「社内会議の進め方」7つの秘訣。なぜ、あなたの会社の会議は変わらないのか？

※動画でも解説しています。

会議の本質的価値とは？ なぜ話し合いが重要なのか

日本の歴史を振り返っても、重要な意思決定において「話し合い」がいかに重視されてきたかがわかります。

例えば、聖徳太子が定めた十七条憲法の第一条には「和をもって貴しとなす」とあります。これは、単に仲良くするという意味だけではありません。この「和」を真に尊ぶためには、構成員一人ひとりが納得するための徹底的な「話し合い（議論）」が不可欠であると説いています。様々な意見を出し合い、議論を尽くすことで、全員が心から納得できる結論に至り、その結果として組織全体が調和し、円滑に運営されるのです。

また、明治天皇が示した五箇条の御誓文にも「万機公論に決すべし」という言葉があります。これは「天下の政治はすべて人々の公正な意見によって決定すべきである」という意味で、国の重要な方針ですら、一部の人間だけでなく、広く意見を求めて話し合いで決めることの重要性を示しています。

会議において、参加者全員の納得感は非常に大切です。なぜなら、どれだけ優れた決定であっても、参加者がその内容や決定プロセスに納得していなければ、実際の行動には繋がりにくく、結果として期待した成果が得られないからです。一見、全員の意見を聞き、納得解を導き出すプロセスは時間がかかるように感じるかもしれません。しかし、その後の実行段階でのスムーズさや、社員の主体的な取り組みを考えると、トータルで見ればはるかに生産性が高くなるのです。

つまり、会議とは単なる報告や指示の場ではなく、多様な意見を出し合い、知恵を絞り、全員が納得できる最善の策を見つけ出すための創造的な活動なのです。

あなたの会社は大丈夫？ありがちな会議の問題点

「うちの会社も、もしかしたら…」と感じたリーダーの方もいらっしゃるかもしれません。多くの中小企業で、残念ながら以下のような会議の問題点が散見されます。

• 社長の独演会になっている: 社長が一方的に話し続け、他の参加者は聞いているだけ。これでは多様な意見や新しいアイデアは生まれません。社長の考えを伝える場も必要ですが、それが会議の全てになってしまうのは問題です。
• 意見が出ない、沈黙が続く: 社長が「何か意見は？」と問いかけても、誰も発言しない。あるいは、当たり障りのない意見しか出てこない。これは、意見を言っても聞き入れられない、あるいは否定されるかもしれないという不安や諦めが原因かもしれません。
• 結局何も決まらない、次回に持ち越し: 長時間議論したにもかかわらず、具体的な結論や次のアクションが決まらないまま会議が終わってしまう。これでは貴重な時間が無駄になるばかりです。
• 報告だけで終わってしまう: 各部署からの実績報告や進捗報告だけで会議が終了してしまう。報告は重要ですが、その情報をもとに「次に何をすべきか」を議論し、決定することが会議の本来の役割です。
• アジェンダがない、話が脱線する: 事前に議題が明確にされておらず、会議の途中で話があちこちに飛んでしまい、結局何について議論しているのか分からなくなる。これでは参加者の集中力も維持できません。

このような問題は、特に創業社長が一代で会社を大きくしてきたケースや、職人気質の社長が組織運営の経験を十分に積む機会がないまま経営を行っている場合に見られがちです。社長自身は一生懸命会社を良くしようと考えていても、効果的な会議の進め方を知らないために、結果として社員にとっては苦痛な時間となり、会社の成長を妨げる要因にすらなってしまうのです。

会議を劇的に変える！「仕組み化」7つのヒント

では、どうすれば形骸化した会議を、成果を生み出す生産的な会議へと変えることができるのでしょうか。その鍵は「会議の仕組み化」にあります。ここでは、誰でも簡単に取り組める7つの具体的なヒントをご紹介します。

ヒント1: 会議の「目的」を明確にする

まず、全ての会議において「何のためにこの会議を行うのか？」という目的を明確にすることが、最も基本的かつ重要な第一歩です。驚くほど多くの会議で、この目的が曖昧なまま開催されています。

例えば、「営業会議」という名前がついている会議でも、その目的は多岐にわたります。「先月の営業実績を共有するため」「個々の営業担当者の進捗を確認するため」「新しい営業戦略について議論するため」「売上目標達成に向けた具体的な行動計画を立てるため」など、様々な目的が考えられます。

もし、会議の目的が単に「営業実績を報告すること」だけなのであれば、それは会議である必要はなく、メールやチャットでの情報共有で十分かもしれません。報告を受けた上で、「その結果をどう分析するのか」「そこからどんな課題が見えるのか」「その課題を解決するために何をするのか」といった、次の行動に繋がる議論をすることこそが、会議の価値を高めます。

会議を招集する際には、必ず「この会議を通じて何を得たいのか」「会議が終わった時にどのような状態になっていたいのか」というゴールを明確にし、それを参加者全員で共有しましょう。目的が明確になれば、議論の方向性が定まり、無駄な脱線を防ぐことができます。

