スキルマップとは、仕事に必要なスキルを縦に、社員の名前を横に並べ、一人ひとりがどこまでできるかを段階で示した一覧表です。誰が何をどこまでできるのかを、会社として見えるようにするために使います。
「この仕事は〇〇さんしかできない」という状態は、多くの会社にあります。けれども、それは担当者が仕事を抱え込んでいるからとは限りません。誰が何をできるのかが、社長や現場のリーダーの頭の中にしか書かれていないからです。書かれていなければ、次に誰に何を教えればよいかも決められません。
この記事では、スキルマップの意味と、人事評価や職務記述書との違いを整理します。そのうえで、作っても使われなくなる3つの理由と、作り方の5ステップ、仕事別の項目の例、人材育成につなげる使い方を紹介します。
1. スキルマップとは？
スキルマップの意味と別の呼び方
スキルマップは、仕事に必要なスキルと、社員一人ひとりの習熟度を一覧にした表です。会社によっては「力量表」「力量管理表」「スキル表」と呼ぶこともあります。海外では「スキルマトリックス」という言い方が一般的です。
形はとても単純です。縦にスキルの項目を並べ、横に社員の名前を並べます。交わったところに「1〜4」のような段階を書き込みます。表計算ソフトがあれば、すぐに作れます。
スキルマップで分かること
スキルマップを作ると、次の3つが見えるようになります。
- 誰が何をどこまでできるか……仕事を頼むとき、休みの代わりを探すときに迷わない
- 一人しかできない仕事はどれか……その人が休むと止まる仕事が、表の上で一目で分かる
- 次に誰に何を教えるか……教える順番と、教える人を決める材料になる
とくに大事なのは2つ目です。一人しかできない仕事は、その人が辞めたり休んだりしたときに初めて問題になります。スキルマップは、その前に気づくための道具でもあります。
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人事評価や職務記述書との違い
スキルマップとよく混同されるものが2つあります。
- 人事評価……一定の期間に、どれだけ成果を出したか、どう働いたかを評価し、処遇につなげるもの
- 職務記述書……その役割で何を担当し、何に責任を持つのかを書いたもの
- スキルマップ……いま誰が、どの仕事を、どこまでできるかを示したもの
職務記述書が「その役割に何が求められるか」を書くのに対して、スキルマップは「いま、それぞれの人がどこまでできているか」を書きます。人事評価が過去の成果を見るのに対して、スキルマップはこれから何を覚えるかを決めるために使います。
2. スキルマップを作るメリット
スキルマップを作ると、会社には次のような良いことがあります。
- 仕事が一人に集まっているところが分かる……手当てが必要な仕事から順に、教える人を増やせる
- 育成の計画が立てやすくなる……「なんとなくOJT」ではなく、誰に何をいつまでに教えるかを決められる
- 配置や休みの代わりを決めやすくなる……繁忙期や急な休みのとき、誰に頼めばよいかがすぐに分かる
- 社員が次に何を覚えればよいか分かる……自分の段階と次の段階が見えるので、学ぶ目標が具体的になる
- 社長やリーダーの頭の中を外に出せる……「あの人なら任せられる」という感覚を、会社の情報に変えられる
いちばん効くのは最後の点です。誰に何を任せられるかを知っているのが社長だけだと、仕事の割り振りはいつまでも社長の仕事のままです。表に書き出しておけば、リーダーが自分で割り振りを決められるようになります。
3. スキルマップが使われなくなる3つの理由
スキルマップは作るのは簡単ですが、作ったまま使われなくなることもよくあります。原因はたいてい次の3つです。
理由1. 項目があいまいで、人によって付け方が変わる
「コミュニケーション力」「段取り力」のような項目を並べると、付ける人によって点数が変わります。同じ人を見ても、上司が違えば「2」にも「4」にもなります。
項目は、実際の仕事の名前で書いてください。「見積書を作る」「新しいお客様の電話を受ける」「機械の朝の点検をする」のように、できたかどうかを目で確かめられる言葉にします。
理由2. 給与や評価と直接つないでしまう
スキルマップの段階がそのまま給与に反映されると、付ける側も付けられる側も構えます。本人は高めに付けたくなり、上司は甘くも厳しくもしにくくなります。すると、表が実態を映さなくなります。
最初のうちは、給与や評価とは切り離して使ってください。目的は、次に何を教えるかを決めることです。評価の仕組みとつなげるのは、表が実態どおりに付けられるようになってからで遅くありません。
