採用基準とは？決め方5ステップと評価項目の例・面接での使い方

採用基準とは、応募してきた人のうち、どんな人を採用するかを判断するための物差しです。どこを見て、どこまでできていれば合格とするかを、面接の前に決めておきます。

採用基準がない会社では、合否が面接した人の印象で決まります。同じ候補者でも、社長が見れば合格、現場の責任者が見れば不合格ということが起こります。採用の失敗が続くのは、面接する人の見る目の問題ではありません。何を見て選ぶかが、会社として決まっていないからです。

この記事では、採用基準の意味と、よくある3つの誤りを整理します。そのうえで、中小企業で採用基準を作る5つの手順と、評価項目の例、面接での使い方を紹介します。

1. 採用基準とは？

採用基準の意味

採用基準は、採用の合否を決めるときのよりどころです。多くの会社では、次のような中身で作られています。

• 求める人物像……どんな人に入ってほしいか。会社が大切にしている価値観や、任せたい仕事から考える
• 評価項目……面接や書類で、候補者のどこを見るか
• 合格の目安……それぞれの項目が、どの程度できていれば合格とするか

この3つが言葉になっていれば、誰が面接しても同じ物差しで候補者を見られます。

採用基準が必要な理由

採用基準があると、次のような良いことがあります。

• 面接する人によって評価がぶれない……社長以外の人に面接を任せられるようになる
• 入社後の「思っていたのと違う」が減る……会社に合う人を選べるので、早く辞める人が減る
• 採用にかかるお金と時間のむだが減る……求人広告や教育にかけた費用が、すぐの退職で消えることが少なくなる
• 不合格の理由を説明できる……「なんとなく合わない」ではなく、どの項目が足りなかったかを言える

とくに社員が数十人までの会社では、一人の採用が職場の空気を大きく左右します。採用の判断を社長が一人で抱えているなら、なおさら基準を言葉にしておく価値があります。

採用基準と評価基準の違い

よく似た言葉に、人事評価の基準があります。人事評価の基準は、入社した社員の仕事ぶりを評価するための物差しです。採用基準は、入社する前の候補者を選ぶための物差しです。

見る相手と時期は違いますが、中身はつながっているのが理想です。採用のときは「価値観が合う人」を選んだのに、入社後は「売上の数字」だけで評価される。これでは、社員は会社が何を大切にしているのか分からなくなります。採用でも評価でも、会社の価値観という同じ軸を使うと、選び方と育て方がそろいます。人事評価の考え方は人事評価制度とは？で解説しています。

2. 採用基準づくりでよくある3つの誤り

採用基準を作る前に、採用でよくある考え方の誤りを確かめておきましょう。ここを押さえないまま基準を作ると、表は立派でも使えないものになりがちです。

誤り1. 優秀な人さえ採れば会社は良くなる

「優秀な人」の中身は、会社によって違います。ある会社で活躍した人が、別の会社でも活躍するとは限りません。大企業で成果を出した人が、何でも自分でやる必要がある小さな会社では力を出しにくい、ということはよくあります。

「優秀」という言葉のままでは、探す相手が決まりません。自社にとっての優秀な人とはどんな人かを、具体的な言葉にする必要があります。

誤り2. うちで活躍できるかは本人次第

良い人が入ってくれたと思っても、放っておくと数か月で辞めてしまうことがあります。そのとき「本人のやる気がなかった」と考えると、次の採用でも同じことが起こります。

入社した人が活躍できるかは、本人の資質だけでなく、受け入れる側の仕組みに大きく左右されます。仕事の教え方や、困ったときに相談できる相手が決まっているか。採用基準は「選ぶ」ための道具ですが、選んだ人を活かす仕組みと組み合わせて、はじめて効果が出ます。入社後の受け入れ方はオンボーディングとは？で紹介しています。

誤り3. 採用は空いた穴を埋めること

社員が辞めたから、次の人を入れる。毎年このくらい採っているから、今年も同じだけ採る。こうした採用は、急いでいるぶん基準があいまいになりがちです。急いで決めた人が会社に合わず、また辞めて、また急いで採る。この繰り返しに入ってしまいます。

採用は、会社の目指す姿に向けて、どの役割にいつ人が必要かを考えたうえで行うものです。ここから、そのための手順を見ていきます。

3. 採用基準の作り方5ステップ

ここからは、中小企業で採用基準を作る手順を紹介します。著書『仕組み化の経営術』と、仕組み経営のカリキュラム「採用プロセス」の考え方に沿っています。

手順1. 会社の価値観を確かめる

最初に、会社が働くうえで大切にしている価値観を確かめます。採用基準のいちばん深いところに置くのは、この価値観です。

仕事の知識や技術は、入社してから教えることができます。けれども、働くうえで何を大切にするかという価値観は、入社後に会社が変えようとしてもなかなか変わりません。だからこそ、価値観が合うかどうかは採用の段階で確かめておく必要があります。

