今回は、仕組み化・マニュアル化の成功事例を紹介します。株式会社エグゼサポート代表取締役であり、仕組み経営ファシリテーターでもある勝亦徹さんのインタビューです。
勝亦さんは5年前に起業、中小スモールビジネス経営者向けにサービスを提供されて、社員一人で年商1億円を実現されてます。
また、仕組み経営導入パッケージに取り組み始めてから、わずか一年で働く時間を”少なくとも”三分の一にしたという素晴らしい実績を出されています。
・マニュアル作って魂入れず、にならないためには？
・仕組み化を進めていくための順序は？
・仕組み化を上手くできる人と出来ない人の違いとは？
・外注すべき部分とそうでない部分は？
などをお聞きしています。
では、以下からインタビューをご覧ください。
働く時間を減らしても年商1億円
対象者は一人ビジネスとかスタッフ数名のスモールビジネスの経営者です。たとえば、売上1000万円とか2000万円の方で、そういった方は能力が非常に高いので、何でもかんでも自分でやってしまいがちです。手放せるものも手放せず、時間ばっかり使う仕事をしています。その結果売上が停滞してしまっている方ですね。
そういう方に対して、業務を分解して、あなたはこれをやらなくていいですよと、仕事をひっぺがしてあげて、外注化するためのサポートをしています。
外注化が目的なのではなく、社長が一番得意で儲かる仕事をする時間、それを「エグゼタイム」と呼んでますが、その時間を作ってもらうためのサポートが目的です。その手段として外注化があります。
最初に始めたころは、エグゼタイムを作るのが目的なので、“それ以外の仕事をやめて、外注化しましょう”とだけお伝えしていました。ただ、外注化しようとすると、人を探したり、教えたり、その人が合わなければ、また違う人を探してというように面倒で、だったら自分でやったほうが早い、という結論になってしまって、元の木阿弥になってしまいます。だから外注化のサポートをするようになりました。
起業して5年経ちましたが、一人ビジネスで年商1億円くらいです。最近気が付いたのですが、情報商材のキャッチコピーなどで、働く時間を半分にして、年商1億円みたいなのがありますが、あれホントだなと思いました。自分が働くから自分がボトルネックになってしまって売上が上がらないということがあると思います。
年商１億円って、社長が思いっきり働いて達成している人はいますね。たとえば、人気のある研修講師とかコンサルタントとか。彼らの場合、スケジュールぱつんぱつんで、年商1億円。でも、自分の時間も作りながら年商１億円ということです。
かつそれがマックスじゃなくて、また途中段階だと思っています。基本、時間の制限がないので。複製して成長していける可能性を感じています。本当に仕組み化のおかげです。
２種類の仕事の外注化
これはいつもお伝えしていることと同じなのですが、外注化には２つあって、ひとつが、時間を生み出す外注化、もうひとつが、お金を生み出す外注化です。
時間を生み出す外注化というのは、その仕事をやってもお金を生まない仕事の外注化です。たとえば経理入力代行、名刺のデータ化とか、顧客管理、売上管理の入力などシステム回りの仕事です。
これらはいくらやってもお金を生まないので、自分がやらないようにして、そこを手放し自分の時間を作るということをしています。
あと、やればやるほどお金を生む仕事も手放しています。外注案件のやり取りをする窓口とか、クライアントの外注化を進めるサポートとか、それを事務局担当の外注さんにやってもらって、本来私がやることで売上があがる部分も仕組み化して外注しています。
それを全部外注さんにお願いしているので、現状のビジネスで私がやっている作業は少なくて、意思決定とか事務局とのコミュニケーションくらいです。あとの時間は未来の仕事、新しい価値を生む仕事に集中できています。
マニュアル化・仕組み化に取り組んだきっかけ
最初、外注化して、時間を生む仕事を手放すようにしてきたのですが、実はそれでも自分の時間を生まないということに気が付きました。仕事ではなく今度は管理に時間がかかってしまうのです。ですので管理が極力不要で、自分と同じようなお客様対応が出来る人を増やしたいと思って、手順書とかを作ってやってみたのですが、それだけではダメだったんです。
その時、友人に相談したら、清水さんを紹介してもらって、最初は講座に申し込みました。
その時は自分の丸々コピーは無理だから、勝亦1号、2号というように、5人くらいで自分一人の役割を担ってもらえば良いのかな？と思っていました。ただ、それをどう伝えればいいか？バラバラに仕事をお願いしたら管理もバラバラになるので、やり方がわからなかったのです。
やらないといけなかった仕事をほぼ手放せて、残っているのは自分のエグゼタイム、将来のお金を生み出す仕事だけになっています。かつ、ひとつのモデルが出来たので、複製できるイメージができました。
