今回のレポートでは、「社長の働く時間を減らしながら、収益を高める仕組み」と題してお送りします。
今回は、動画マーケテイングを手掛けるマッド・カッパー・マーケティング社の社長、マシュー・ミラーと彼のコーチとの会話を通じて、いかにして仕組み化を実現したか？をご紹介していきます。
マシューは仕組み化を実践し始めてわずか4か月で、現場の仕事時間を大きく減らし、空いた時間で新しい収益源を生み出すことに時間を使えるようになりました。
既存ビジネスを仕組み化して時間を作り、新しいことに取り組むというのは、まさに仕組み経営で目指す大きなテーマです。
マシューはどのようにしてそれを実現したのか？以下からご覧ください。
コーチ
今日のゲストはマッドキャッパースタジオのマシュー・ミラー氏です。まずは自己紹介と、会社の概要について教えて下さい。
マシュー
起業する前は、ロサンゼルスで約２０年間、テレビプロデューサー兼編集者をしていました。ですから、動画やコンテンツ制作の経験は豊富にありました。２００８－２００９年頃からユーチューブが流行りだし、顧客からユーチューブへの動画掲載と活用法について相談を受けるようになったことが、今のビジネスの始まりでした。そこからオンラインマーケティングやデジタルマーケティングの世界を知り、すっかりはまってしまったのです。
それまでに何度か事業の立ち上げを試みては失敗を繰り返していましたが、今回は上手く軌道に乗りました。デジタルマーケティングビジネスで生計を立て、家庭を支えられるほどの収入を得られるようになったのです。
始めたばかりの頃は依頼が来れば何でも受けていました。幸い最近はそこまでしなくても済むようになりましたが、当時は歯科から大企業まで、どんな顧客からの案件も受けていました。動画制作・デジタルマーケティングを通じてオンライン上で顧客の認知度を上げるということを、主にソーシャルメディアを用いて行っていました。
コーチ
グループコーチングを受けられたのはなぜですか。
マシュー
自動的に収益を上げるシステムを作るというコンセプトについてはよく理解していましたが、もっと詳しく教わりたかったのです。グループコーチングを通じて、本で学んだことを更に実践に移すことができました。何より、ビジネスの中で自分の役割の一部を他人に引き継ぐということを達成することができました。
まずは始めやすいところから手をつけました。既存のタスクリストから、繰り返し行われている作業や、チームメンバーに引き渡すことができそうな作業を洗い出しました。その結果、フルフィルメントの部分をシステム化することにしました。動画を制作したり、ソーシャルメディア上でマーケティングキャンペーンを展開する部分です。私自身はこのビジネスにおいて対顧客の営業の顔なので、顧客との関係を深めることに注力します。そこで、その後のフルフィルメントの業務をチームメンバーが私抜きで遂行できるようにするにはどうすればよいのかを検討しました。
コーチ
ご自身は顧客に対する営業活動に専念できるよう、その先の技術的な部分を切り取ってシステム化したということですね。動画広告を制作するとして、システム化した部分はメンバーに丸投げするのですか、それとも、そのプロセスはもっと細分化して文書化されているのでしょうか。
マシュー
数か月前まで、動画広告の制作方法に関して明確なプロセスはありませんでした。顧客のニーズを聞き出した後、戦略を立て、そこからタスクを書き出して各チームメンバーに割り当てていました。
新しい手法を導入し始めてからの大きな変化の一つは、それまで我々が提供していた諸々のサービスを切り捨て、最大の強みである動画制作・動画広告業だけに専念し始めたということです。自身の強みを把握しそれに応じてビジネスを展開することも、システム化への重要な一歩です。そして、さまざまな顧客の動画広告を担当するうちに、案件によってストーリーや出演者等の細部は違っても、動画制作のプロセスとしては基本的にどれも同じことの繰り返しだということに気付き始めました。どのような案件でも８５％くらいは同じです。まだ途中ではありますが、ここをシステム化しました。
コーチ
ビジネスのコアの部分を見える化し文書化されたことは大きな変化だったことでしょう。顧客側も、サービスの質やスピードの向上という影響を感じ取っているかもしれませんが、あなた自身にとって、ビジネスのシステム化は時間の削減になっていますか。
マシュー
そうですね、時間の削減になっています。私の下に優秀なオペレーションマネージャーがいるのですが、以前は私と彼の二人ともが全てをカバーし、ほぼ同じことをやっている状況でした。二人の間で役割分担が不明確だったのです。それは、私自身が本来担う役割に専念して実務を手放す勇気がなかったからかもしれませんし、システム化ができていなかったからかもしれません。
しかしシステム化による効率化を始めてからは、彼に完全に業務を引き継ぎ、その分、私は他の部分に注力できるようになったのです。実際、空いた時間を使ってビジネスを更に効率化したり、コンサルティング等のプロジェクトにも手をつけ、収益を上げています。以前は時間がなくてできませんでしたが、時間が生まれたことによって新しいことを学ぶと共に、更なる収益向上につなげられるようになりました。
