仕組み化のやり方と具体例:【世界7万社】で実証済みのフレームワークとステップ


清水直樹
仕組み化のやり方と具体例をご紹介していきます。

「この資料の作成、毎回一から始めているような…」 「今月も残業が80時間超え。このままじゃ限界かも…」 「新入社員の教育に時間がかかりすぎて、自分の仕事が回らない…」

こんな悩みを抱えていませんか?

実は、これらの問題には共通の解決策があります。それが「仕組み化」です。

本記事では世界7万社で実証済みの実践的かつ具体的な仕組み化のやり方をご紹介します。

また、本記事は、世界700万部のベストセラーであり、仕組み化という概念を世の中に広めた書籍「はじめの一歩を踏み出そう」、ならびにその実践版として私が上梓した「仕組み化の経営術」の内容をもとにしています。

仕組み化のバイブル

目次

仕組み化とは?

まず仕組み化とは何かを理解しておきましょう。仕組み化とは、自社独自の再現性のある仕事のやり方を作り上げることです。その結果、事業を自動的に成長させることが出来ます。

「仕組み化=属人性を排除=再現性」ではない

「仕組み化=属人性を排除」とよく言われますが、実はそれだけでは十分ではありません。仕組み化は、他の会社と差をつける独自の強みを作ることでもあります。例えば、一流のスポーツ選手が持っている「ルーチン」も仕組み化の一例です。彼らはそのルーチンを繰り返し、他の選手と差をつけています。

例:トヨタの仕組み化

トヨタの例を見てみましょう。トヨタには「トヨタウェイ」と呼ばれる独自の仕組みがたくさんあります。例えば、「カイゼン」や「ジャストインタイム」といった仕組みがそれにあたります。これらの仕組みは、全社員が同じやり方で業務を進め、少しずつ改善を重ねて効率化を実現しています。このように、仕組み化があるからこそ、トヨタは世界的に成功しています。

仕組み化はただの効率化にとどまらず、自社の強みを生み出し、持続的に成長を支えるための土台となるものです。

なぜ今、仕組み化が注目されているのか?

特に日本企業の中小企業において、この「仕組み化」の重要性は年々高まっています。少子高齢化による労働力不足、デジタル化の加速、働き方改革の推進など、様々な社会的変化に対応するために、効率的な業務運営が求められているからです。

仕組み化のやり方:【世界7万社】で実証済みのフレームワークとステップ

では、仕組み化のやり方をご紹介していきます。このステップに沿っていただくことで、“仕組みで勝手に成長する会社を創る”ことが出来ます。なお、このステップは拙著「仕組み化の経営術」により詳しく記載しています。本書の中では、図のような仕組み化のフレームワークをご紹介しております。これを「インサイドアウト」のアプローチと呼んでいます。

インサイドアウトの仕組み化

ステップ①:経営者の人生観の明確化

仕組み化を成功させるための第一歩は、経営者自身の人生観を明確にすることです。なぜ自分はこの事業をしているのか、どのような人生を送りたいのかを深く考えずに仕組み化を進めると、単なる管理ツールとしての仕組みができてしまいます。そのような仕組みでは、社員が自発的に動くことはなく、改善も進まず、やがて形骸化してしまいます。

経営者の人生観は仕組み化の判断基準

社長の人生観は、会社の理念やブランドと直結し、それが「どのような仕組みをつくるのか?」を決める判断基準になります。たとえば、社長が「とにかく利益を最大化すること」を最優先に考えている場合、作られる仕組みはトップダウン型になり、管理強化に重点が置かれるでしょう。しかし、このような仕組みは、会社の規模が大きくなるにつれて運営が難しくなり、社員の成長や自主性を阻害することで、長期的には組織の活力を奪うことにつながります。

一方で、社長が「社員と共に成長すること」を目指している場合、仕組みは単なる管理ツールではなく、社員が主体的に動き、成長できる仕組みへと進化します。そのような環境では、社員が仕事にやりがいを感じ、自ら改善を進めるようになるため、結果として強い組織が生まれます。

経営計画も社長の人生計画から

また、社長の人生観と会社の運営計画をリンクさせることも重要です。たとえば、50歳の経営者なら、これからの20年をどのように生きるのか、どのタイミングで事業承継を考えるのかといった人生計画を踏まえて会社の仕組みをつくることで、組織が持続的に成長できる仕組みが自然と形成されていきます。

仕組み化は単なる効率化の手段ではなく、社長の人生観をもとに組織を成長させるためのものです。そのため、まずは自分の人生観を明確にし、それを土台に仕組みをつくることが、企業の持続的な発展につながります。

