清水直樹
今日は仕事を任せるための仕組みについて解説していきます。

毎日、忙しく働ているけれど、なぜか会社が成長しない、ということもあると思います。そのような状態から抜け出すには、経営者は仕事を社員に任せ、本来経営者がやるべき仕事に集中する必要があります。しかし、社長が行っている仕事の中には、任せるのが難しいがあったり、安心して任せられる能力ある社員がいない、という悩みもあるでしょう。

そこで本記事では、安心して仕事を任せるための考え方や仕組みについて見ていきましょう。

仕事を任せる際の不安

仕事は任せたいけど、まだ不安・・・

以前任せたことがあったけど失敗した・・・

というような思いをお持ちの方もいると思います。

また、自分は仕事を任せたつもりだったのに、締め切り日になって、”あれ、今日まででしたっけ?”や”どうすればいいかわからなくて、、、”と言われたことはないでしょうか?

このような経験がある人は多く、

”任せると余計時間がかかる。”

”自分でやったほうが出来上がりが良い。”

というように、人に任せるより自分でやったほうが良い、という結論になりがちです。これでは経営者はいつまでたっても忙しいまま。本来の仕事に集中できません。

こうならないために、仕事を任せるスキルを学ぶ必要があります。

”仕事を任せる方法”は仕組み化することで不安は無くなる

さらに、私たちは、仕事を任せる際の社内の仕組みやルールも統一しておくことをお勧めしています。なぜならば、たとえばあなたの仕事を任せるスキルを学んだとしても、次に管理職になる人はまたあなたと同じ問題に突き当たるからです。

仕事の任せ方も仕組みにしておけば、新しく管理職になった人もその仕組みに則って正しく仕事を任せることが出来ます。

 

「社長や上司の考え方」が仕事を任せるのを妨げている

まず、仕事を任せるのを妨げる考え方を排除していきましょう。私たちがこれまでご支援をお手伝いしてきた経験から言うと、仕事を任せることに失敗する原因は、社長や上司の考え方にあることが多いのです。

例えばどういうことかというと、

「自分だけがこの仕事をできる」という思い込み

「社員に任せるよりも自分でやったほうが早いんじゃないか」という考え方

「自分が全て監視しないと安心できない」という幻想

「忙しさ中毒」(Busy being Busy 。忙しくすることで忙しいということ)に慣れきっている

といったことです。

これらの誤った考え方について見ていきましょう。

仕事を任せる際の間違い①試行錯誤を許さない

社長やベテラン社員は、自分のスキル、能力をいろんな失敗とか試行錯誤しながら身につけてきたと思います。一方で、その仕事を誰かに任せようとしたときには、試行錯誤を許さないという傾向があります。自分は試行錯誤して身につけてきたのに、社員にそれを任せるときには、絶対失敗するなよ、というプレッシャーを与えながら任せようとする、ということなのです。これは理不尽ですよね。

ですからこの考え方を変えないといけない。自分も試行錯誤して、いっぱい失敗もしながら今の能力を身につけたのだから、社員の人もそれと同じように考えてあげないといけないということですね。まずこの考え方のシフトが必要になっていきます。上手くやるためには試行錯誤や失敗を許容しなくてはならない。ただし、これまで自分がやってきた失敗を繰り返さないようにフォローする、ということが大切です。

仕事を任せる際の間違い②100/0の委任

100/0の委任というのは、ある仕事を誰かに任せたいとします。そのとき、その仕事を全部任せようとすることです。その仕事の中には簡単な作業もあれば、高度な判断が必要な作業もあるはずです。それを考慮せずに、仕事を大きな括りで任せてしまいがちです。そうではなく、仕事を分解し、部下が自分一人で出来るところから徐々に任せていくことです。

仕事を任せる際の間違い③時間がかかることを許さない

仕事を社員に任せるより、自分でやったほうが早いと思う人もいると思います。よくありがちなのは、ある仕事を社員の人に任せて、彼らがアウトプットを出してくるわけですが、如何せん遅い。そして、いざ成果物出てきたら自分が想定しているイメージと違うものが出くる。そうなると、もう 1 回やり直しだ、となります。

そのやり取りを何回か繰り返して、なんとか納得できるアウトプットが出てきた。そうなると、社長や上司としては社員に任せるよりか自分でやったほうが早い、と思ってしまうわけです。この考え方が仕事を任せることを妨げています。社長や上司から任された仕事を社員がやると時間かかるというのは当たり前なのです。もちろん能力的なこともそうだし、社員としては絶対失敗しちゃいけないと思って慎重にやるわけです。なので時間がかかるのは当たり前だと考えた方がいいですね。

仕事を任せれば10倍時間がかかる

海外のとある起業家の話で、「10 倍の時間基準」というのがあります。例えば社長が自分でやったら 1 時間で終わる仕事があるとします。それを社員に任せた場合時間の猶予は 10 倍与えろと。つまり 10 時間でやれればいい、と考えろという基準です。10 時間以内でやればいいし、10 時間超えたらもうちょいスピード上げてね、と言うべきなのです。もちろん、だんだん慣れてくので、かかる時間は減っていくから、どんどん短縮されてきます。なので、最初は自分でやったほうが早いのですが、10 倍は我慢してあげなさいということです。

仕事を任せる際の間違い④すべてを監視する

仕事を任せたものの、自分が全てを監視したいという欲求、不安がある人は、なかなか任せられません。確かにその気持ちは分かります。会社の中でも大事な業務がありますので、それは監視しないとお客様への価値提供が緩んでしまうときがあります。ただ、それを目視による監視からだんだんと数字、指標による管理、そしてその数字を達成しようという規律の文化を整えていくことで、目視による監視の代わりにするという考え方に変えていきましょう。

