仕組み化なら仕組み経営

ビジネスにおける仕組みとは、自社のビジョンや価値観に基づいた、再現性のある「仕事のやり方」を指します。

これによって、どの社員がどの業務を担当しても、顧客が期待する結果を再現できるようになります。

マニュアル作りは、仕組み化のプロセスの一部です。

仕組みは、「業務の標準化→文書化→改善」というサイクルを繰り返すことで洗練させていきます。

多くの会社では、マニュアル作成で満足してしまい、次の改善の仕組みがないために形骸化してしまうことが多いようです。

マニュアル作成についての詳細はこちらをクリックしてください。

結論から言うと、仕組み化をすれば確実に業務の無駄が減り、効率が上がります。なぜなら、「やり方がバラバラ」「確認の手間が多い」「毎回ゼロから考える」といった無駄な時間を削減できるからです。

例えば、飲食店のキッチンを思い浮かべてみてください。レシピが決まっておらず、作る人によって味が変わり、材料の使い方もバラバラだったらどうなるでしょうか？ おそらく、提供スピードは遅くなり、クレームが増えるでしょう。しかし、レシピを標準化し、仕込みの手順を決めておけば、誰が作っても一定のクオリティで早く提供できます。これは、どの業種にも当てはまることです。

仕組み化をすれば、社員は「何を・どのように・どこまでやればいいのか」が明確になります。すると、余計な確認や作業のやり直しが減り、自然とスピードが上がります。さらに、業務がスムーズになることで社員のストレスも軽減され、モチベーションが向上し、より前向きに仕事に取り組めるようになります。

つまり、仕組み化を進めることで、業務の効率が上がるだけでなく、社員が本来の仕事に集中できるようになり、結果として会社全体の生産性も向上します。業務を楽にするためにも、仕組み化は必要不可欠なのです。

仕組み化がうまくいかない会社には、共通する問題があります。

まず、仕組み化の目的や目標が曖昧なことです。仕組み化は、単に仕事を効率化したり、省力化したりするためのものではありません。会社が成長し、長く続いていくために必要な取り組みです。しかし、その目的が社員にしっかり伝わっていなければ、「なぜ仕組み化をやるのか」が分からず、途中で挫折してしまうことがよくあります。

次に、仕組み化の進め方が整備されていない、もしくは実行されていないことも原因になります。仕組み化は、一度やったら終わりではなく、何度も見直しながら改善していくものです。ところが、多くの会社では「仕組みを作っただけ」で満足してしまい、その後の改善が続かずに形骸化してしまいます。定期的に見直す仕組みや、社員からの意見を取り入れる仕組みがないと、仕組み化は定着しにくくなります。

さらに、経営者やリーダーが仕組み化の重要性を理解していないことも、大きな問題です。仕組み化は、現場任せではなく、経営トップが主導して進めるべきものです。経営者自身が「なぜ仕組み化をするのか」「どのように進めるのか」を理解し、実行する姿勢を示さなければ、社員も本気で取り組むことはできません。

仕組み化を成功させるためには、目的を明確にし、継続的な改善の仕組みを整え、経営トップが率先して取り組むことが欠かせません。

仕組み経営の考え方では、「Same Process, Different Results」という原則を大切にしています。つまり、仕組み化の進め方自体はどんな業種でも共通しています。しかし、その結果、作られる仕組みは会社ごとに異なります。なぜならば、仕組み化の土台となるのは、その会社独自のビジョンや価値観、ブランドだからです。

この原則を踏まえると、どの業種・職種でも仕組み化は実行可能です。

ただし、業種ごとに重点を置くポイントが異なります。たとえば、製造業では業務フローの最適化や工程管理の仕組みを整えることが重要になります。一方、サービス業では、顧客対応の標準化や社員教育に力を入れることが求められます。

特に、知識労働やクリエイティブな仕事でも仕組み化は十分に可能です。創造性が求められる仕事だからといって、すべてが属人的でなければならないわけではありません。一定の作業プロセスを標準化し、業務の再現性を高めることで、社員がより創造的な業務に集中できる環境を作ることができます。

どの業種・職種でも仕組み化は可能ですが、重要なのは、ただ単に他社の仕組みを真似するのではなく、自社のビジョンや価値観、ブランドに基づく仕組みを作ることです。

仕組み化の第一歩は、「目指す姿」と「現在」のギャップを明確にすることです。理想の状態と今の状況を比べて、足りないものや障害になっているものを洗い出します。そのギャップこそが、仕組みで解決すべき課題です。

仕組み化は、単なる効率化ではなく、会社が理想の状態に近づくための手段です。まずは「何が問題か」をはっきりさせ、それを仕組みでどう解決するかを考えることが出発点となります。