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ステップ②:経営者の人生観を会社の理念に落とし込む

次に進むべきは、経営者の人生観を会社の理念に反映させることです。理念は、会社がどこへ向かうのかを決める「道しるべ」のようなもの。これがしっかり固まることで、社長が細かく指示を出さなくても、社員が自然とその方向に向かって動くようになります。やがてそれが文化となり、会社の成長エンジンになっていくのです。

理念体系は一般的に「ミッション」「ビジョン」「バリュー」として整理されますが、ここではもう少し踏み込んで、次の4つに分けて考えることをおすすめします。

創業理念(原点となる想い)

会社をつくったとき、あなたはどんな想いを持っていたでしょうか?「誰を助けたかったのか?」「何を変えたかったのか?」この原点となる想いを明文化し、会社の成長とともに語り継ぐことが重要です。特に、社員が増えてくると、日々の業務に追われてこの原点が見えにくくなります。しかし、創業時の想いがしっかり伝わっていれば、社員もただの「仕事」ではなく、「意義のある仕事」をしていると感じられるようになります。

ドリーム(ミッション)

社長としての「個人的な夢」ではなく、「世の中に対して成し遂げたいこと」を明確にします。自分の人生観を反映させた“社会的な夢”を持つことが大切です。この夢に共感する社員が増えれば、会社は志を共有するチームになり、仕組み化も進めやすくなります。

ビジョン(目指す未来)

会社をどんな姿にしていきたいのか、具体的な未来像を描きます。「業界No.1になる」「海外進出を果たす」などの規模的な目標もいいですが、大事なのは、それが社長の人生観とつながっているかどうかです。また、ビジョンは社長だけが持っていても意味がなく、社員みんなが「自分ごと」として考えられるものである必要があります。ビジョンが明確であれば、そのビジョンを実現するためにどんな仕組みが必要か?が明確になります。その明確さが、社員と一緒に仕組み化を進めていく際に大事になります。

コアバリュー(価値観)

会社として「どんな価値観を大切にするのか?」を明確にするのがコアバリューです。単なるお題目ではなく、社員の行動レベルで浸透するように設計することが大切です。例えば、「期待を超えること」「挑戦し続ける」など、会社の文化に合ったものを設定すると、意思決定の軸がブレにくくなります。コアバリューは、採用の仕組みや教育の仕組み、人事評価の仕組みなどに直結するので非常に大事になります。

このステップをしっかり踏んで、経営者の人生観を理念に反映させることで、仕組み化はよりスムーズに進みます。会社は単なる「ビジネスの場」ではなく、社員が成長し、社会に価値を生み出し続ける存在へと進化していくのです。



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ステップ③ 目標と指標を決める

仕組み化の方向性をはっきりさせるために、具体的な「目標」を決めます。目標は、ビジョンに向けた中間目標です。

ビジョンを具体的にする

たとえば、「業界で一番信頼される会社になる」というビジョンを立てたとします。しかし、これだけでは「信頼されているかどうか」を判断するのが難しくなります。そこで、「3年以内に売上を20%伸ばす」「お客様アンケートの満足度を90%以上にする」など、具体的に測れる形で目標を設定します。

目標を達成するための指標を決める

目標を立てたら、それを達成するための「指標」を決めます。この指標を使えば、会社が正しく進んでいるのかを確認しやすくなります。

例えば、「お客様満足度を90%以上にする」という目標を達成するためには、次のような指標を考えます。

  • アンケートの満足度平均が4.5以上(5点満点)
  • リピート率(再購入・再利用率)が80%以上
  • 紹介経由の新規顧客の割合が30%以上
  • クレーム発生率が1%未満(総取引件数に対する割合)

このように、目標を達成するために必要な指標を明確にし、それぞれの進み具合を定期的に確認する仕組みを作ります。

目標と指標に向かう仕組みを創る

目標と指標を決めたら、それを達成するための仕組みを作ることが重要です。社長一人が意識するのではなく、会社全体が目標に向かって動けるようにする必要があります。

例えば、目標が「お客様満足度を90%以上にする」で、指標として「アンケートの満足度平均4.5以上」「リピート率80%以上」などを設定したとします。しかし、ただ目標を掲げただけでは、社員が何をすればいいのか分からず、具体的な行動につながりません。

