チェックリストとは、仕事の中で確かめるべき点を並べ、一つずつ印をつけながら確認できるようにした一覧表です。抜けや間違いを防ぎ、誰がやっても同じところを確かめられるようにするために使います。
同じミスが続くと、担当者の注意が足りないと考えがちです。けれども、ミスが続くのは担当者の注意力の問題ではありません。何を確かめればよいかが、会社として決まっていないからです。確かめる点が社長やベテランの頭の中にしかないと、その人が見ない限り仕事が終わりません。
この記事では、チェックリストの意味と、作っても使われなくなる3つの理由を整理します。そのうえで、チェックリストの作り方6ステップと、項目の書き方、仕事別の例、使い続けるための運用のしかたを紹介します。
1. チェックリストとは？
チェックリストの意味
チェックリストは、確認すべき点を短い言葉で並べた一覧です。仕事を進めながら、または終わったあとに、項目ごとに印をつけて確かめます。
チェックリストがあると、次のような良いことがあります。
- 抜けやうっかりが減る……慣れた仕事ほど起こりやすい確認漏れを防げる
- 誰がやっても同じ点を確かめられる……人によって確認の深さが違う、ということがなくなる
- 社長やベテランの確認を手放せる……最後に必ず目を通していた仕事を、担当者に任せられる
- 教える手間が減る……新しく担当になった人も、何を確かめればよいかがすぐに分かる
マニュアルや手順書との違い
よく似たものに、マニュアルや手順書があります。マニュアルは、仕事の目的ややり方、その背景までを説明する文書です。手順書は、作業の手順を順番どおりに書いたものです。
チェックリストは、そのうち「ここだけは必ず確かめる」という点を抜き出したものです。仕事を覚えるときはマニュアルを読み、毎回の仕事ではチェックリストで確かめる、という使い分けになります。マニュアル全体の作り方はマニュアルの作り方7ステップで、手順書の書き方はSOPとは？作業手順書の書き方で解説しています。
やることリストとの違い
やることリストは、その日やその週にやる仕事を並べたものです。終わったら消して、次の日には新しく作ります。
チェックリストは、同じ仕事をするたびに繰り返し使います。やることリストは「何をやるか」を並べ、チェックリストは「どこまでできていれば終わりか」を並べると考えると分かりやすいでしょう。
2. チェックリストが役に立つ仕事
チェックリストは、どんな仕事にも作ればよいわけではありません。とくに役に立つのは、次のような仕事です。
- 毎回同じ流れで進み、抜けると困る仕事……請求書の発行、商品の発送、契約書の作成など
- 人によってやり方がばらつく仕事……お客様への納品前の確認、現場の片づけなど
- たまにしかやらない仕事……年に一度の行事の準備、決算の前の作業など。手順を忘れやすい
- 社長やベテランが最後に確かめている仕事……その人がいないと仕事が止まってしまう
中でも見直したいのが、最後の「社長が確かめている仕事」です。社長が最後に目を通すことで品質を守っている会社は少なくありません。けれども、その確認のしかたが言葉になっていないと、社長が休んだり忙しかったりするたびに仕事が止まります。社長が頭の中で確かめている点を書き出せば、その確認を担当者に任せられるようになります。仕事が特定の人に集まってしまう仕組みは属人化とは？で詳しく解説しています。
3. チェックリストが使われなくなる3つの理由
チェックリストを作ったのに、気づいたら誰も使っていない。これはよくあることです。作り方に入る前に、使われなくなる理由を確かめておきましょう。
理由1. 項目が多すぎる
念のためにと項目を足していくと、チェックリストはどんどん長くなります。項目が多いと、確かめるのに時間がかかります。そのうち、中身を見ずに印だけをつけるようになります。
チェックリストに載せるのは、仕事の手順のすべてではありません。抜けたら困る点と、間違えやすい点に絞ることで、はじめて一つひとつを確かめてもらえます。