判断基準として、以下の3つを意識するとスムーズに進められます。

1. 影響が大きい業務を優先する
   会社全体や顧客に大きな影響を与える業務は、最優先で仕組み化すべきです。例えば、顧客対応や商品納品のように、品質や信頼性に直結する業務を改善すれば、会社の評価向上にもつながります。

2. ボトルネックになっている業務を優先する
   時間がかかりすぎたり、ミスが多発していたりする業務は、仕組み化の効果が出やすいポイントです。例えば、書類作成やデータ入力など、負担が大きい業務を整備すれば、業務全体の流れがスムーズになります。

3. 繰り返し発生する業務を優先する
   毎日のように発生する業務は、仕組み化の効果が積み上がるため、最も早く効果を実感できます。例えば、定型的な事務作業や営業の進捗管理など、誰でも同じように実行できる業務を標準化すれば、負担が減り、生産性が向上します。

このように、「影響の大きさ」「業務の詰まり具合」「頻度の高さ」を基準にすれば、仕組み化の優先順位を迷うことなく決めることができます。

このテーマについては、以下の記事にて詳しく解説しています。

仕組み化の正しい進め方

どんな仕組みでも常に改善の余地があるため、仕組み化には終わりがありません。大切なことは、会社の文化を仕組み依存に変え、仕組みの改善を続けることです。

参考までに、仕組み経営は、1年～2年のプログラムになっています。その期間で、御社に必要な仕組みをすべて特定し、ひとととおり構築を進めていきます。そして、その後には、御社内にて仕組みの改善を進めていけるように体制づくりをしていきます。（必要な場合には、継続のプログラムもあります）

はい、出来ます。

会社ごとに業務内容やビジネスモデルや人材、強みが違うので、ある種の特殊性はあるのかもしれません。
その特殊性が他社との違いになり、ビジネスが成り立っているわけです。

ただし、業務内容やビジネスモデルが違えど、会社の経営を仕組み化していく方法やステップはほとんど同じです。

私の師匠でもあるマイケルE.ガーバー氏は、過去40年以上にわたって、世界中の中小企業の仕組み化を支援し、成功させてきました。そして、そのメソッドはどの業界でも、さらには、どの国でも同じものでした。

すべての会社に共通して必要な仕組みがあります。これは会社経営にとってのOS（基本ソフト）と言えるものであり、OSが上手く動いていなければ、どんなアプリもうまく動きません。

私たちがご提供している仕組み化とは、”人”がどのように行動し、どのように動機づけされ、どのように考えるか、どのように成長していくのか？という人に対する深い理解をベースに構築されます。

より具体的いえば、どんな業界のどんな会社であろうと、
• 社員が共感する理念が必要であり
• 社員がやる気になるゴールや計画が必要であり
• 社員同士がコミュニケーションする必要があり
• 人を育てることが必要であり、
• 自社に合う人を雇うことが必要であり
• 仕事を上手く任せる方法が必要であり
• 自社の技術や職人技（目に見えない資産）を伝承することが必要であり
• 責任と権限が明確な組織が必要であり
• 顧客（患者）を引き寄せるマーケティングが必要であり、
• 投資家や銀行を納得させる計画が必要です。

そのため、業務内容が変わっても、方法やステップは同じなのです。 もちろん、これらの仕組み化の結果として生まれるマニュアルやチェックリスト等は会社ごとに異なるでしょう。 しかし、仕組み化のプロセスはそれほど変わるものではないのです。

仕組み化とは具体的に何を指すのか？

「仕組み化ってマニュアル化でしょう？面倒くさそう」と思っている方が多いようです。しかし、マニュアル化は仕組み化の一部でしかありません。

仕組み化とは、良い習慣作りと言えます。社内に良い習慣作りを増やしていくことで、自然と経営がうまく行くようになります。

優れた仕組みほどシンプルです。シンプルだからこそ、成果が上がり、生産性が高いのです。

仕組み化を進める際に社員の反発を避けるためには、以下の3つのポイントが重要です。

1. 目的を明確に伝えること：多くの社員は「仕組み化」という言葉を聞くと、「仕事が増える」「自由がなくなる」「管理が厳しくなる」といったネガティブな印象を抱きがちです。しかし、仕組み化の本来の目的は「社員がより働きやすくなり、成果を上げやすくすること」です。たとえば、「仕組み化を進めることで、毎回ゼロから考える手間が減り、本来の仕事に集中できるようになる」と伝えると、社員は前向きに捉えやすくなります。

2. 社員の意見を取り入れながら進めること：仕組み化をトップダウンで一方的に押し付けると、社員は「やらされ感」を持ちやすくなります。ですので、「どうすればもっと仕事が楽になるか？」「どんなルールがあれば働きやすいか？」といった形で、現場の意見を取り入れながら仕組み化を進めることが大切です。社員が自分の意見を反映できると、取り組みやすくなります。

