5Sとは？意味と目的、続く5S活動の進め方と職場の例

5Sとは、整理・整頓・清掃・清潔・しつけの5つの言葉の頭文字をとったもので、仕事をしやすい職場を保つための基本の考え方です。読み方は「ごえす」です。5つとも、ローマ字で書いたときの頭文字が「S」になることから、この名前がついています。

5S活動は、製造業の工場で広まりました。いまでは事務所や店舗、病院など、さまざまな職場で取り入れられています。

ただ、5Sは始めるのは簡単でも、続けるのが難しい活動です。大掃除をした直後はきれいでも、数か月たつと元に戻ってしまう。そんな経験のある会社は多いのではないでしょうか。5Sが続かないのは、社員の意識が低いからではありません。どこまでやれば合格かという基準と、それを確かめる仕組みが決まっていないからです。

この記事では、5Sのそれぞれの意味と目的を整理します。そのうえで5S活動が続かない理由を見ていきます。続く5S活動の進め方5ステップとオフィスでの例、定着させるための運用も紹介します。

1. 5Sとは？

5Sの意味

5Sは、職場の環境を整えるための5つの取り組みです。日本産業規格の生産管理の用語でも、職場の管理の前提となる整理・整頓・清掃・清潔・しつけの頭文字をとったもの、とされています。

5つの言葉の意味は、次のとおりです。

• 整理……要るものと要らないものを分け、要らないものを捨てる
• 整頓……要るものを、誰でもすぐに取り出せる場所に決めて置く
• 清掃……身のまわりや道具をきれいにし、いつでも使える状態にする
• 清潔……整理・整頓・清掃ができた状態を、決めごとにして保つ
• しつけ……決めたことを、全員が続けて守れるようにする

最初の3つは、目に見える場所を整える取り組みです。あとの2つは、整えた状態を保つための取り組みです。5Sが続かない会社の多くは、最初の3つだけで止まっています。

なお、5Sの中から整理・整頓・清掃の3つを指して「3S」、5Sにほかの言葉を加えて「6S」「7S」などと呼ぶ会社もあります。呼び方は違っても、考え方の土台は同じです。

整理と整頓の違い

5Sの中でも、とくに混同されやすいのが整理と整頓です。

整理は「捨てること」、整頓は「置き場所を決めること」と覚えると分かりやすいでしょう。整理をせずに整頓から始めると、要らないものまできれいに並べることになります。棚や書類が増えるばかりで、探す手間は減りません。5Sは、必ず整理から始めます。

清潔としつけの違い

清潔としつけも、違いが分かりにくい言葉です。

清潔は、整った状態を保つための基準を決めることです。たとえば「机の上には、その日に使う書類以外は置かない」といった決めごとです。しつけは、その基準を全員が守り続けられるようにすることです。基準を伝え、守れているかを確かめ、守れていなければ一緒に直す。この繰り返しが、しつけにあたります。

2. 5S活動の目的

5S活動は、きれいな職場をつくることそのものが目的ではありません。きれいな職場は、次のような成果を出すための手段です。

• 探す時間が減る……書類や道具の置き場所が決まっていれば、探し物に時間をとられない
• ミスや事故が減る……要らないものがなければ、取り違えや、つまずき・落下などの事故が起きにくい
• 品質がそろう……道具や材料がいつも同じ状態にあれば、誰が作っても同じ品質になりやすい
• 異常に気づきやすくなる……決まった状態が保たれていると、いつもと違うところがすぐ目に入る
• お客様からの信頼が高まる……整った職場は、来た人に「きちんとした会社だ」という印象を与える

とくに見落とされがちなのが、異常に気づきやすくなる効果です。散らかった職場では、何かが足りなくても、壊れていても気づけません。決まった状態があるからこそ、そこからのずれが見えるのです。納品する商品やサービスの品質をそろえる考え方は品質管理とは？で解説しています。

5Sは社長の時間を取り戻す取り組みでもある

5Sは、現場の社員だけの話ではありません。社長自身の仕事環境にも当てはまります。

机に書類が積み上がり、パソコンのファイルはどこにあるか分からない。メールの受信箱には、読んだまま処理していないメールが何百通も残っている。こうした状態では、必要な情報を探すだけで時間がとられます。頭の中も「あれもやらなければ」でいっぱいになり、腰を据えて考える時間がとれません。

仕組み経営のプログラムでも、社長の仕事環境の整理整頓を、はじめのほうで取り組むテーマに置いています。社長の机と頭が整っていなければ、会社の仕組みを考える時間は生まれないからです。社長が働く時間を減らす方法は経営者の時間の使い方で紹介しています。

3. 5S活動が続かない3つの理由

5S活動を始める会社は多いのですが、続いている会社は多くありません。続かない理由は、次の3つにまとめられます。

理由1. 大掃除で終わっている

5Sを「年に一度の大掃除」のように扱うと、その日はきれいになっても、翌日からまた散らかり始めます。整理・整頓・清掃をやっただけで、清潔としつけ、つまり保つための仕組みを作っていないからです。