そこで、仕組みとして「目標と指標を達成するための行動」を組み込みます。たとえば、次のような形です。

  • 毎週、アンケート結果を共有し、満足度が低い理由を分析する仕組みを作る
  • リピート率を高めるために、購入後のフォローアップを標準化する
  • スタッフの対応力を上げるために、研修を実施するだけでなく、その効果を評価し、改善を繰り返す仕組みを整える

このように、目標を達成するための行動を仕組み化し、それが回り続けるようにすれば、社長が逐一指示を出さなくても、社員が自発的に動ける環境が整います。

会社が成長するのは、優れた戦略を立てたからではなく、それを実行し続ける仕組みがあるからです。

ステップ④ 組織図を創る

組織図は、仕組み化するうえで、そして、会社を混乱なく成長させていくうえで、極めて大事です。

そもそも組織とは?

組織とは、分業と調整によって大きな仕事を効率的に進めることです。企業が規模を拡大するにつれ、ひとりで全ての業務をこなすことは不可能になるため、組織をどう構築し、メンバーがどのように協力するかが重要です。まず分業を進めることで、各メンバーが担当する業務を明確にし、仕事の効率を高めます。分業を進めることで、成長しても一貫した品質を維持し、安定したサービスを提供できるようになります。

また、分業が進むと各自がバラバラな仕事をし始める可能性があるため、コミュニケーションを通じて連携を強化する必要があります。これが調整の仕組みです。

職務同意書で役割や仕事を明確にする

職務同意書とは、社員一人ひとりが「自分の役割と責任」を明確に理解し、それを正式に認識するための書類です。会社の中で「誰が」「何を」「どこまで責任を持つのか」を明確にすることで、業務の境界がはっきりし、無駄な混乱やトラブルを防ぐことができます。

例えば、会社の目標を達成するためには、それぞれの社員が自分の役割を理解し、責任を持って行動することが欠かせません。しかし、役割分担が曖昧だと、「これは誰の仕事なのか?」「どこまでやるべきなのか?」といった問題が生まれ、仕事が停滞したり、責任の押し付け合いが起こったりします。職務同意書を作成することで、こうした曖昧さをなくし、組織がスムーズに機能するようになります。

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ステップ⑤ 現在の業務を仕組み化する

これまでのステップで、実際に業務を仕組み化していく準備が整います。大事なのは、これらのステップを抜かさずに行うことです。たとえば、理念体系が明確でないまま仕組み化に取り組んだとした場合、

  • マニュアルを作るにしても、どのような作業手順にすればいいのかわからない。(本来、マニュアルは理念を現場で実現させるためのもの)
  • 社員の協力を得られない(社員からすると、単に仕事が増えただけという感覚になる)
  • 仕組み化する目的が明確にならないので、形骸化する

といったような問題が生じてしまうからです。

業務内容の整理

まずは、今どんな業務が行われているのかを正確に把握することが重要です。現状を知らないまま改善しようとしても、的外れな対策になりかねません。

現在の業務の流れを明確にしましょう。どの業務が、どんな手順で進められているのか、誰が担当し、どのくらいの時間がかかっているのかを洗い出します。これにより、業務の全体像がつかめ、課題が見えやすくなります。

以下の図のように大項目、中項目、小項目くらいで、現在の業務を洗い出してみましょう。

仕組み化のための業務整理

 

改善ポイントの特定

業務の中で、時間がかかりすぎている部分、作業の重複、無駄な手順などをピックアップします。現場の意見やデータをもとに、どこを最適化すれば業務効率が上がるのかを分析します。

私たちが仕組み化をご支援する際には、以下の3つポイントで現状を分析します。

  1. 効果性:その業務の効果は十分か?
  2. 効率性:その業務の効率は十分か?
  3. 仕組み化の度合い:その業務はどの程度仕組み化が進んでいるか?

業務の見直し

分析の結果、すでに必要なくなったものや、別の方法で簡素化できるものがあるかもしれません。それらを以下の方法で改善していきます。

  • 廃止:業務自体を無くす。
  • 削減:頻度、回数、量を減らす。
  • 容易化:簡単なやり方にする。
  • 統合:類似業務をまとめて容易にする。
  • 分離:複雑な業務を分離し、単純なものにする。
  • 順序替え:業務の手順を変えて効率化する。
  • 担当替え:別の担当者や部署に業務を移管して効率化する。
  • 自動化:ツールやソフトウェア、機械で代替する。

業務の標準化

現状の業務を分析し、改善したら、次はその業務を標準化する段階です。標準化することで、誰でも一貫した品質で業務を進められるようになり、組織全体の安定性が増します。全員が同じやり方で仕事を進めることで、無駄やばらつきがなくなり、結果的に効率が上がります。