価値観がまだ言葉になっていないなら、先にそこから始めるのが近道です。価値観の作り方はコアバリューとは？で紹介しています。

手順2. どの役割に、いつ人が必要かを決める

次に、組織図を見ながら、どの役割にいつ人が必要かを決めます。会社がこれから目指す形の組織図があると、足りない役割がはっきりします。組織図の作り方は会社の組織図の作り方で解説しています。

このとき、人が足りないと感じても、すぐに採用と決めないことが大切です。今いる人で分担を変えられないか。仕事のやり方を変えれば、手が足りるようにならないか。一度立ち止まって考えると、本当に必要な役割だけが残ります。役割の分け方は役割分担の決め方で紹介しています。

手順3. その役割の仕事の中身を書き出す

採用すると決めた役割について、仕事の目的と中身、求める成果を書き出します。何のための仕事か。毎日、毎週、何をするのか。どうなっていれば、きちんとできていると言えるのか。

仕事の中身が書いてあれば、その仕事に必要な経験や技術が見えてきます。応募してきた人に仕事を説明するときにも、そのまま使えます。書き方は職務記述書とは？で、記入例つきで解説しています。

手順4. 求める人物像を「価値観」と「仕事の力」の2つで描く

ここで、求める人物像を言葉にします。おすすめは、価値観が合うか（カルチャーフィット）と、仕事の力が合うか（スキルフィット）の2つに分けて考えることです。

2つを掛け合わせると、候補者は4つに分けられます。

• 価値観も仕事の力も合う人……迷わず採用する
• 価値観は合うが、仕事の力が足りない人……入社後に力を伸ばす余地があるか、教える仕組みがあるかで判断する
• 仕事の力はあるが、価値観が合わない人……会社の文化を大切にしたいなら、採用を見送る
• どちらも合わない人……候補から外す

多くの会社は、経験や資格など仕事の力を重く見て選びます。けれども、仕事の力が高くても価値観が合わない人は、会社のやり方より自分のやり方を優先しがちです。せっかく作った仕事の手順が、その人のところで崩れてしまいます。

あわせて、その役割の仕事が「決まった手順どおりに進める仕事」なのか、「専門の知識で工夫する仕事」なのかも考えておきます。仕事の種類によって、向いている人も、探す場所も変わるからです。

手順5. 評価項目と合格の目安を決める

最後に、面接で見る評価項目と、合格の目安を決めます。項目ごとに「この項目で何を見るのか」という説明を一言添え、点数のつけ方と合格点を決めておきます。

項目は多すぎると、面接中に見きれません。最初は5〜8個くらいに絞り、使いながら足したり減らしたりするのがおすすめです。項目の例は、次の章で紹介します。

決めた採用基準は、社長だけでなく、面接に加わる社員と一緒に見直します。現場で一緒に働く人の意見が入ると、「この基準なら一緒に働ける」という実感のある基準になります。

4. 採用基準の評価項目の例

評価項目は、会社の価値観と、役割ごとに求める仕事の力から決めます。参考までに、よく使われる項目を3つのまとまりで紹介します。

価値観に関わる項目

• 会社の価値観との近さ……会社が大切にしている価値観に、近い考え方を持っているか
• 素直さ……会社のやり方をまず受け入れて、そのうえで良くしていこうとするか
• 好奇心……知らないことを学ぼうとする姿勢があるか

このうち、どの役割でも共通して見ておきたいのが素直さです。仕組みで回る会社では、決めた手順に沿って仕事をしてもらうことが大切になります。「前の会社ではこうだった」と自分のやり方を通されると、いくら仕組みを作っても、仕事がまた人に戻ってしまいます。会社のやり方を学ぶ姿勢があるかは、経験の長さにかかわらず確かめておきましょう。

仕事の力に関わる項目

• 経験の中身……どんな状況で、どんな役割を担い、何をしてきたか
• 経験の長さ……その仕事に、どのくらい携わってきたか
• 考える力……物事を整理して、筋道を立てて考えられるか
• 判断する力……限られた情報の中で、決めるべきことを決められるか

働き方に関わる項目

• 自分の仕事を管理する力……時間や仕事の段取りを、自分で組み立てられるか
• 人と協力する力……意見が合わない相手とも、話し合って進められるか
• 落ち着き……うまくいかないときにも、投げ出さずに対処できるか