理由2. 現場の実際の流れと合っていない
管理する側が机の上で作ったチェックリストは、現場の実際の作業の順番と合わないことがあります。作業の順番と項目の順番がずれていると、行ったり来たりしながら確かめることになり、使いにくくなります。
著書『仕組み化の経営術』でも、仕組み化がうまくいかない理由の一つに、外から持ってきたマニュアルや仕組みに頼ることを挙げています。チェックリストも、実際にその仕事をしている人と一緒に作ることが大切です。上から渡されたものより、自分たちで作ったもののほうが使われ続けます。
理由3. 誰が使い、誰が確かめるかが決まっていない
チェックリストを置いただけで、誰がいつ使うのかが決まっていないと、使う人と使わない人が出てきます。印をつけたあとに、誰かが見るのかどうかも決まっていないと、印をつけること自体に意味を感じなくなります。
チェックリストは、作ることよりも使い続けることのほうが難しいものです。マニュアルが使われなくなる理由と対策はマニュアルが活用されない3つの理由でも紹介しています。
4. チェックリストの作り方6ステップ
ここからは、現場で使われ続けるチェックリストの作り方を紹介します。著書『仕組み化の経営術』と、仕組み経営のカリキュラム「作業マニュアル」の考え方に沿っています。
手順1. 何を防ぐためのチェックリストかを決める
最初に、そのチェックリストで何を防ぎたいのかを決めます。請求金額の間違いなのか、発送の漏れなのか、お客様への連絡忘れなのか。目的がはっきりしていると、載せる項目と載せない項目を分けやすくなります。
あわせて、いつ使うのかも決めておきます。作業の前に準備を確かめるのか、作業をしながら確かめるのか、終わったあとに見直すのか。使う場面によって、項目の並べ方が変わるからです。
手順2. いまその仕事をしている人の手順を書き出す
次に、いまその仕事をしている人に、実際の手順を書き出してもらいます。できれば、仕事をしながらその場で書き出すのがおすすめです。あとから思い出して書くと、慣れて意識しなくなっている確認が抜けてしまうからです。
社長が自分で担当している仕事なら、社長自身が書き出します。そのときは、この仕事をいずれ他の人に渡す、という前提で手を動かすことが大切です。何に気をつけて、どこを見て確かめているのかを、言葉にしながら進めます。
手順3. 確かめるべき点に絞る
書き出した手順の中から、チェックリストに載せる点を選びます。選ぶ目安は次の3つです。
- 抜けたら困る点……お客様に迷惑がかかる、お金の損が出る、やり直しに時間がかかる
- これまでに間違いが起きた点……過去のミスやクレームのもとになった作業
- 人によってやり方が違う点……確かめる深さが人によってばらついている作業
どれにも当てはまらない手順は、無理に載せなくてかまいません。手順をすべて残したいときは、マニュアルや手順書のほうに書いておきます。
手順4. 項目を「何を、どう確かめるか」の言葉で書く
項目は、読んだ人が同じ動作をできる言葉で書きます。「確認する」とだけ書くと、何をどこまで見ればよいのかが人によって変わってしまいます。
- あいまいな書き方……宛先を確認する
- 具体的な書き方……宛先の会社名と担当者名を、注文書と見比べて同じか確かめる
何を見るのか、何と見比べるのか、どうなっていれば合格なのか。この3つが入っていると、誰が確かめても同じ結果になります。書き方のコツは次の章でまとめて紹介します。
手順5. 作業の順番に並べ、使う場所に置く
項目は、実際の作業の順番に並べます。作業の流れのとおりに上から確かめていけるようにすると、確認の漏れが減ります。作業の流れそのものを整理したいときは、業務フロー図の書き方を先に作っておくと並べやすくなります。
置き場所も大切です。パソコンで作業するならその画面のすぐそばに、現場で作業するなら作業する場所に置きます。探さないと見つからないチェックリストは、使われなくなります。
手順6. 試しに使い、現場と一緒に直す