理由3. 一度作って、そのままになる
スキルマップは、作った日から古くなっていきます。人は仕事を覚え、新しい仕事が増え、担当も変わるからです。
更新の時期と、誰が更新するかを決めていないと、半年後には誰も見なくなります。面談や会議のどこで見直すかを、作るときに一緒に決めておいてください。
3つとも、社員の意識の問題ではありません。項目の書き方、評価とのつなぎ方、見直す場の決め方。どれも作り方の問題です。
誰が何をできるかが書き出されていれば、教える順番も任せる相手も決められます。スキルマップだけでなく、マニュアルや役割分担まで含めて会社の仕組みにしていく進め方を、無料のガイドブックにまとめました。
4. スキルマップの作り方5ステップ
では、実際の作り方です。最初から全社で作る必要はありません。一つの部署から始めてください。
手順1. 何のために、どの範囲で作るかを決める
まず目的を一つに絞ります。たとえば「一人しかできない仕事を減らす」「新人に教える順番を決める」「繁忙期の応援体制を作る」などです。
目的が決まると、範囲も決まります。最初は5〜10人ほどの部署やチームで作るのが扱いやすい大きさです。範囲を広げすぎると、項目が増えすぎて作りきれません。
手順2. 仕事を書き出して、スキルの項目にする
次に、その部署でしている仕事を書き出します。ゼロから考えるより、手元にあるものを使うと早く進みます。
- マニュアルや手順書の目次
- 業務の流れを書いた図
- 仕事ごとのチェックリスト
- ベテランの1週間の仕事を書き出したもの
書き出した仕事を、「〜を作る」「〜を受ける」「〜を点検する」のような、動作の言葉の項目にします。項目の数は、1つの部署で15〜30ほどが目安です。多すぎるときは、似た仕事をまとめてください。
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手順3. 習熟度の段階を決める
段階は、4つくらいがちょうど使いやすい数です。それぞれの段階を、見て確かめられる言葉で決めておきます。たとえば次のような形です。
- 1……まだやったことがない、または教わり始めたところ
- 2……手順書を見ながら、あるいは誰かに確かめてもらいながらできる
- 3……一人で、いつもの品質でできる
- 4……人に教えられる。急ぎや例外のときにも対応できる
仕事によっては、「ふだんは一人でできる」と「忙しい時間帯でも一人でできる」を分けたほうが実態に合うこともあります。飲食や店舗の仕事がその例です。自社の仕事で、どこに差が出るかを考えて段階を決めてください。
ここで「4」を「人に教えられる」にしておくのがポイントです。教えられる人が何人いるかが分かると、次に誰が教えるかまで決められるからです。
手順4. 本人と上司で付ける
段階は、まず本人に付けてもらいます。そのあと上司が、ふだんの仕事ぶりを見て確かめます。
本人と上司で付け方が違ったところは、話し合うよい材料になります。「どこまでできたら3にするか」をその場ですり合わせると、段階の決め方そのものがはっきりしていきます。
手順5. 次に教えることを決め、定期的に見直す
表ができたら、それで終わりにしないでください。表を見て、次の2つを決めます。
- 会社として手当てする仕事……「3以上が一人しかいない」「4が誰もいない」仕事
- 一人ひとりが次に覚える仕事……今の段階から一つ上げる項目を、1〜2個選ぶ
見直しは、3か月に1回ほどが目安です。上司と部下の定期的な面談で、表を見ながら「前回決めた項目はどこまで進んだか」を確かめます。この面談は評価のためではなく、次に何を覚えるかを決めるための場です。
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5. スキルマップの項目の例
仕事別の項目の例を挙げます。自社の仕事に置き換えて使ってください。
営業事務の例
- 受注の入力をする
- 見積書を作る
- 請求書を作って送る
- 入金を確かめ、未入金を連絡する
- 新しいお客様の問い合わせ電話を受ける
- 納期の遅れをお客様に連絡する
製造現場の例
- 機械の朝の点検をする
- 段取り替えをする
- 製品の検査をする
- 不良が出たときに原因を記録する
- 材料の在庫を確かめ、発注する
- 新しい人に作業を教える
飲食・店舗の例
- 開店の準備をする
- レジの締めをする
- 仕込みをする
- お客様からの苦情に最初の対応をする
- アルバイトのシフトを組む
