職務分掌とは、会社の中で「どの役職が、どの仕事を受け持ち、どこまで自分で決めてよいか」を決めて書き出したものです。仕事のモレやダブりを防ぎ、判断が一人に集まらないようにするために作ります。
「この件は誰が決めるのか」がはっきりしない会社では、迷ったことはすべて社長のところに回ってきます。社員が判断を避けているように見えるかもしれません。けれども、多くの場合はそうではありません。どこまで自分で決めてよいかが、どこにも書かれていないのです。書かれていなければ、確かめに行くのがいちばん安全です。
この記事では、職務分掌の意味と、業務分掌・職務権限・職務記述書との違いを整理します。そのうえで、作っても機能しない3つの理由と作り方の5ステップ、職務分掌表の例を紹介します。
1. 職務分掌とは？
職務分掌の意味と読み方
職務分掌は「しょくむぶんしょう」と読みます。「分掌」は、仕事を分けて受け持つという意味です。
職務分掌では、役職ごとに次の3つを決めます。
- 仕事……その役職が受け持つ仕事は何か
- 責任……その仕事で、どんな結果に責任を持つのか
- 権限……その仕事について、どこまで自分で決めてよいか
決めた内容を会社の規程にしたものを「職務分掌規程」、役職と仕事を一覧にしたものを「職務分掌表」と呼びます。
業務分掌との違い
よく似た言葉に「業務分掌」があります。違いは、何を単位に分けるかです。
- 業務分掌……部署ごとに、受け持つ仕事を決めたもの（例: 経理部は請求と支払いを受け持つ）
- 職務分掌……役職や担当者ごとに、仕事・責任・権限を決めたもの（例: 経理課長は支払いの承認をする）
部署の数が少ない会社では、二つを分けずにまとめて作ってもかまいません。大事なのは、部署の受け持ちと、その中の誰が決めるのかが、両方とも分かる状態にすることです。
職務権限・職務記述書・役割分担との違い
職務分掌と一緒に出てくる言葉を整理しておきます。
- 職務権限（職務権限規程）……誰が何をいくらまで決めてよいかを決めたもの。決裁権限とも呼ぶ
- 職務記述書……一つの役職について、目的・仕事・求める基準をくわしく書いたもの
- 役割分担……チームの中で、目の前の仕事を誰が受け持つかを決めること
職務分掌は、会社全体を見渡して「どの仕事を、どの役職が受け持つか」を決めるものです。その中の「決めてよい範囲」をくわしく書いたものが職務権限です。一つの役職を掘り下げて書いたものが職務記述書にあたります。
2. 職務分掌を作るメリット
職務分掌を作ると、会社には次のような良いことがあります。
- 判断が社長に集まらなくなる……決めてよい範囲が書いてあれば、その範囲は担当者が自分で決められる
- 仕事のモレやダブりが減る……「誰かがやっているはず」「二人とも同じことをしていた」が起きにくくなる
- ミスや不正を防ぎやすくなる……お金を払う人と、それを確かめる人を分けておける
- 採用や配置の基準になる……その役職に何が求められるかが分かるので、誰を採るか、誰を置くかを決めやすい
- 引き継ぎが楽になる……担当が替わっても、受け持つ仕事と決めてよい範囲が残っている
いちばん効くのは最初の点です。組織図に部長や課長がいても、最終的な判断が社長を通らないと進まない会社は少なくありません。役職はあっても、その役職が決めてよいことが書かれていないからです。職務分掌は、組織図に中身を入れる作業だといえます。
なお、上場を目指す会社では、ミスや不正を防ぐ社内の決まりの一つとして、職務分掌や職務権限の規程を整えることが求められます。ただ、中小企業にとっての出番はそれだけではありません。社長がすべてを決めなくても回る会社にするための道具として、規模にかかわらず役に立ちます。
3. 職務分掌が機能しない3つの理由
職務分掌は、作ったのに誰も見ていない、ということが起きやすい文書です。原因はたいてい次の3つです。
理由1. 他社のひな形をそのまま使う
職務分掌規程のひな形は、探せばいくらでも見つかります。けれども、ひな形の部署や役職は、自社のものとは違います。名前を書き換えただけの規程は、実際の仕事と合いません。