5Sは一度やれば終わる行事ではなく、毎日の仕事の中で続ける決めごとです。

理由2. どこまでやれば合格かが決まっていない

「きれいにしておくように」「整頓しておくように」という言葉だけでは、人によって受け取り方が違います。ある人にとってはきれいな机が、別の人には散らかって見えることもあります。

基準があいまいなままだと、確かめる人も判断できません。結局、社長や上司が「これは片付いていない」と指摘して回ることになり、指摘する人がいなくなると元に戻ります。

理由3. 誰が、いつ確かめるかが決まっていない

5Sの基準を決めても、守れているかを確かめる場がなければ、少しずつ崩れていきます。忙しい時期ほど後回しにされやすく、気づいたときには元の状態に戻っています。

この3つに共通するのは、5Sが社員一人ひとりの心がけに任されていることです。心がけに頼る限り、忙しさや人の入れ替わりで必ず崩れます。続く5Sにするには、基準と確かめ方を会社の決めごとにする必要があります。

4. 続く5S活動の進め方5ステップ

ここからは、5S活動を続く形で進める手順を紹介します。工場でも事務所でも、進め方の順番は同じです。

手順1. 何のために5Sをするのかを決める

最初に、5S活動で何を良くしたいのかを決めます。「探す時間を減らしたい」「取り違えのミスをなくしたい」「お客様を迎えられる事務所にしたい」など、目的を具体的な言葉にします。

目的がはっきりしていないと、社員にとって5Sは「言われたからやる掃除」になります。なぜやるのかが分かっていれば、社員は自分で考えて動けます。あわせて、まずどの場所から始めるかも決めておきます。最初から会社全体で始めるより、一つの部署や一つの部屋から始めたほうが、成果が見えやすく進めやすくなります。

手順2. 要るものと要らないものを分ける（整理）

決めた場所にあるものを、要るものと要らないものに分けます。判断に迷うものが多いときは、「使っているもの」「ときどき見るもの」「捨てられないが使っていないもの」の3つに分けると進めやすくなります。

使っているものは手元に残します。ときどき見るものは、少し離れた場所にまとめます。捨てられないが使っていないもの、たとえば保存の期間が決まっている書類などは、別の保管場所に移します。捨ててよいか迷うものは、「保留」と書いた箱に入れ、期限を決めて見直すとよいでしょう。

手順3. 置き場所と置き方を決める（整頓）

残したものの置き場所を決めます。よく使うものほど手元に、あまり使わないものほど遠くに置くのが基本です。

置き場所には名前を書いた表示をつけ、誰が見ても何がどこにあるか分かるようにします。棚や引き出しに表示があれば、使ったものを元の場所に戻しやすくなります。置き場所が担当者の頭の中にしかない状態をなくすことが、整頓の目的です。

手順4. 保つための基準を決めて書き出す（清掃・清潔）

整った状態を保つために、基準を決めて書き出します。たとえば次のような決めごとです。

• 机の上には、その日に使う書類以外は置かない
• 共有の棚の書類は、使ったらその日のうちに元の場所に戻す
• 終業前の5分間で、自分の机と共有の場所を片付ける
• 週に一度、要らないものが増えていないかを見直す

整った状態を写真に撮り、置き場所に貼っておく方法もあります。「この状態が合格」という見本が目に見えれば、言葉だけで伝えるよりずっと分かりやすくなります。基準は、実際にその場所を使っている社員と一緒に決めましょう。自分たちで決めた基準のほうが、守られやすくなります。

手順5. 確かめる人と時期を決め、続ける（しつけ）

最後に、基準が守れているかを、誰が、いつ確かめるかを決めます。週に一度、月に一度など、決まった時期に確かめる場を設けます。確かめるときは、手順4で決めた基準をチェックリストにしておくと、誰が見ても同じように判断できます。チェックリストの作り方はチェックリストの作り方で紹介しています。

守れていないところが見つかったら、担当者を責めるのではなく、なぜ守れなかったのかを一緒に考え、基準や置き場所のほうを直します。置き場所が遠すぎた、基準が細かすぎた、といった原因が見つかることも多いはずです。

5. オフィスでの5Sの例

5Sは工場のものと思われがちですが、事務所の仕事にもそのまま使えます。紙の書類だけでなく、パソコンの中やメールも5Sの対象です。

机と書類の5S

• 机の上には、いま取りかかっている仕事の書類だけを置く
• 書類のファイルは、中身がいっぱいになる前に新しいファイルに分ける
• ファイルには手書きではなく印刷した表示をつけ、決まった順番で並べる
• 必要な書類が1分以内に見つからないなら、置き方を見直す合図と考える

パソコンと共有フォルダの5S

• デスクトップには、いま作業中のファイルだけを置き、終わったら決まったフォルダに移す
• 共有フォルダは「使っているもの」「参考」「保存用」のように分け、分け方を全員でそろえる
• ファイル名のつけ方（日付・取引先名・書類の種類など）を決めておく
• 大切なデータは、外部の機器やクラウドに控えをとっておく

