属人化とは？わざと起こされることもある
属人化とは、業務や責任が特定の人物に過度に依存し、その人物がいないと業務が滞る状態を指します。
このような状況が進行すると、組織全体の柔軟性が失われます。問題が起きた際に対応が遅れることもあります。特定の人物が持つ情報やノウハウがチーム全体に共有されず、効率が低下するのです。
属人化が進んでも、その人物がいる限り業務はスムーズに進行するかもしれません。ただ、その人物が欠けたときに組織全体が混乱するリスクを抱えることになります。
これにより、業務の引き継ぎやリスク管理が不十分になります。結果として、組織の成長を妨げることになります。
この記事で扱うのは、属人化のなかでも「本人が意図して起こしている」ケースです。属人化そのものの意味・読み方・対義語・解消方法については、属人化とは？意味・読み方と対義語、解消方法の記事にまとめていますので、そちらをご覧ください。
属人化をわざとする人の理由
属人化は多くの場合、企業にとって避けるべき課題ですが、残念ながら意図的に属人化を進める人もいます。
ここでは属人化をわざとする人の理由について、詳しく解説します。
自分に対する評価を高めるため
1つ目の理由は、自分に対する評価を高めるためです。
属人化を進める人のなかには、業務を独占して他の人からの依存度を高めようとする人がいます。そうして自己評価を上げるわけです。
例えば、あるプロジェクトのリーダーが、自分がいないと進行しないように業務を独占するケース。プロジェクト成功時にその貢献度を強調して評価を高める、という戦略です。
これにより自分の立場が強化されます。他のメンバーにとって不可欠な存在になれるわけです。
自分の責任から逃れるため
2つ目の理由は、自分の責任から逃れるためです。
属人化を進めると、自分の責任を回避できる場合があります。他の人に業務や問題の責任を押し付けられるからです。
たとえば、あるマネージャーが特定の業務を他のメンバーに依存させるケース。その業務に関わる問題が発生したときに、責任を負わずに済むようにしています。
重要な業務を他者に依存させて自分のリスクを低減する。問題が発生したときにその責任を負わなくても済む、という意図です。
変化を避けるため
3つ目の理由は、変化を避けるためです。
変化を嫌い、安定した状況を保とうとする人々も、属人化を進めることがあります。
新しいシステムや手法を導入せず、現状維持を選ぶ。そうすればリスクを避けられますし、自分の立場や業務の流れも守れます。
たとえば、新しい業務システムの導入に反対して既存の方法を維持しようとする。業務の流れを変えず安定させようとする典型的な事例です。
属人化が進むと業務の流れが変更されません。安定した状況が保たれるため、この方法を選ぶ人もいます。
そもそも属人化は何が悪いのか
「属人化と言われても、その人がちゃんと回しているなら別にいいのでは」と感じる方もいます。この感覚は間違いではありません。属人化そのものが悪いのではなく、放置した結果として起きることが問題なのです。
具体的には、次の3つが起きたときに初めて「悪い」と言えます。
- その人が休むと業務が止まる……一日の休みで社内が慌てる状態なら、すでに会社側のリスクになっています
- 教える人がいないので次の人が育たない……本人の善意とは関係なく、育成の入口が塞がっています
- やり方が本人以外に見えないので、改善のしようがない……良いやり方でも、見えなければ他へ広がりません
逆に言えば、この3つが起きていなければ、慌てて手を打つ必要はありません。「特定の人が詳しい」というだけの状態と、「その人しか触れない」状態は別物です。
⚠️ ここで大事なのは、悪いのは人ではなく状態だという点です。「属人化させている人がいる」という見方で社内を探し始めると、犯人探しになって誰も情報を出さなくなります。見るべきなのは、その業務が止まったときに会社がどうなるか。それだけです。
属人化をわざとするリスク
属人化が特定の人でわざと進められてしまうと、企業にはさまざまなリスクが発生します。
ここではそのリスクについて詳しく解説します。
不公正な評価
1つ目のリスクは評価が不公正なものとなってしまうリスクです。
属人化が進むと、特定の人物に過度に依存する状況が生まれます。その結果として不公正な評価が行われる可能性があります。
たとえば、プロジェクトの重要な部分を一人の社員に依存させたとします。その社員が成功すると貢献が強調される一方で、他のメンバーはどれだけ努力しても評価されません。
業務の一部が特定の人に依存していると、その人がいないと業務が回りません。だから、その人の評価は過大になりがちです。
逆に、他のメンバーは貢献しているのに評価されないことが多くなります。不公平感が生まれ、モチベーションが低下する恐れがあります。
情報の非共有
2つ目のリスクは、情報が共有されなくなることです。
特定の人物に業務が依存していると、その人物が持っている情報や知識が組織全体に共有されません。
具体的には、特定の部門のリーダーに重要な業務のノウハウが集中します。するとリーダーが不在のときに業務が停滞します。他のメンバーは必要な情報を手に入れられず、トラブルが発生しても迅速に対応できません。