ヒント2: 事前に「アジェンダ」を共有する

会議の目的が定まったら、次はその目的を達成するために「会議の中で何を、どのような順番で話し合うのか」という具体的な議題リスト、すなわち「アジェンダ」を作成し、事前に参加者全員に共有します。

アジェンダには、以下の要素を含めると効果的です。

• 議題: 何について話し合うのか。
• 各議題の目的: その議題で何を目指すのか（情報共有、意見交換、意思決定など）。
• 担当者: 必要であれば、各議題の発表者や進行役。
• 時間配分: 各議題にどれくらいの時間をかけるのか。

アジェンダがない会議は、羅針盤を持たずに航海に出るようなものです。話があちこちに飛び火し、重要な議題に十分な時間を割けなかったり、どうでもいい話で時間を浪費してしまったりしがちです。特に社長が主導する会議では、社長の頭の中には議題があっても、それが参加者に共有されていないため、話の流れについていけず、戸惑ってしまうケースがよく見られます。

アジェンダを事前に共有することで、参加者は会議の全体像を把握し、事前に自分の意見をまとめるなど、準備をして臨むことができます。これにより、会議中の議論がより深まり、効率的に進行することが期待できます。

ヒント3: 「時間」を意識して進行する

会議の生産性を高めるためには、時間を意識することが不可欠です。定期的に行われる会議では、基本的に開始時間と終了時間を明確に設定し、時間制限を設ける方が効果的です。

時間制限があることで、参加者は「限られた時間の中で結論を出さなければならない」という意識を持ち、集中力が高まります。また、アジェンダに各議題の時間配分を明記しておけば、どの議題にどれくらいの時間をかけるべきか、ペース配分を意識しながら議論を進めることができます。会議室に時計を置いたり、タイマーを活用したりするのも良いでしょう。

ただし、全ての会議で厳密な時間制限が最善とは限りません。例えば、会社の将来を左右するような重要な戦略を決定する会議や、関係者全員の深い納得感が不可欠なテーマについて話し合う場合は、あえて時間制限を設けず、じっくりと時間をかけて議論を尽くす方が良い結果を生むこともあります。

物事を効率的に決めること（効率性）と、参加者の納得度を高めること（効果）のバランスを考慮し、会議の目的に応じて時間管理の方法を使い分けることが重要です。

ヒント4: 会議の「終わり方」で成果を出す

会議の成果を確実なものにするためには、「終わり方」が非常に重要です。会議の最後に、以下の点を明確にしましょう。

• 決定事項: 今日、何が決まったのかを具体的に確認する。
• TODO（やるべきこと）: 誰が、何を、いつまでに行うのかを明確にする。担当者と期限を曖昧にしないことがポイントです。
• ネクストステップ: 次に何をすべきか、次回の会議で何を話し合うのかなどを確認する。

さらに重要なのが、決定事項を実行に移すための「フォローアップの仕組み」です。例えば、「次回の会議の冒頭で進捗状況を確認する」「特定の日までに中間報告を行う」「報告は〇〇の形式で行う」といったルールを事前に決めておくことで、決定事項が実行されやすくなります。

社長主導の会議でよく見られるのが、前回の会議で決めたことをすっかり忘れて、新しい話題を始めてしまうケースです。これでは、せっかく時間をかけて決定したことが実行に移されず、会議の意味がなくなってしまいます。会議で決まったことは必ず実行に移し、その進捗を追跡する仕組みを作ることで、会議は「言いっぱなしの場」ではなく、「行動を生み出す場」へと変わります。

ヒント5: 「議事録」を作成・共有する文化を作る

会議で何が話し合われ、何が決まったのかを記録する「議事録」は、会議の成果を共有し、組織の記憶として蓄積するために不可欠です。

議事録には、主に以下の情報を記載します。

• 会議名、日時、場所、参加者
• 会議の目的
• 各議題と議論の概要
• 決定事項
• TODO（担当者、期限）
• 次回会議までの懸案事項や持ち越し事項

「誰が議事録を作成するのか」を事前に決めておくことも大切です。持ち回りにする、特定の担当者を決めるなど、会社の実情に合わせてルール化しましょう。

近年では、AI技術の進歩により、議事録作成の負担も軽減されつつあります。リモート会議であれば、多くのツールに自動文字起こし機能が搭載されていますし、オフラインの会議でも音声を録音しておけば、後からAIツールを使って議事録の骨子を作成することも可能です。こうしたツールも活用しながら、議事録作成を習慣化し、作成された議事録を関係者間で速やかに共有する仕組みを整えましょう。

議事録は、会議の決定事項を再確認したり、欠席者に情報を伝えたりするだけでなく、後日「なぜこの決定がなされたのか」という背景を理解するためにも役立ちます。

ヒント6: 「ファシリテーター」を立てる

会議を円滑かつ効果的に進めるためには、「ファシリテーター」の存在が鍵となります。ファシリテーターとは、会議の進行役であり、中立的な立場で議論を促進し、参加者から意見を引き出し、時間管理を行い、合意形成をサポートする役割を担います。