最初に取り組んだのは、これが肝だと思いますが、あなたの価値観はなんですか？というところの深堀です。自分の情熱とか人生の目的とか、仕組みじゃなくてそっちから入っていきました。それが私が変わった理由だったと思います。特に会社のブランドコミットメントをたった一言で定義できたのが大きかったです。私の提供したい価値、想いを伝えたいので、それをやれるように仕組み化、マニュアル化していくということがわかりました。
そうすると、最前線で対応していただいている外注さんも、その想いがわかったうえで顧客対応してくれるので、自分が一挙手一投足を指示する必要がないわけです。やりたいと思っていたことを自分以外でも出来るようになりました。
そうですね。説明できる言語化もできていなかったですし、何が大事かの優先順位もわかっていませんでした。コアバリューを定義するのに、2泊3日の一人合宿をしたりとかしました。
それまでに、マニュアル化とか仕組み化の本をいっぱい買ったんですが、その肝心なところが書かれていないんですよね。
最初に清水さんにマニュアルのフォーマットをどうすればよいか？を質問していたのを覚えています。とにかくマニュアル作りだと思っていたので、エバーノートにするか、グーグルドライブにするか？みたいな。清水さんはどっちでもいいんじゃないですか、と言っていましたが（笑）重要なのはそこじゃない、というのが今ようやくわかります。
外注化事務局とのMTGを月一回の報告MTGくらいしかやっていなかったんですが、週一回に変えました。細かいミスは、私は気にしないようにしていて、それより想いに沿うか沿わないかを伝えることを何度も繰り返しました。
また、最初は自分でマニュアルを作ろうと思ったんですが、マニュアルを作ってくれる人を選びました。手順だけじゃなくて、ブランドコミットメントを実現するためにどういう手順が必要かを考えて作ってくださいと伝えました。
それは上位概念が共有できているから委任できたわけですね。何のためにやっているのか？みたいな。
はい、それがあるからマニュアル化が進んだというのがあります。マニュアルと価値観がようやくつながったんです。それで気が付きました。それがなければ、マニュアルは意味がないと。
マニュアル化・仕組み化の苦点と利点
最初の頃ですね。価値観を作る、ビジョンを創る、ブランドコミットメントを作る、というところは、時間がかかったんです。ブランドコミットメントは自分だけでは出てこなくて、清水さんとのMTGで、清水さんが、“それじゃないですか？”と言ったので発見したと覚えています。そのやり取りが良かったです。
自分では気が付かないんですね。第三者からの意見は大切ですね。自分だけだと盲点になってしまうので、見てくれる相手がいないと難しいですね。
実際のビジネスでクライアントさんに伝えていることを自分自身が出来ているということですね。労務を減らしても売り上げが上がっていくモデルが出来ているので、それを繰り返していけばいいと気が付きました。いまのビジネスは無くなってしまう可能性もある、という前提で考えているので、新しいビジネスを生むことに時間を使えているのは、大きいですね。
外注化も仕組み化も同じだと思いますが、“これは自分がやらないといけない”という思い込みが強い人、いつまでたっても口を出してしまう人は時間がかかると思います。だから一回手放してみる勇気を持ったほうが良いかなと。思い切って任せてみるのが出来るかどうかだと思います。
自分の場合、人にお任せする際、本当に品質的にダメなミスには気を付けますが、細かいミスとか失敗は織り込み済みなので、気にせず手放すようにしています。その時の考え方は、細分化だと思います。一つの仕事を細分化して、ここは自分がこだわらないといけないところ、などをグラデーション分けして、考えるということです。
こだわりが強い人は、こだわりの範囲が広いわけです。自分一人ではわからないので、一緒にセッションで気付いてもらうみたいなことをしています。
この一年間、仕組み化を学んできました。外注化と仕組み化は相性がいいというか、必須の組み合わせなので、クライアントの想いが伝わる外注化をサポートできるようにしたいと考えています。
ひとつは、仕組み化って一見、テクニックっぽいんですが、価値観とか情熱の部分の掘り起こし、自分への問いかけが大事だと思います。普段気にすることないかも知れませんが、常に自分に問いかけてみてみるということです。
ふたつめは、仕組み化は一人じゃ無理なので、学会に頼んで一緒にやっていくのが間違いなく最短距離だと思います（笑）本気の人はそうしたほうが良いですね。
仕組み化なら仕組み経営
以上、いかがでしたでしょうか。
・ブランドコミットメントから顧客体験を設計する。
・こだわりの範囲にグラデーションをつける。
・第三者の視点を持つ。
といった点が特に重要だったと思います。
本事例のように仕組み化・マニュアル化で働く時間を減らして自身の負担を減らしながらも事業を成長させることができる、この状態は経営者の理想の状態です。
「必死に働いているのに業績が上がらない」
「日々の業務に追われるばかりでクリエイティブな作業に打ち込めない」
このような悩みを抱える経営者のみなさま、是非一度経営の仕組み化・マニュアル化を検討してみてはいかがでしょうか？
仕組み化に取り組みたい方には以下からご覧ください。