その結果、規程に書いてある担当と、現場で実際にやっている人が食い違います。ひな形は項目の参考にとどめ、中身は自社の実際の仕事から作ってください。
理由2. 仕事は書いても、決めてよい範囲を書かない
「営業課長: 営業活動の管理」のように、受け持つ仕事だけを書いた職務分掌はよくあります。けれども、これだけでは値引きを何%まで自分で決めてよいのかが分かりません。
分からなければ、結局は社長に確かめに来ます。判断を社長から離すには、「何を、どこまで決めてよいか」まで書く必要があります。
理由3. 作ったあと、見直す時期を決めていない
会社は、人が増え、部署が変わり、新しい仕事が生まれます。職務分掌を作ったときのままにしておくと、半年もすれば実態とずれていきます。
ずれた文書は、誰も信用しなくなります。いつ、誰が見直すかを、作るときに一緒に決めておいてください。
3つとも、社員の意識の問題ではありません。どれも、作り方と運用の決め方の問題です。
誰が何を受け持ち、どこまで決めてよいかが書き出されていれば、社長に確認しなくても仕事は進みます。職務分掌だけでなく、組織図やマニュアルまで含めて会社の仕組みにしていく進め方を、無料のガイドブックにまとめました。
4. 職務分掌の作り方5ステップ
では、実際の作り方です。最初から完璧な規程を作る必要はありません。表計算ソフトで作る一覧表から始めてください。
手順1. 会社にある仕事を書き出す
まず、会社でしている仕事を書き出します。部署ごとに、ベテランの社員に1週間の仕事を挙げてもらうと早く進みます。
書き出すときは、「〜を作る」「〜を承認する」「〜を発注する」のように、動作の言葉で書いてください。「営業関係」「経理全般」のような書き方だと、誰がどこまでやるのかが分かりません。
細かい手順まで書く必要はありません。「請求書を発行する」までで十分です。システムへの入力の手順のような細かいことは、作業のマニュアルに書きます。
▶マニュアルの作り方7ステップ。テンプレートと種類別の実例つき
手順2. 仕事を部署と役職に割り振る
次に、書き出した仕事を、部署と役職に割り振ります。ここで二つのことが見えてきます。
一つは、誰の担当でもない仕事です。「なんとなく社長がやっていた」「気づいた人がやっていた」仕事がこれにあたります。もう一つは、二人以上が同じことをしている仕事です。どちらも、担当を一つに決めてください。
このとき、今の担当者の名前ではなく、役職の名前で割り振るのがポイントです。人で割り振ると、その人が辞めたときに書き直しになります。
手順3. 役職ごとに、決めてよい範囲を書く
ここが職務分掌の中心です。それぞれの仕事について、その役職がどこまで自分で決めてよいかを書きます。
決めてよい範囲は、数字や条件で書くとあいまいになりません。たとえば次のような形です。
- 備品の購入は、1回5万円まで課長が決めてよい。それを超えるものは部長が決める
- 値引きは、定価の10%まで営業担当が決めてよい。それを超えるときは営業課長に相談する
- お客様への返金は、1件3万円まで店長が決めてよい
金額は会社によって違います。大事なのは、今まで社長が決めていたことのうちどれを誰に渡すかを、ここで決めることです。最初は小さめの金額で始め、うまく回るのを確かめてから広げてもかまいません。
手順4. 報告と相談のしかたを決める
決めてよい範囲を渡したら、あとから社長や上司が知る方法も決めておきます。任せたあとに何も分からないと、上司は不安になり、結局は口を出してしまうからです。
たとえば「自分で決めたことは、週に1回まとめて報告する」「範囲を超えそうなときは、決める前に相談する」のように決めます。任せることと、知らせてもらうことを、同時に決めておくのがポイントです。
手順5. 社内に知らせ、見直す時期を決める
職務分掌表ができたら、社員に知らせます。とくに大事なのは、社長自身が「この範囲は、もう私には確認しなくていい」と口に出して伝えることです。社員は、書いてあっても社長に確かめたほうが安全だと考えがちだからです。