これらをすべて使う必要はありません。自社の価値観から2〜3個、その役割の仕事に必要な力から2〜3個を選ぶと、面接で見きれる数に収まります。

5. 採用基準を面接で使う方法

採用基準は、作っただけでは役に立ちません。面接で実際に使える形にしておくことが大切です。

評価項目ごとに質問を用意する

面接の質問は、その場で考えると面接する人によってばらばらになります。評価項目ごとに、確かめるための質問を前もって用意しておきます。

質問は「あなたは協調性がありますか」のように聞くと、誰でも「あります」と答えます。それより、過去にあった具体的な出来事を聞くほうが、その人の考え方が見えます。

• そのときの状況……どんな職場で、どんな目標があったか
• 担った役割……その中で、本人は何を任されていたか
• 取った行動……具体的に何をしたか。なぜそうしたか
• 結果と学び……どうなったか。今ならどうするか

たとえば「同僚と意見がぶつかったときのことを教えてください。そのとき、どう対応しましたか」と聞き、この4つの順に掘り下げていきます。価値観を確かめる質問の例はカルチャーフィットとは？で紹介しています。

面接ごとに見る項目を分ける

面接を2回以上行うなら、回ごとに見る項目を分けると、1回あたりの面接に集中できます。たとえば1回目は価値観が合うかを確かめ、2回目で経験や仕事の力を確かめる、という分け方です。

価値観を先に確かめるのは、そこが合わなければ、仕事の力がいくら高くても採用しないと決めているからです。順番を決めておくと、経験の豊富さに引っぱられて判断がぶれることも防げます。

評価表に点数と理由を書き残す

面接では、評価項目ごとに点数をつけ、なぜその点数にしたかを一言書き残します。面接する人が複数いるなら、それぞれの点数を並べて比べます。

点数が大きく割れた項目があれば、そこが話し合うところです。「なんとなく良かった」ではなく、どの項目で、どんな答えからそう判断したかを言葉にして話し合うと、採用の判断がそろっていきます。

人は面接の最初の数分の印象で、合否を決めてしまいがちです。自分の経験から「活躍する人はこういう人だ」と思い込んでいることもあります。評価表に沿って一つずつ確かめるのは、こうした思い込みを減らすためでもあります。

6. 採用基準のよくある質問

小さな会社でも採用基準は必要ですか？

必要です。むしろ社員が少ない会社ほど、一人の採用が職場に与える影響が大きくなります。最初から細かく作る必要はありません。会社の価値観から2〜3個、その役割に必要な力から2〜3個の評価項目を決めるだけでも、採用の判断は大きく変わります。

応募が少なくて、基準を厳しくする余裕がありません

応募が少ないときほど、基準が役に立ちます。基準があいまいなまま急いで採ると、合わない人が入って早く辞め、また採用からやり直しになるからです。仕事の力は入社後に教える仕組みで補い、価値観が合うかどうかだけは譲らない、という決め方もできます。応募を増やす求人の書き方は効果的な求人広告の書き方で解説しています。

採用基準は一度作ったら変えないほうがいいですか？

使いながら直していくものです。採用した人が入社後にどう活躍しているかを、半年や1年ごとに振り返ります。活躍している人に共通する項目は残し、合否にあまり関係しなかった項目は見直します。会社の目指す姿が変わったときも、見直す時期です。

採用基準は応募者に伝えたほうがいいですか？

点数のつけ方まで伝える必要はありません。ただ、会社が大切にしている価値観や、どんな人と働きたいか、どんな人には向いていないかは、求人の段階から伝えておくのがおすすめです。合わない人が自分から応募を控えるので、お互いのむだが減ります。

まとめ

採用基準とは、応募してきた人のうち、どんな人を採用するかを判断するための物差しです。基準がないと、合否は面接する人の印象で決まり、入社後のずれや早い退職につながります。

作り方は次の5つです。会社の価値観を確かめる。どの役割に、いつ人が必要かを決める。その役割の仕事の中身を書き出す。求める人物像を価値観と仕事の力の2つで描く。評価項目と合格の目安を決める。

とくに中小企業では、仕事の力は入社後に教えられても、価値観は入社後になかなか変えられないことを押さえておきましょう。価値観が合うかを採用の段階で確かめ、仕事の力は教える仕組みで伸ばす。この組み合わせで、社長が一人ひとりの採用に張りつかなくても、会社に合う人が集まり、育っていきます。

社員の方には、採用基準を「人が入れ替わっても、同じ考え方でお客様に向き合える会社であり続けるための物差し」と説明できます。誰が面接しても同じ基準で選べる会社は、社長が現場を離れたあとも、同じように人を迎え入れられる会社です。

まず一つ、書き出してみましょう。いま活躍している社員を思い浮かべて、その人たちに共通している働き方を言葉にするところからで十分です。採用から育成まで、会社に必要な仕組みを順番に作っていく全体像は、無料のガイドブックで紹介しています。