3. 仕組み化によるメリットを実感させること：仕組み化が進むことで、業務の効率化が図られ、残業が減ったり、ミスが減ったりするなどの成果が出てきます。こうしたメリットを早い段階で実感できるようにすると、社員は仕組み化に対して前向きに取り組むようになります。「この仕組みのおかげで○○が楽になった」と実感できると、仕組み化への抵抗感がなくなり、社員が自発的に取り組む意識が生まれます。

このように、社員が納得し、積極的に参加できる環境を作ることが、仕組み化の成功には欠かせません。

仕組みというと社員を縛り付けるもの、というイメージを持つ方も多いようです。

しかし、仕組みとは本来、その人がやったことがないような高度な仕事をできるようにするためのものです。つまり、普通の人が非凡な成果を出せるようにするのが仕組みです。

社員の自主性を重んじようと思って仕組みづくりを怠ると、社員が勝手に行動しているだけで、ビジョンや目標に全くたどり着かない、という会社になります。

また一方、コントロールを強めようとすると、ルールや規則でガチガチになり、官僚的組織になります。

大切なのは、自主性とコントロールを両立する仕組みを作り、仕組みの上で自由に働ける文化を作ることなのです。

仕組みとは、「成功の複製」と定義することができます。

たとえば、

• うまく行っている営業のやり方を別の人でも出来るようにする。
• うまく行っているマネジメントの仕方を別の人でも出来るようにする。
• 先代社長の勘と経験を後継社長も活用できるようにする。

このように、社内でうまく行っていることを複製することで、会社が持続的に成長していきます。

現場と経営の両方に目を向けることが重要です。現場だけに埋もれることも、現場を知らずに経営だけをすることも、どちらも問題があります。

仕組み経営では、「Working on business, Not ONLY in it（現場だけにいるのではなく、事業を俯瞰して捉えよ）」という原則を大事にしています。

現場に入りすぎると、細かい業務に追われて会社全体を見る余裕がなくなり、「ただの忙しい作業者」になってしまいます。結果として、会社の成長戦略を考える時間が確保できなくなります。

一方、現場を知らないと、顧客のニーズや社員の抱える課題が見えず、実態のない経営になりがちです。そうなると良いアイデアも生まれにくくなります。

現場で実情を体感し、一度離れて経営視点で考え、改善策を持って現場に戻るというサイクルを作ることです。この「現場⇔経営」の行き来によって会社は成長します。

自分が今どちらに偏っているか、定期的に振り返ってみることをお勧めします。

多くの仕組み化コンサルティングでは、経営陣やコンサルタントが持ち込んだ仕組みに社員を従わせる形で進めることがよくあります。その結果、社員は自分の意見や提案を出すことなく、単に指示された通りに動くことに終始し、思考を止めてしまうことがあります。

しかし、「仕組み経営」における仕組み化は、社員の思考停止を招くものではなく、むしろその逆です。

仕組みは、社員がこれまで経験したことのない高度な仕事に挑戦するためのガイドラインとなり、思考を促す道しるべとなります。

例えば、新米マネージャーが新人を育成する場面を想像してみてください。

もし育成の仕組みがなければ、新米マネージャーは過去のマネージャーたちが辿った道を再度通る必要があり、手間がかかります。

逆に、育成が仕組み化されていると、新米マネージャーはその流れに従って進むことができ、余計なことを考える必要がなくなります。その分、改善点の発見や新人の精神的なサポートなど、より重要な部分に集中できるのです。

仕組み化が進んでいるかどうかを評価するための指標は、いくつかの観点から見ることができます。以下は、取り組みやすい代表的な指標です。

1. 業務効率の向上（生産性） 仕組み化が進むことで、業務がどれだけ効率よく進むかを測る指標です。たとえば、1人当たりが処理できる件数や、同じ仕事にかかる時間の短縮を見ていきます。例えば、毎月処理していた受注件数が、仕組み化後に増えた、または同じ数で時間が減った場合などが指標になります。

2. コスト削減 仕組み化によって業務の無駄が減り、コストがどれだけ削減できたかを測ります。たとえば、仕入れや人件費がどれだけ削減できたか、業務の効率化で必要な材料や時間を減らした分、コスト削減に繋がった金額などを具体的に測定します。

3. 従業員のパフォーマンス 仕組み化が従業員に与える影響を測る指標です。仕事がスムーズに進むことで従業員のモチベーションや仕事の質が向上したかどうかを確認します。具体的には、社員の離職率の減少や、定期的に実施する社員満足度調査の結果、さらに従業員の仕事のパフォーマンス向上を図ることができます。

4. 顧客満足度 仕組み化によって提供する商品やサービスの品質が安定することで、顧客がどれだけ満足しているかを測ります。例えば、リピート率が増えたり、クレームの件数が減少することが具体的な指標になります。また、定期的に顧客アンケートを取って、その結果を評価することも効果的です。