ファイル名や置き場所の決めごとがそろっていれば、担当者が休んでも、ほかの人が必要な資料を見つけられます。パソコンの中の5Sは、仕事を人に任せるための下準備でもあります。業務の引き継ぎについては業務の引き継ぎで解説しています。

メールの5S

• 受信箱は保管場所ではなく、処理する場所と考える
• メールを開いたら、すぐ返す・人に任せる・あとでやる・捨てるのどれかに決める
• あとで対応するメールは「要対応」のフォルダに移し、いつ対応するかを予定に入れる
• メルマガなど定期的に届くメールは、自動で別のフォルダに分ける

共有のメールアドレスを使っている場合は、誰が確認して対応するかを決めておきましょう。全員が見られる状態は、裏を返せば誰も責任を持っていない状態にもなりがちです。

6. 5Sを定着させるための運用

5Sを根づかせるには、手順を決めるだけでなく、会社の仕組みの中に組み込むことが大切です。

新しい社員に最初に教える

5Sの基準は、新しく入った社員に最初に教える内容に入れておきます。入社したときに教わったことは、その人にとっての当たり前になりやすいからです。

著書『仕組み化の経営術』では、会社を社員が学ぶ学校にたとえ、全社員が身につける基本として「会社の基本的ルール」や「生産性の高い働き方」と並べて5Sを挙げています。5Sを個人の心がけではなく、会社として教える内容にしておくと、人が入れ替わっても基準が受け継がれます。新しい社員の受け入れ方はオンボーディングとは？で紹介しています。

基準をマニュアルに残す

手順4で決めた基準や置き場所の決めごとは、マニュアルとして残しておきます。担当者が替わったときや、新しい場所に5Sを広げるときに、同じ基準をそのまま使えます。マニュアル全体の作り方はマニュアルの作り方で解説しています。

社長が率先して自分の机から始める

社員に5Sを求めるなら、社長自身の机やパソコンから始めるのが近道です。社長の机が散らかったままでは、社員に基準を守るよう伝えにくくなります。

それに、社長の仕事環境が整うと、探し物や「あの件はどうなった」と頭の中で抱えていることが減ります。空いた時間を、会社の仕組みを考える時間に回せるようになります。仕組みづくり全体の進め方は仕組み化とは？で解説しています。

7. 5Sのよくある質問

5S活動は、まずどこから始めればよいですか？

社員が毎日使い、散らかっていることで困りごとが起きている場所から始めるのがおすすめです。共有の書類棚や倉庫、共有フォルダなどが当てはまります。一か所で成果が見えると、ほかの場所に広げるときに社員の協力を得やすくなります。

社員が5Sに協力してくれません

多くの場合、5Sの目的が伝わっていないか、基準が上から決められていることが理由です。何のために5Sをするのかを伝えたうえで、実際にその場所を使っている社員と一緒に基準を決めてみてください。自分たちで決めた基準は、守られやすくなります。

5Sに時間をかける余裕がありません

最初の整理と整頓には、まとまった時間がかかります。けれども、一度置き場所と基準が決まれば、毎日の片付けは数分で済むようになります。探し物にかかっていた時間が減れば、5Sにかけた時間はすぐに取り戻せます。まずは小さな場所から始めて、効果を確かめてみてください。

5Sと業務改善はどう違いますか？

5Sは、職場の環境を整えて保つための取り組みです。業務改善は、仕事の進め方そのものを見直して、ムダやミスを減らす取り組みです。5Sで職場が整うと、仕事の流れのムダが見えやすくなり、業務改善を進めやすくなります。仕事の進め方を見直す方法は業務改善とは？で紹介しています。

まとめ

5Sとは、整理・整頓・清掃・清潔・しつけの頭文字をとったもので、仕事をしやすい職場を保つための基本の考え方です。5S活動が続かないのは社員の意識の問題ではなく、どこまでやれば合格かという基準と、それを確かめる仕組みが決まっていないことから起こります。

続く5S活動の進め方は、次の5つです。何のために5Sをするのかを決める。要るものと要らないものを分ける。置き場所と置き方を決める。保つための基準を決めて書き出す。確かめる人と時期を決め、続ける。

とくに大切なのは、整った状態を「基準」として書き出し、社員と一緒に決めて、決まった時期に確かめることです。5Sが心がけではなく会社の決めごとになれば、社長が声をかけて回らなくても、職場は整った状態に保たれます。

社員の方には、5Sを「担当が替わっても、誰でも同じように仕事ができる職場を保つための決めごと」と説明できます。置き場所や基準が会社に残っていれば、人が入れ替わっても仕事は止まりません。

まず一つ、書き出してみましょう。いま社長の机の上にあるもののうち、今日使うもの以外を「使っているもの」「ときどき見るもの」「使っていないもの」に分けるところからで十分です。仕事の決めごとを書き出し、社長がいなくても回る会社をつくる全体の手順は、無料のガイドブックで紹介しています。