見直しは、半年から1年に1回が目安です。部署や役職を変えたときにも見直します。見直しの担当者と時期も、表の中に書いておくと忘れません。
5. 職務分掌表の例
社員20名ほどの会社を想定した例を挙げます。自社の部署と役職に置き換えて使ってください。
営業課長の例
- 受け持つ仕事……営業担当の目標を立てる、見積もりを確認する、大口のお客様を担当する、営業担当を育てる
- 責任を持つ結果……課の売上と、お客様からの信頼
- 決めてよい範囲……定価の15%までの値引き、見積もりの承認（1件300万円まで）、営業担当の訪問先の割り振り
- 報告すること……毎週の売上の見込み、15%を超える値引きの相談
経理担当の例
- 受け持つ仕事……請求書を発行する、入金を確かめる、支払いの準備をする、月の締めをする
- 責任を持つ結果……請求と入金にモレがないこと、支払いの期日を守ること
- 決めてよい範囲……決まった取引先への定期の支払いの準備。新しい支払い先の登録は課長の承認を受ける
- 報告すること……毎月の未入金の一覧
経理担当の例では、支払いを準備する人と、承認する人を分けています。お金にかかわる仕事は、一人で最後まで完結させないようにしておくと、ミスにも早く気づけます。
店長の例
- 受け持つ仕事……シフトを組む、売上と在庫を管理する、アルバイトを採用して育てる、お客様の苦情に対応する
- 責任を持つ結果……店の売上と、お客様の満足
- 決めてよい範囲……アルバイトの採用、1件3万円までの返金や代わりの品の手配、季節の売り場の作り方
- 報告すること……毎月の売上と人件費、3万円を超える返金の相談
どの例も、「決めてよい範囲」を金額や条件で書いています。「必要に応じて判断する」のような書き方では、結局は社長に確かめに来ることになります。
6. 職務分掌のよくある質問
小さな会社にも職務分掌は必要ですか？
人数よりも、「社長に確認しないと進まない仕事がどれだけあるか」で判断してください。10名ほどの会社でも、社長が休むと止まる判断が多いなら、作る価値があります。最初は規程にせず、一覧表で十分です。
職務分掌規程は、法律で作らなければいけませんか？
職務分掌規程は、法律で作ることが決められている文書ではありません。作るかどうかは会社が決めます。上場を目指すときや取引先から社内の体制を確かめられるときは、規程として整えておくと説明がしやすくなります。
▶社内ルールとは？一覧・例文とテンプレート、作り方と徹底方法
社員が決めた結果、失敗したらどうしますか？
決めてよい範囲の中で起きた失敗は、責めないでください。範囲を決めたのは会社だからです。失敗が続くときは、範囲が広すぎたか判断の材料が足りなかったと考えます。そして、範囲や手順のほうを見直します。ここで社員を責めると、次からまた社長に確認が回ってくるようになります。
まとめ
職務分掌についてご紹介してきました。要点を整理します。
- 職務分掌は、役職ごとに仕事・責任・権限を決めて書き出したもの。部署ごとに決めるのが業務分掌
- 決めてよい範囲をくわしく書いたものが職務権限、一つの役職を掘り下げて書いたものが職務記述書
- 機能しない原因は、ひな形の流用、決めてよい範囲を書かないこと、見直す時期がないこと
- 仕事を動作の言葉で書き出し、人ではなく役職に割り振る
- 決めてよい範囲は金額や条件で書き、報告のしかたと一緒に決める
最後に、いちばんお伝えしたかったことを書きます。何でも社長に確認が回ってくるのは、社員に判断する力がないからではありません。人が増えれば、一人に集まる判断はいずれあふれます。どこまで決めてよいかを書き出していない、会社の作りの問題です。
だからこそ、書き出すところから変えられます。今週、社長に確認が回ってきたことを並べてみてください。その中には、金額や条件を決めれば社員に任せられるものが、きっとあるはずです。
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