この状態では、他のメンバーが同じ業務を行うときに必要な情報が手に入りません。全体の効率が低下します。
特に情報の流れが一方向的だと、問題が発生したときに迅速な対応ができません。
人材育成の停滞
3つ目のリスクは、人材育成が停滞するリスクです。
属人化が進むと、業務の進行が特定の人物に依存します。そのため、新たに入ってきたメンバーの育成が進みません。
たとえば、プロジェクトを担当しているメンバーが特定の業務を独占しているとします。新しく入ったメンバーや後継者はその業務を学ぶ機会がありません。将来そのメンバーが抜けたとき、組織全体に大きな影響が出ます。
組織の成長において、後継者や新しい人材の育成は不可欠です。ところが属人化が進むと後任が育ちません。急な欠員が発生したときに組織が対応できなくなります。
トラブルの隠蔽
4つ目のリスクはトラブルが隠蔽されてしまうリスクです。
属人化が進行すると、問題やトラブルが発生しても、その人物が問題を隠蔽することがあります。
特定の部門のリーダーが問題を隠蔽してしまい、後にその問題が大きくなり、組織全体の信頼性や業務の進行に悪影響を及ぼすケースがあります。
特定の人物に依存していると、その人物がリスクを軽視したり問題を報告しなかったりします。そのため、組織内で問題が大きくなる前に適切な対応ができません。
結果として、問題が組織全体に広がる前に対処できず、深刻化する恐れがあります。
業務効率の低下
5つ目のリスクは業務効率が低下してしまうリスクです。
属人化が進むと、業務の進行が特定の人物に依存します。その人物の不在や負担の増加によって業務効率が低下します。
特定の人物が重要な業務を担当しているとします。その人物が欠席したり過労で効率が下がったりすると、全体の業務が滞ります。
例えば、業務が特定の人物に集中していると、その人が欠席したときや他の業務で忙しいときに業務が停滞します。
これにより、組織全体のパフォーマンスが落ちてしまうリスクがあります。
属人化の原因を「なぜなぜ分析」で掘る
防止策に入る前に、原因の見つけ方を一つご紹介します。「なぜなぜ分析」は、属人化の原因を掘るときに相性の良い方法です。表面に出ている「あの人が抱え込んでいる」で止まらず、その手前にある会社側の事情まで届くからです。
実際にやってみると、たいていこうなります。
- なぜAさんしかできないのか → 手順が書かれていないから
- なぜ手順が書かれていないのか → 書く時間が業務として確保されていないから
- なぜ確保されていないのか → 書くことが誰の仕事にもなっていないから
- なぜ誰の仕事にもなっていないのか → 会社として書けと言ったことがないから
4回掘っただけで、原因は本人の性格から会社の設計へ移ります。ここまで来ると、打つ手も変わります。「Aさんに共有してもらう」ではなく「手順を書く時間を業務時間に入れる」になるわけです。
⚠️ ただし、意図的に属人化させているケースでは、この分析だけでは足りません。本人が「共有すると自分の立場が弱くなる」と考えているなら、手順を書く時間を用意しても書かないからです。その場合は、次の防止策とあわせて「共有した人が損をしない形になっているか」を確認してください。共有した人の評価が下がる仕組みになっていれば、誰も共有しません。
属人化をわざとさせないための防止策
属人化を防ぐには、業務を誰でも実行できるように標準化することです。あわせてマニュアル化すると効果が大きくなります。
業務の流れを明確にし、誰でも同じレベルで業務を進められるようにします。そうすれば特定の人物に依存せず、効率的に仕事が進む環境が整います。
具体的には業務フローを文書化し、全員がアクセスできるようにします。そうすることで、業務を誰でも引き継げる形になります。前段の作業として業務標準化から入る方法もあります。
また、特定の人物に依存しないためには、情報をチーム全体で共有できる仕組みを整えることが重要です。
業務に必要な情報やノウハウは、チームメンバー全員が簡単にアクセスできるようにします。そうして情報の非共有によるリスクを回避しましょう。
クラウドベースのツールや共有ドライブなどを利用することで、効率的な情報共有が可能になります。
さらに、役割を定期的にローテーションさせると、特定の人物に業務が依存しなくなります。複数の業務をこなせる人を増やす多能工化の考え方も参考になります。
業務の担当者を入れ替えると、どのメンバーも重要な業務を遂行できるようになります。チーム全体のスキルアップにもつながりますし、仕事の任せ方そのものが上達します。
また、各メンバーの負担を軽減し、業務の効率が向上します。
属人化の解消方法については、こちらの記事でも詳しく解説していますのでぜひご覧ください。
まとめ
属人化を防ぐことは、組織の健全な運営と成長に不可欠な要素です。
リスクを理解し、業務の標準化や情報共有、役割のローテーションを積極的に実行する。それによって属人化によるリスクを回避できます。
これらの対策を取り入れることで、効率的で持続可能な組織を作り上げましょう。
仕組み経営では、属人化を解消する標準化のご支援をしています。詳しくは以下から仕組み化ガイドブックをダウンロードしてご覧ください。
