？
社長自身がいちばん時間を取られている「作る仕事」から始めてください。文章を書く、資料をまとめる、動画や音声を要約する。この3つのどれかであることがほとんどです。効果がすぐ分かるので、社内に広げるときの説明もしやすくなります。
費用はどれくらいかかりますか？
本記事でご紹介した活用のほとんどは、月額数千円のサービスで実現できています。ブログ記事の外注が1本3〜5万円だったことを考えると、費用の話が導入の障壁になることはまずありません。障壁になるのは、使う場面が決まっていないことのほうです。
社員が使ってくれません。どうすればいいですか？
「使ってみて」と言うだけでは動きません。誰の、どの業務で、いつ使うのかを決めてください。仕組み化と同じで、道具を配ることと、使う場面を決めることは別の作業です。
AIに任せると、社員の仕事がなくなりませんか？
なくなるのは仕事ではなく、「やらされ感のある作業」です。ただ、空いた時間の使い道を先に決めておかないと、別の作業で埋まって終わります。生産性向上で毎回起きるのと同じ問題です。
AIが書いた文章をそのまま公開してよいですか？
勧めません。事実の確認と、自社の言葉への言い換えは必ず人がやってください。本記事もAIに下書きを書かせていますが、主張と事実確認は人が担当しています。
どのサービスを使えばいいですか？
本記事で触れたものはいずれも一般に使えるサービスですが、ツール選びで悩む時間は、たいてい実際に1つ試す時間より長くなります。まず1つ契約して、1つの業務で1週間使ってみてください。合わなければ変えれば済みます。
なお、仕組み経営では、AIも含めた業務の仕組み化をご支援しています。詳しくは以下から仕組み化ガイドブックをダウンロードしてご覧ください。