  • 業務のフローを整理
    各業務の流れを再整理し、どの順番で行うべきかを見直します。無駄な手順や重複した作業は省き、よりシンプルで効率的な流れを作り上げていきましょう。
  • 役割分担の明確化
    各業務の担当者を明確にすることが重要です。「誰が何をするのか」をはっきりさせることで、責任の所在が明確になり、業務の進行がスムーズになります。
  • 見える化の仕組み作り
    標準化された業務フローは、全員がアクセスできる形で見える化することがポイントです。簡単なフローチャートやチェックリストを作成し、誰でもすぐに参照できるようにして、共有します。これで、誰でも即座に業務を確認でき、また新しいメンバーも迅速に業務を覚えられるようになります。

マニュアル化の推進

業務が標準化できたら、次はその流れをマニュアルに落とし込みます。マニュアル化することで、業務の一貫性が保たれ、誰でもスムーズに業務を遂行できるようになります。また、業務がマニュアル化されることで、新しいメンバーが入った時にも即戦力として活躍できるようになります。

  • 手順書の作成:どの業務も手順が明確にわかるように記載します。具体的な作業内容、使用するツール、判断基準など、あらゆる詳細を盛り込みます。しっかりとしたマニュアルがあれば、業務に不安を感じることもなくなり、安心して遂行できるようになります。
  • トレーニングの実施:マニュアルがあっても、それだけでは不十分です。実際にその仕事を経験し、理解することが大切です。マニュアルに基づいた実践的なトレーニングを行うことで、業務の理解度が深まり、より効果的に業務をこなせるようになります。
  • 定期的なレビュー:業務は常に変化します。新しいツールや方法が登場することもありますので、マニュアルは定期的に見直し、更新する必要があります。運用しながらフィードバックを集め、改善点を反映させていくことで、常に最新で実用的なマニュアルを維持できます。
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ステップ⑥未来に向けた仕組み作り

現状業務の標準化とマニュアル化が進むと、業務が効率化され、精神的にも時間的にも余裕が出てくるはずです。そうなったら、次は「未来を見据えた仕組み作り」に移ります。より具体的にいえば、先のステップでカバーした、目標&指標に貢献する仕組みづくりに注力します。以下のような観点で考えてみましょう。

事業が大きくなったとき、今の仕組みは通用するか?

例えば、店舗数が増える、あるいはスタッフが増えても、今の仕組みでうまく回るかを考えてみてください。現状の業務フローや管理体制が、拡大後にも柔軟に対応できる仕組みになっているかどうか、見直すことが大切です。

今のツールやITシステムは、事業が成長しても使い続けられるか?

事業が大きくなると、今のITシステムやツールがそのままでは足りなくなることもあります。

新しい人材を育成する仕組みはどうなっているか?

事業が成長すれば、新しいメンバーがどんどん入ってきます。社員教育や研修の仕組みが、人数が増えても機能するかどうかを確認しておきましょう。育成の仕組みがしっかりしていれば、どんな社員もスムーズに成長し、活躍できるようになります。

次のリーダーや経営陣を育てる仕組みは整っているか?

自分がいなくても事業が回るように、リーダーシップの仕組みが整っているかを考えましょう。後継者や次世代の経営陣を育てる仕組みを作ることで、将来的な経営の安定性が高まります。

リスク管理の仕組みはどうなっているか?

事業が大きくなると、リスク管理の仕組みも重要です。キャッシュフローや設備投資、人員配置など、リスクを予測し、管理する仕組みが整備されているかをチェックしましょう。

 

まとめ:仕組み化は自社独自の仕事のやり方に再現性を持たせること

以上、仕組み化のやり方について見てきました。大切なのは、仕組み化は自社独自の仕事のやり方に再現性を持たせること、という定義を忘れないことです。今やっている業務を単に標準化、マニュアル化するだけでは、理想とする会社は出来ません。自社の理念やブランド、さらに言うならば、経営者自身の人生観が反映された仕事のやり方とは何なのかをまずは考えることが大事です。これが会社の差別化をもたらし、利益を生み出すのです。そして、そのやり方を再現可能にするからこそ、会社が成長していきます。

ぜひ本記事をもとに、仕組み化に取り組んでいただければと思います。なお、仕組み経営では本記事のやり方に沿って、仕組み化をご支援しています。詳しくは以下から仕組み化ガイドブックをダウンロードしてご覧ください。

>仕組み化ガイドブック:企業は人なりは嘘?
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