多くの中小企業では、社長が会議の議長とファシリテーターを兼任しているケースが見られます。しかし、これは必ずしも望ましい形ではありません。社長がファシリテーターを務めると、どうしても社長の意見や考えが中心となり、他の参加者が萎縮してしまったり、忖度して本音を言いにくくなったりする可能性があります。社長自身は「自由に発言してほしい」と思っていても、その立場や影響力の大きさから、参加者は無意識のうちに意見を出し控えてしまうのです。

理想的には、社長以外の、できればその会議における最高役職者ではない人がファシリテーターを担当することで、より自由闊達な意見交換が期待できます。ファシリテーターは、特定の意見に偏ることなく、全員が発言しやすい雰囲気を作り、議論が脱線しないように軌道修正し、時間内に結論が出るように会議を導いていくことが求められます。

ヒント7: 社内で「ファシリテーションスキル」を育成する

優れたファシリテーターは、会議の質を劇的に向上させます。しかし、ファシリテーションは単なる「司会進行」ではなく、高度なコミュニケーションスキルや状況判断能力が求められる専門的な技術です。

そのため、社内でファシリテーションスキルを持つ人材を育成することは、会議の質を継続的に高めていく上で非常に重要です。研修を実施したり、経験豊富なファシリテーターの会議運営をOJT（On-the-Job Training）で学んだりする機会を設けるのも良いでしょう。

ファシリテーターを育成することは、単に会議がスムーズに進むようになるだけでなく、社員のコミュニケーション能力やリーダーシップ、問題解決能力の向上にも繋がります。結果として、組織全体の活性化にも貢献するでしょう。社員一人ひとりが主体的に会議に関わり、建設的な議論ができるようになれば、会議はもはや「やらされるもの」ではなく、「自分たちで創り上げるもの」へと変わります。これは、社員が持つ本来の創造する力を引き出し、挑戦と失敗から学べる環境を作るという点でも非常に意義深い取り組みです。

会議の仕組み化がもたらす驚きの効果

ここまでご紹介してきた7つのヒントを実践し、会議を仕組み化することで、会社にはどのような変化が訪れるのでしょうか。

まず最も大きな効果の一つは、「社長の仕事が減る」ということです。これには主に二つの理由があります。

一つ目は、会議の目的やアジェンダが明確になり、議事録もきちんと作成・共有されることで、社長が必ずしも全ての会議に出席する必要がなくなるためです。これまで社長が参加しなければ進まなかった会議も、適切なファシリテーターがいれば、社長がいなくても質の高い議論と意思決定が可能になります。これにより、社長はより重要度の高い、社長にしかできない業務に集中する時間を確保できるようになり、物理的にも精神的にも負担が軽減されます。

二つ目は、従来は社長が自らフォローアップしていた会議の決定事項について、その役割をファシリテーターや他の担当者に移譲できるようになるためです。誰が何をいつまでに行うかが明確になり、その進捗管理の仕組みも整えば、社長が逐一指示を出したり、確認したりする必要がなくなります。これにより、社長の時間が大幅に創出されるのです。

さらに、会議の仕組み化は会社全体にも多くの好影響をもたらします。

• 会社全体の生産性向上: 無駄な会議が減り、会議時間も短縮され、意思決定の質とスピードが向上することで、組織全体の生産性が高まります。
• 社員の主体性向上: 自分の意見が尊重され、会議を通じて会社の意思決定に関与できるという実感は、社員のモチベーションと主体性を引き出します。
• 意思決定のスピードアップ: 明確な目的とアジェンダ、そして効果的なファシリテーションにより、迅速かつ的確な意思決定が可能になります。
• 組織風土の改善: オープンで建設的な議論が交わされる会議は、風通しの良い組織風土を醸成し、部門間の連携強化にも繋がります。

このように、会議の仕組み化は、単に会議が効率的になるというだけでなく、社長の負担軽減、社員の成長、そして会社全体の成長を実現するための強力な手段となるのです。

まとめ：会議は会社の成長エンジン！今日からできる第一歩

「会議はコストである」と考える経営者もいるかもしれません。しかし、正しく仕組み化された会議は、コストではなく、会社の未来を創るための重要な「投資」です。

今回ご紹介した7つのヒントは、どれも明日からすぐに取り組めるものばかりです。まずは一つでも二つでも、自社の会議に取り入れてみてください。そして、小さな改善を積み重ねていくことが大切です。

• 会議の目的を再確認する
• 簡単なアジェンダを作ってみる
• 時間を区切って会議を終えてみる
• 決定事項と担当者を明確にする
• 議事録のテンプレートを作ってみる
• 社長以外の社員に進行役を任せてみる
• ファシリテーションに関する本を読んでみる

これらの小さな一歩が、あなたの会社の会議を、そして会社全体を大きく変えるきっかけになるかもしれません。会議を「我慢の時間」から「創造の時間」へ。そして、社員一人ひとりが輝き、会社が自律的に成長していく。そんな未来に向けて、今日から会議の仕組み化を始めてみませんか。