できあがったら、まず1〜2週間ほど試しに使ってもらいます。使いにくい項目、分かりにくい言葉、足りない確認がないかを、使った人に聞きます。
最初から完成したものを作ろうとしなくて大丈夫です。使った人の声で直していくほど、現場に合ったチェックリストになっていきます。直したら、いつ何を変えたかを残しておきましょう。
ミスが減らない、確認を任せられないといった悩みの多くは、仕事のやり方が人の頭の中にしかないことから起こります。仕事のやり方を書き出し、誰がやっても同じ成果が出る仕組みを順番に作っていく手順を、無料のガイドブックにまとめました。
5. チェックリストの項目の書き方のコツ
項目の書き方しだいで、チェックリストの使いやすさは大きく変わります。次の5つを意識して書きましょう。
- 一つの項目で確かめることは一つにする……「金額と日付を確かめる」は、「金額」と「日付」の2つに分ける
- 「はい」か「いいえ」で答えられる形にする……「〜を見比べて同じか」「〜が入っているか」のように書く
- あいまいな言葉を数や状態に直す……「早めに」ではなく「納品の3営業日前までに」と書く
- 判断が要るところには目安を添える……「汚れがないか」には、どの程度なら合格かを添える
- なぜ確かめるのかを一言添える……理由が分かると、項目を飛ばされにくくなる
とくに最後の「なぜ」は、見落とされがちです。理由が書いていないと、忙しいときに「この項目はなくてもいいだろう」と飛ばされます。なぜ確かめるのかが分かっていれば、担当者は自分で考えて確かめるようになります。
6. 仕事別のチェックリストの例
参考までに、多くの会社で使える仕事のチェックリストの例を紹介します。そのまま使うのではなく、自社の仕事に合わせて項目を選び、言葉を直して使ってください。
請求書を送る前のチェックリスト
- 宛先の会社名と担当者名が、注文書と同じか
- 品目と数量が、納品した内容と同じか
- 金額の合計と消費税の計算が合っているか
- 支払いの期日と振込先が入っているか
- 送る前に、ほかの人がもう一度金額を見たか
お客様に納品する前のチェックリスト
- 注文の内容と、納品するものが同じか
- 決めておいた品質の基準を満たしているか
- 付けると約束した書類や付属品がそろっているか
- お届けの日時と場所を、お客様に伝えたか
納品する商品やサービスの品質をそろえる仕組みは品質管理とは？で解説しています。
新しい社員を迎える前のチェックリスト
- 初日の予定と、迎える担当者が決まっているか
- 机やパソコン、仕事で使う道具がそろっているか
- 最初の1週間で教える仕事と、教える人が決まっているか
- 困ったときに相談する相手を、本人に伝えたか
入社した人の受け入れ方はオンボーディングとは？で紹介しています。
7. チェックリストを使い続けるための運用
チェックリストは、作ったあとの運用で役に立つかどうかが決まります。最後に、使い続けるための決め方を紹介します。
誰がチェックし、誰が見直すかを決める
チェックリストごとに、誰が使うのか、印をつけたものを誰が見るのかを決めます。お金や契約に関わる仕事では、担当者が確かめたあとに、別の人がもう一度確かめる形にすることもあります。
このとき、二人が同じ項目を同じように見るだけでは、お互いに「相手が見ているだろう」と思って確認が甘くなりがちです。二人で確かめるなら、それぞれが見る項目や見方を分けておくと、確認が形だけになりにくくなります。
ミスが起きたら、人ではなく項目を見直す
チェックリストを使っていてもミスが起きることはあります。そのとき、担当者を責めて終わりにすると、同じミスがまた起こります。
ミスが起きたら、チェックリストのどこで防げなかったのかを確かめます。項目がなかったのか、言葉があいまいだったのか、確かめる順番がずれていたのか。ミスが起きるたびに項目を直していくと、チェックリストは会社の経験がたまった道具になっていきます。仕事のやり方を見直す進め方は業務改善とは？で紹介しています。
マニュアルや仕事の仕組みにつなげる