どの例も、できたかどうかを目で確かめられる言葉にしています。「接客力」「品質意識」のような言葉は、項目にしないでください。
6. スキルマップを人材育成につなげる
スキルマップは、作っただけでは人は育ちません。表から見えたことを、教える仕組みにつなげてはじめて意味が出ます。
一人しかできない仕事から手当てする
最初に手を付けるのは、「3以上が一人しかいない」仕事です。その人に、もう一人へ教えてもらいます。
このとき、教える人にすべてを任せきりにしないでください。教える時間を仕事の予定に入れ、教えたことを手順書やチェックリストに残してもらいます。残したものがあれば、三人目に教えるときは、もっと短い時間で済みます。
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教えるか、仕事を簡単にするか
表を作ると、「覚えるのにとても時間がかかる仕事」も見えてきます。そのとき、選べる道は2つあります。
一つは、時間をかけて人を育てることです。もう一つは、仕事そのものを覚えやすくすることです。手順を書き出す、道具や置き場所を決める、判断のしかたを決めておく。こうした工夫で、覚えるまでの時間は大きく縮みます。
「この仕事は経験を積まないと無理だ」と思われている仕事ほど、やり方を書き出してみる価値があります。人を育てる話は、仕事の決め方の話でもあるのです。
会社全体の教育の中に置く
スキルマップで分かるのは、主に職種ごとの仕事のスキルです。会社の教育全体で見ると、次のような層があります。
- 全社員が知っておくこと……会社の理念や大事にしている価値観、基本的なルール
- 職種をまたいで必要なこと……文章の書き方、パソコンの基本、報告や相談のしかた
- 職種ごとに必要なこと……営業、製造、事務など、それぞれの仕事のスキル
- 管理職に必要なこと……部下の育て方、目標の立て方、会議の進め方
スキルマップは、このうち「職種ごとに必要なこと」を見える形にする道具です。ほかの層と合わせて考えると、何を研修で教え、何を現場で教えるかを整理しやすくなります。
7. スキルマップのよくある質問
表計算ソフトで作ってもいいですか？
問題ありません。むしろ最初は表計算ソフトで作るのをお勧めします。項目や段階の決め方は、使いながら何度も変わるからです。人数が増えて管理が大変になってから、専用のシステムを考えれば十分です。
何人くらいの会社から必要ですか？
人数よりも、「休まれると止まる仕事があるかどうか」で判断してください。10名ほどの会社でも、特定の人しかできない仕事があるなら、作る価値があります。むしろ人が少ない会社ほど、一人が休んだときの影響は大きくなります。
スキルマップを給与に反映してもいいですか？
いずれ反映するのはかまいません。ただし、表が実態どおりに付けられるようになってからにしてください。最初から給与とつなぐと、本人も上司も付け方に気を使い、表が実態を映さなくなります。評価の仕組みとどうつなぐかは、人事評価制度の設計と一緒に考えるのがよいでしょう。
▶人事評価制度とは？作り方5ステップと評価項目の例｜中小企業
多能工化とはどう違いますか？
多能工化は、一人が複数の仕事をできるようにする取り組みです。スキルマップは、その取り組みを進めるための道具にあたります。誰が何をできるかが見えていないと、誰にどの仕事を覚えてもらうかを決められないからです。
まとめ
スキルマップについてご紹介してきました。要点を整理します。
- スキルマップは、仕事のスキルと一人ひとりの習熟度を一覧にした表。力量表とも呼ぶ
- 人事評価が過去の成果を見るのに対して、スキルマップはこれから何を覚えるかを決めるために使う
- 使われなくなる原因は、項目のあいまいさ、給与との直結、見直す場がないこと
- 項目は実際の仕事の名前で書き、段階は見て確かめられる言葉で決める
- 表を見て、一人しかできない仕事から教える人を増やす。覚えにくい仕事は、仕事そのものを覚えやすくする
最後に、いちばんお伝えしたかったことを書きます。「あの人しかできない」は、その人の問題ではありません。誰が何をできるかが書き出されておらず、教える順番も決まっていない。会社の側の、作りの問題です。
だからこそ、表を作って書き出すところから変えられます。誰が何をできるかが会社の情報になっていれば、担当が入れ替わっても仕事は止まりません。社員に安心して休んでもらえる会社にもなります。
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