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仕事を任せる仕組みを解説

もしあなたが中小企業やスモールビジネスの経営者ならば、本来経営者がやるべきではない仕事も日々たくさんこなしていることでしょう。毎日、忙しく働ているけれど、なぜか会社が成長しない、ということもあると思います。そのような状態から抜け出すには、経営者は仕事を社員に任せ、本来経営者がやるべき仕事に集中する必要があります。

仕事を任せる際の不安

仕事は任せたいけど、まだ不安・・・

以前任せたことがあったけど失敗した・・・

というような思いをお持ちの方もいると思います。たとえば、自分は仕事を任せたつもりだったのに、締め切り日になって、”あれ、今日まででしたっけ?”や”どうすればいいかわからなくて、、、”と言われたことはないでしょうか?

このような経験がある人は多く、

”任せると余計時間がかかる。”

”自分でやったほうが出来上がりが良い。”

というように、人に任せるより自分でやったほうが良い、という結論になりがちです。これでは経営者はいつまでたっても忙しいまま。本来の仕事に集中できません。

こうならないために、仕事を任せるスキルを学ぶ必要があります。

さらに、”仕組み経営”の中では、仕事を任せる際の社内の仕組みやルールも統一しておくことをお勧めしています。なぜならば、たとえばあなたの仕事を任せるスキルを学んだとしても、次に管理職になる人はまたあなたと同じ問題に突き当たるからです。

仕事の任せ方も仕組みにしておけば、新しく管理職になった人もその仕組みに則って正しく仕事を任せることが出来ます。

「仕事を任せる=丸投げ、放置」は最悪

仕事の丸投げや放置は、任せられたほうが一番嫌がるやり方です。社長や上司は、任せた仕事の進捗をフォローアップすることも大事です。しかし、ここでも注意が必要です。

多くの社長は、唐突に、

”あれ、どうなった?”

と問いただすことをしがちです。これはお勧めできません。任せられた側にも仕事のスケジュールがあり、それに沿ってあなたから任せられた仕事の計画を立てているのです。また、唐突に問いただされても報告する準備が出来ていません。

ですから、仕事を任せるときには、いつ進捗報告してもらうかも事前に決めておくべきです。そうすることで、任せられた側もそれが大事な仕事であることを認識できます。

仕事を任せるコツ

では仕事を任せるコツをいくつか挙げてみましょう。

  1. その仕事を完了させる能力を持っているか?仕事を任せるする前に社員がその能力・スキルを持っているか確認しよう。
  2. その仕事にどんな知識やトレーニングが必要か理解しているか?あなたが期待する水準で仕事をしてもらうために、どんな知識やトレーニングが必要かを理解しよう。長い目で見れば、それが時間の節約になるでしょう。
  3. その仕事を完了させるためのツールや情報をすべて持っているか?つまり、社員がその仕事を完了させるために、いろいろと自分で判断できるようにしなくてはならない。
  4. 期限を設けたか?期限は細かいほうが良い。日付だけ指定するのではなく、時刻も指定しよう。
  5. 社員はその期限に間に合うか? 単純に、物理的な時間がないという理由で、仕事が完了しないという事態を避けなくてはならない。
  6. やっている仕事を書き出し、どの仕事を任せるのかをはっきりさせよう。
  7. 社員を成長させるために仕事を任せること。その仕事は、社員が能力を活用・開発するために役立つでしょうか?
  8. 社員が負う責任、そして彼らが果たすべき基準について社員と話し合おう。

 

まとめ:仕事を任せる仕組みを作ろう

いま挙げたような注意点とコツを参考に、自社独自の仕事を任せる仕組みを作りましょう。そして、それを全社員に周知するようにしましょう。

人によって仕事の任せ方が違う、というのは”人依存”の会社の典型です。これは上司部下の人間関係が崩れる原因にもなりますし、お互いのストレスにもなります。

仕事の任せ方も仕組み化することで人を責めたり、余計なストレスを減らすことが出来ます。

ぜひご参考にされてください。

 

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