コーチ
システム化の大きな利点は既存業務にかかる時間を削減して空いた時間をビジネスに還元し、柔軟性を上げられることでしょう。下請けのような作業に囚われるのではなく、あなたのように新しいアイディアを試したり、ビジネスの将来を描けるような仕事をしたいと考えている人は多いと思います。
起業家の多くは、ビジネスの現状を文書化し、それで満足して終わってしまいますが、あなたはその先を行き、何を切り捨てて何を簡素化するのか等を判断し、ビジネスを更に効率化させています。それはどのようにして行ったのですか。
マシュー
大抵の人は、自分の専門分野でなくても、対価が支払われるなら仕事の依頼を受けてしまうと思います。私も以前はそうでした。しかし、これはビジネスの正しいやり方ではないと考えています。何でも屋になってしまうのは良くない。自分の得意なこと、したいことだけに専念し、そのサービスだけを提供するべきなのです。私の専門分野は動画制作です。
私のしたいことはインターネット上での動画を使ったマーケティング・広告で、この分野の需要は今後益々増えていくことは明らかです。それならば、他のマーケティング手法については全て他人に任せて、自分自身の得意分野に専念したいと考えたのです。得意分野だけに集中してビジネスをスリム化した結果、収益は上がり、顧客は質の高いサービスを受けることができ、私の心配事も減りました。皆にとって良いことなのです。
コーチ
どんな仕事にも手を出す状況に陥ってしまうというのは、収益を上げたいという気持ちから、ビジネスニーズというよりも顧客ニーズに引っ張られてしまう結果なのでしょうね。このやり方について、チームの反応はどうですか。
マシュー
賛成してもらっています。先日のグループコーチングで学んだ大切なことの一つは、システム化を実現するにあたってそれをマネジメントする役割の人をみつけるということでした。それは私自身の役割だと考えていたのですが、日々の業務の中でなかなか困難でした。今ではシステム化プロジェクトの責任者をマネージャーとして任命しています。業務量としては１０時間／週 程度です。定期的にチームメンバーで状況を共有し合うことによって、メンバー一人ひとりがこのプロジェクトの一員であることを実感できているようです。共有した情報をもとに、マネージャーが優先順位をつけてシステム化を実現していきます。
コーチ
システム化プロジェクトのマネージャーは必ずしもビジネスオーナーが担うべきだとは限らないということですね。多くの場合、ビジネスオーナーがするべきことはプロジェクトをリードすることであり、実務の遂行に適任かというとそうではありませんね。また、自分の業務を取って代われる人をみつけることも大切ですね。いつ頃から、どのようにして引き継ぎを行っているのですか。
マシュー
業務の移行は３ヶ月ほど前から行っています。自分のポジションを取って代わってほしいということを明確に伝えました。私もつい、いつまでも手出しをしてしまうタイプなので、時間はかかりますが、少しずつ進めています。
顧客もビジネスの変化に気付いています。顧客対応のスピードを大きく上げることができており、紹介も増えました。顧客から直接感謝やお褒めの言葉を頂くことも多くなりました。ビジネスのシステム化の結果だと思います。
コーチ
何でも屋になるより、ビジネスをスリム化することでサービスの質もスピードも向上したのですね。ご自身のストレスレベルに変化はありましたか。
マシュー
３０％減くらいでしょうか。確実に変化はあります。良く眠れるようになりましたし運動量も多くなりました。人からも、最近楽しそうだねと言われるようになりました。
コーチ
ストレスレベルがゼロになることはあり得ないので、適度なストレスは良いことでしょうね。今回予定している旅行で、あることを試すそうですね。
マシュー
妻がギリシア人なので、毎年ギリシア旅行をしているのですが、今年は今までで最長の６週間のギリシア滞在を予定しています。そしてそこでの目標は、その６週の間、半分以下の日数しか仕事をしないということです。これを実現するには、オペレーションマネージャーに業務を引き継ぐ必要がありました。今回が初めてのことです。この旅行は、ビジネスのシステム化が上手くいっているかどうかを試す格好の機会になるでしょう。私が不在でもビジネスが回るのかということです。きっとスムーズにいくと思っています。来週出発します。
コーチ
４ヶ月でここまで来られたのは素晴らしいと思います。今回の旅行から戻った後も、更に改善していくでしょう。来年の旅行の際には６週間ずっとパソコンはオフのままで過ごせるかもしれませんね。最後に、他の人へアドバイスをお願いします。
マシュー
一度に全てをやってのけようとしないということです。これは長いプロセスで時間がかかります。大切なのは毎週少しずつ、こつこつと続けることです。その過程は正直地味であまり楽しいものではありません。でもそれを続けた結果、たくさんの時間を得ることができます。