仕事を任せる際の間違い⑤忙しさ中毒

忙しさ中毒というのは、忙しくしていることに安心している人のことを指します。忙しい、忙しいと言っている社長は大体忙しさ中毒になっています。そういう社長は、様々なことを平均的なレベルでやっていることが多いでしょう。

しかし、本来、リーダーがやるべきことは、 1 つのことを極めていくことなのです。それがワールドクラスになるための方法です。これによって時間のゆとりができたり、忙しくなければ仕事している気がしない、という感情から脱出できます。



仕事を任せる際の間違い⑥任せ方が属人的

世の中には、仕事を任せるのが上手い人もいれば、下手な人もいます。両者が社内に混在していると、ある部署では上司が仕事を任せるのが上手いために、部下も育つし、上司も管理職の仕事をきっちりこなせる。しかし、別の部署では上司が上司が仕事を任せるのが下手なために部下が育たず、管理職がいつまでもプレイヤーになっている、という状態が続きます。これは会社としてはよろしくない状態です。そこで、仕事を任せることも仕組みと捉え、社内にその仕組みを創っていなかければいけません。

 

「丸投げ、放置」にならない仕事の任せ方の手順とコツ

仕事の丸投げや放置は、任せられたほうが一番嫌がるやり方です。社長や上司は、任せた仕事の進捗をフォローアップすることも大事です。しかし、ここでも注意が必要です。

多くの社長や上司は、唐突に、”あれ、どうなった?”と問いただすことをしがちです。

これはお勧めできません。任せられた側にも仕事のスケジュールがあり、それに沿ってあなたから任せられた仕事の計画を立てているのです。また、唐突に問いただされても報告する準備が出来ていません。

ですから、仕事を任せるときには、いつ進捗報告してもらうかも事前に決めておくべきです。そうすることで、任せられた側もそれが大事な仕事であることを認識できます。

では、「仕事を任せる=丸投げ、放置」にならない任せ方の仕組みをどう創っていくかを見ていきましょう。

丸投げしない仕事の任せ方

任せる仕事を特定する

任せたい仕事を特定します。当たり前のことですが、意外と疎かになりがちです。全ての仕事は、始まりがあり、終わりがあります。仕事を任せる際、どこからどこまでを任せるのかを明確に指定しなくてはなりません。たとえば、お客様用の提案書を作る仕事を任せるとしましょう。この際、仕事の始まりはどこでしょうか?提案書づくりのためにお客様にヒアリングするところから任せるのか?もしくはそれはもう終わっているのか?また、仕事の終わりはどこでしょうか?ラフ案が出来ればいいのか?お客様に実際に提出するレベルのものを求めるのか?

このような感じで任せる仕事を特定します。

任せる相手を特定する

これも明白なケースが多いかもしれませんが、任せようとしている仕事にその人が適任かどうかを判断することが大切です。その人の能力はもちろん、その分野に対する成長意欲、既存の仕事との時間の兼ね合いなどを考慮します。また、もし適任者がいない場合には、誰かをトレーニングしてあげることも必要かもしれません。あなたが期待する水準で仕事をしてもらうために、どんな知識やトレーニングが必要かを考えましょう。面倒なようですが、長い目で見れば、それが時間の節約になるでしょう。

任せる前に取り除く

任せる仕事と任せる相手が決まったら、その人が行っている仕事のうち、優先順位が低いものを後回しにさせるか、誰か別の人に回してあげましょう。というのも、部下は既にほかの仕事で忙しいケースが多く、新たに依頼された仕事を受け入れるキャパシティが無い可能性があるためです。その場合には、仕事を追加する前に、取り除いてあげたほうがうまく行きます。

仕事を任せる

実際に部下に仕事を任せます。その際、以下のような点を確認しましょう。

  1. 任せた内容を書面に残す。そうすることで、お互いの齟齬が無くなる。
  2. その仕事を完了させるためのツールや情報をすべて持っているか?つまり、社員がその仕事を完了させるために、いろいろと自分で判断できるようにしなくてはならない。
  3. 期限を設けたか?期限は細かいほうが良い。日付だけ指定するのではなく、時刻も指定しよう。
  4. 社員はその期限に間に合うか? 単純に、物理的な時間がないという理由で、仕事が完了しないという事態を避けなくてはならない。
  5. 中間報告日は必要か?必要ならばいつか?
  6. 仕事の目的と基準を伝える。その仕事が単なる作業ではなく、会社の大きな目的や顧客のために役立つことを伝える。また、どのレベルで行うことを期待するのかという基準も伝えます。
  7. 部下のキャリアにつながることを伝える。その仕事をこなせるようになることで、彼らのキャリアにつながることを伝える。

1on1ミーティングで進捗をフォローする

締め切り日にいきなり報告を求めるのではなく、1on1ミーティングを定期的に行い、仕事の進捗確認やフォローをしましょう。

1on1ミーティングについては以下にやり方を記載しています。

1on1ミーティング完全ガイド。話すことがなくて困ったら読む記事。

 

まとめ:仕事を任せる仕組みを作ろう

いま挙げたような注意点とコツを参考に、自社独自の仕事を任せる仕組みを作りましょう。そして、それを全社員に周知するようにしましょう。

人によって仕事の任せ方が違う、というのは”人依存”の会社の典型です。これは上司部下の人間関係が崩れる原因にもなりますし、お互いのストレスにもなります。

仕事の任せ方も仕組み化することで人を責めたり、余計なストレスを減らすことが出来ます。

また、様々な業務を仕組み化し、マニュアル化、チェックリスト化しておくと、仕事を任せるのも非常に容易になります。仕組み経営では、仕事の任せ方のみならず、会社全体を仕組み化し、”仕組みで成長する会社”づくりをご支援しています。詳しくは以下のガイドブックからご覧ください。

 

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