5. 売上・利益の成長 最終的に、売上や利益がどれだけ増加したかが仕組み化の成果を示す最も重要な指標です。業務効率が向上し、コストが削減されることによって、どれだけ利益に繋がったかを分析します。売上の増加と利益率の向上が、仕組み化の成果を数値で示すものとなります。

いずれにしろ大事なのは、何を目的に仕組み化に取り組むのかをあらかじめ明確にすることです。

仕組み化に反対する社員を説得するためには、まず社員がなぜ反対しているのかを理解し、その不安や懸念に対して対処することが大切です。反対の理由としてよく見られるものは、仕事の喪失への恐れや、変化への抵抗感、能力不足への不安などです。これらの不安を解消するためには、まずその理由に寄り添い、理解を示すことが重要です。

次に、仕組み化のメリットをしっかりと伝えることが必要です。仕組み化を進めることで、仕事の効率が上がり、負担が軽減されること、ミスが減り業務の品質が向上すること、さらに教育や引継ぎがスムーズに進むことなどを具体的に説明します。また、仕組み化によって定型的な業務から解放され、新しいスキルを習得し、より責任のある仕事に挑戦するチャンスが増える可能性もあります。これらのメリットが社員にとってどれほど有益であるかを伝えることが、反対意見を減らす一歩となります。

加えて、社員を仕組み化のプロセスに積極的に巻き込むことが大切です。現場の意見を取り入れることで、社員は自分の声が反映されると感じ、仕組み化への抵抗感が減ることが多いです。試行的に一部の業務や部署で仕組み化を導入し、その結果を社員と共有することも、社員の不安を和らげる手段となります。また、十分なトレーニングや説明を行い、社員が新しいシステムに適応できるようサポートすることも効果的です。

さらに、経営層や管理職が率先して仕組み化を推進する姿勢を示すことも、社員の理解と協力を得るために重要です。

最後に、仕組み化は段階的に進めることです。

一度に完璧を求めず、効果が高い業務から順番に取り組み、小さな成功体験を積み重ねていくことが社員の納得感を得る鍵となります。定期的に見直しを行い、社員からのフィードバックを取り入れながら改善を続けることで、より良い仕組みが作られていきます。

このように、仕組み化を進める際には社員との双方向のコミュニケーションを大切にし、社員が不安を感じずに協力できる環境を作ることが成功のポイントです。

仕組み化に失敗する原因は、他社の仕組みをそのまま取り入れること、自社の文化や実情に合わない外部の提案を導入すること、仕組みを運用できる人材が不足していること、そして社員とのコミュニケーション不足による反発に対応できないことです。

これらに共通するのは、正しいプロセスで仕組み化を進めていないことにあります。

仕組み経営では、実証されたステップに沿って仕組み化を進めていくことで、これらの失敗原因を回避します。

詳しくは以下の記事をご覧ください。

仕組み化の正しい進め方

これは非常によく聞く話です。仕組みの形骸化の原因は、改善の仕組みがないからです。

そして、改善の仕組みがない理由は、仕組みがトップダウンや外部のコンサルティング会社から持ち込まれたものであるからです。

そのため、社員はその仕組みの有益性や意味を理解しておらず、改善の文化が定着しません。

仕組み化にかかる費用は、その範囲、対象となる業務の複雑さ、導入するツールやシステムの種類によって大きく変動します 。

中小企業がコンサルティング会社に依頼して仕組み化に取り組む場合、一般には、数百万円から1,000万円の費用が必要となります。

仕組み経営では、社員数人の会社でも無理なく導入できるサービスにしています。詳しくは「仕組み化検討会」をご活用ください。

仕組み化検討会はこちらをクリック

一般的な仕組み化の投資効果は、主に業務の効率化とコスト削減です。例えば、業務を標準化したり、繰り返しの作業を自動化したりすることで、社員の時間を節約し、無駄なコストを減らすことができます。これにより、企業は限られたリソースでより多くの仕事をこなせるようになり、経営が楽になります。つまり、短期的にはコスト削減や業務効率の向上が直接的な投資効果として現れるのです。

一方、仕組み経営の仕組み化は、それに加えてもっと大きな効果をもたらします。

仕組み経営では、成功した業務プロセスやビジネスモデルを会社全体に広げ、全社員が同じ方法で高い成果を上げられるようにします。

これにより、業績が拡大し、売上や利益が増加することが期待できます。また、業務の標準化やマニュアル化が進むことで、特定の社員や経営者に依存せず、誰でも同じクオリティの仕事ができるようになります。これが、経営者がいなくても会社が円滑に運営できる土台を作り、会社の長期的な成長や安定性に繋がります。