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マニュアルを制作/代行会社に依頼しないほうが良い理由

今日のテーマは、「マニュアルを制作/代行会社に依頼しないほうが良い理由」です。私たちは日々、中小企業、成長企業の仕組み化を支援していますが、その過程で欠かせないのが業務のマニュアル化です。

 

※マニュアル作成についてはこちらをご覧ください。

マニュアル作成完全ガイド(作り方のコツから例、テンプレート等)

一方、そのマニュアル化というのは結構大変な作業になりますので、誰かに任せたい、代行会社に外注化したい、と思う方もいらっしゃると思います。しかし、私たちの経験から言って、少なくとも中小企業、成長企業の場合にはマニュアル作成を制作代行会社に依頼するのはお勧めできません。その理由を以下にご紹介していきます。

マニュアル代行会社に依頼しても良い場合

もしあなたが大企業に勤めていて、業務マニュアルの制作を担当しているのであれば代行会社に依頼するのも有りかもしれません。なぜならば、大企業の場合、すでに業務内容が安定しているからです。そのため、代行して作ってもらったマニュアルの効果が長続きする傾向にあります。

また、大企業の場合には、社員の人がマニュアルに沿って仕事をする、という文化に馴染みやすい傾向にあります。したがって、代行会社に作ってもらったマニュアルがそれほど抵抗なく現場に取り入れられる、ということがあります。

中小企業・成長企業はマニュアル代行会社に依頼しないほうが良い理由

一方、中小企業や成長企業においては、マニュアル作成を外に出すよりも内製したほうが良いと考えます。理由は次の通りです。

マニュアルに基づいて仕事をする文化を作る

多くの中小企業では、マニュアルに基づいて仕事をする、という文化がありません。もともと社長の専門的、職人的スキルで創業した会社が多く、社内全体が仕事は見て覚えるもの、という文化になっています。これは何も悪いことではなく、ほとんどの会社が最初はそうなのです。

したがって、外部の人が作ったマニュアルを持ってきて、”今日からこの通りにやってね”といったところで、誰も言うことを聞きません。俺には俺のやり方がある。なんでマニュアルに従わないといけないんだ?という感じです。

このような文化から、マニュアルに基づいて仕事をする文化に変え、会社を成長させていくためには一定のステップを踏む必要があるのです。

第一に、社長が会社のビジョンと方向性を明確にすること。第二に、そのビジョンに向かうためには会社を仕組み化、マニュアル化していく必要があることを伝え、共感を得ること。第三に、マニュアル作りに取り組むための体制を作ること。第四に、マニュアルを継続的に改善していく文化を作ること(後述)。

このようなステップを着実踏むことで、はじめて使えるマニュアルが社内に定着していきます。

マニュアルは見るものではなく作る(改善する)ものだという文化を作る

大前提のお話をしますが、マニュアルというのは、”その時点において、その仕事を行う最も効果的であろうやり方”を記載したものです。

あくまで、その時点、というのが大切です。ビジネスは改善、改善の連続です。したがって、もっと効果的な仕事のやり方が見つかれば、マニュアルもそれに応じて改善する必要があります。特に中小・成長企業の場合には、日常業務と改善活動の間にほとんど境目がありませんから、仕事のやり方もどんどん変わるでしょう。

そんな中、マニュアル作成を外注し、きれいなマニュアルを作った場合には、”マニュアル=誰かが作ってくれたのを見るもの”という認識が社内に出来てしまいます。仕事内容が改善され、マニュアルが実態にそぐわなくなってしまっても、誰もそれを改善しようとする意思がありあません。

一方、最初からマニュアルを自分たちで作れば、話は別です。マニュアル=見るものではなく、マニュアル=作るものという認識が生まれますので、実態にそぐわなくなれば、それを改善していく文化を作るのも簡単です。

マニュアルというのは、見るものではなく、自分たちで改善し続ける生きた文書なのです。

マニュアル作成で社員を育てる

マニュアルを自分たちで作ることによる、意外な副産物がこれです。マニュアルを作る作業というのは、意外とクリエイティブな仕事なのです。先ほど言った通り、会社がどこを目指しているのか?そのためにどんな仕事をするべきなのか?では、その仕事をどうマニュアル化し、誰でも出来るようにしていくのか?このようなことを考えること自体が非常に有効な人材育成の場になります。

私たちの経験から言って、マニュアル制作に取り組んだ社員の方(主には経営者と一緒に取り組む)には次のような成長がみられます。

  • 会社のビジョンや価値観をしっかりと理解し、共有できる
  • 会社全体の業務について把握し、業務分解できる
  • 業務の分析と改善が出来るようになる
  • 他部署とのコミュニケーションを取り、マニュアル化に向けた協力体制を作れる
  • マニュアルの意義や活用方法について語れるようになる

このような成長が出来るのは、会社の理念(ビジョンや価値観)を反映させたマニュアル作成が大事だ、ということを最初にご理解していただいているからです。そのため、マニュアル作成というプロジェクトを経験するにつれて、自然と経営者と同じ目線で会社のことを見れる社員に育っていきます。

マニュアル作成を自社で行うには?

”仕組み経営”ではマニュアル作成を自社で行う体制を作っていくためのご支援をしています。いくつか導入パターンがありますので、よろしければご活用ください。

ひとつめはコーチング形式です。こちらはマニュアル化のみならず、自社の理念を明文化から始まり、社内に必要な仕組み、マニュアルの整理、さらにマニュアル化のご支援を継続的に行います。

▶コーチングはこちらの「仕組み導入パッケージ」をご覧ください。

ふたつめはマニュアル作成ワークショップです。こちらは短時間でマニュアルの意義から作り方までを研修でカバーしていきます。

▶研修はこちらからご覧ください。

 

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