チェックリストは、仕事を仕組みにしていく入口として使いやすい道具です。チェックリストができると、その仕事でどこが大切なのかが見えてきます。そこから手順や目的を書き足していけば、マニュアルになります。
著書『仕組み化の経営術』では、うまくいったやり方を社内の標準として決め、文書にしておくことを「標準化」と呼んでいます。チェックリストは、その標準化の最初の形と言えます。仕組みづくり全体の進め方は仕組み化とは？で解説しています。
8. チェックリストのよくある質問
表計算ソフトとアプリのどちらで作ればよいですか？
どちらでもかまいません。大切なのは、道具よりも中身と置き場所です。パソコンで仕事をしているなら表計算ソフトや共有のファイルで、現場で仕事をしているなら紙やスマートフォンで見られる形が使いやすいでしょう。まずは使い慣れた道具で作り、使ってみてから変えても遅くありません。
項目はいくつくらいにすればよいですか？
決まった数はありませんが、確かめるのに手間がかかりすぎると使われなくなります。最初は10個前後を目安に、抜けたら困る点に絞って作ってみてください。項目が多くなるなら、作業の前と後のように場面を分けて、チェックリストを2つに分ける方法もあります。
チェックリストを作っても、社員が使ってくれません
多くの場合、使う人が作る段階に加わっていないか、誰がいつ使うのかが決まっていないことが理由です。実際にその仕事をしている人と一緒に項目を見直し、使う場面と、印をつけたものを誰が見るのかを決めてみてください。項目ごとに「なぜ確かめるのか」を添えるのも効果があります。
マニュアルとチェックリストは、どちらを先に作ればよいですか？
ミスが続いている仕事があるなら、先にチェックリストを作るのがおすすめです。短い時間で作れて、すぐに効果が出やすいからです。チェックリストを使いながら、手順や目的を書き足してマニュアルに育てていくと、無理なく仕事のやり方を残していけます。
まとめ
チェックリストとは、仕事の中で確かめるべき点を並べ、一つずつ印をつけながら確認できるようにした一覧表です。ミスが続くのは担当者の注意力の問題ではなく、何を確かめればよいかが会社として決まっていないことから起こります。
作り方は次の6つです。何を防ぐためのチェックリストかを決める。いまその仕事をしている人の手順を書き出す。確かめるべき点に絞る。項目を「何を、どう確かめるか」の言葉で書く。作業の順番に並べ、使う場所に置く。試しに使い、現場と一緒に直す。
とくに大切なのは、実際にその仕事をしている人と一緒に作り、ミスが起きるたびに項目を直していくことです。社長やベテランが頭の中で確かめていた点がチェックリストになれば、その確認を担当者に任せられます。社長が最後に目を通さなくても、仕事がきちんと終わるようになります。
社員の方には、チェックリストを「担当が替わっても、お客様に同じ品質を届け続けるための道具」と説明できます。確かめ方が会社に残っていれば、人が入れ替わっても仕事の質は変わりません。
まず一つ、書き出してみましょう。いま社長が最後に確かめている仕事を思い浮かべて、そのときに見ている点を言葉にするところからで十分です。仕事のやり方を書き出し、社長がいなくても回る会社をつくる全体の手順は、無料のガイドブックで紹介しています。
前のコードとの違いは、try { document.cookie = ... の3行（読んだ記事を30日覚えておく部分）が増えただけです。WordPressに貼ると消えてしまう記号（バックスラッシュ）は使っていません。 15307が見つからない場合や、中身が思っていたものと違う場合は、画面の様子を教えてください。貼り替えが済んだら、公開中の記事で動いているかを私が確かめます。 var u = new URL(a.href); u.searchParams.set('from', slug + '_' + pos); a.href = u.toString(); } catch (err) {} }, true); })();
