「生産性を下げるフィードバック」2024年5月11日号

お世話になります。

一般財団法人日本アントレプレナー学会の清水です。

前回のメルマガでもお伝えしましたが、6月に新刊「仕組み化の経営術」を上梓させていただくことになりました。

仕組み経営サミットご参加の方には本書をいち早くプレゼントさせていただく予定です。加えて、書籍の解説動画もお付けしますので、以下からお申込みくださいませ。

⇒https://lp.shikumikeiei.com/summit202406/

書籍の内容の一部は以下のような感じです。300ページくらいになったようなので、結構ボリュームがあります。

会社が停滞する７大パターン
バカがこれまでにない受注をもらえた理由
〝モチベーション〞という名の神話
「再現性」だけでは仕組みで勝手に成長しない
〝約束を果たすための仕組み〞が会社を成長させる
仕組み化が失敗する7つの理由
１００項目の仕組み化診断シートダウンロードプレゼント。
「キングダム」秦の始皇帝がつくった国は、なぜ短命で終わったか？
会社経営に役立つ組織図のつくり方
単発仕事ではなく、ポジション（職務）ごと任せる方法
「ティール」や「ホラクラシー」等のフラット組織か？階層組織か？
会社を自動的に成長させていく「仕組み化戦略」の立て方
経営リーダーが現場を抜けていくステップ
ゴミ収集事業で年商１０００億円を目指す事例
砂時計モデルを活用してコストをかけずに新規顧客を集め続ける方法
離職を防ぐための社員との約束事
中小企業に圧倒的に欠けている早期離職を防ぐ仕組み
“人を育てずに“成果を出す考え方
リーダーの仕事が圧倒的にラクになる会議の仕組み
社員を経営に参加させるオープンブックマネジメントの流れ
事業承継をスムースにする経営チームのつくり方
「マニュアル」を最高の人材育成に変える方法
「仕組み依存文化」の変革期に起こる問題と対処法
職人技が仕組み化できないがどうすればいい？

■では本日の本題です。

今日は、上司のフィードバックが生産性を下げる、という話をさせていたただきます。

パーソル総合研究所の調査によると、管理職がもっと負担に感じる業務は、部下へのフィードバックだそうです。（中間管理職の就業負担に関する定量調査2019）。

フィードバックとは、部下が行った仕事に対してアドバイスや指摘を行い、方向修正することです。

この調査は中間管理職向けに行われたものですが、社長であっても、同じかもしれませんね。最近はよほど注意してフィードバックしないと部下がすぐに意気消沈してしまったり、パワハラと受け取られてしまったり、とますます苦労が多くなっているようです。

この部下へのフィードバックですが、上司（社長）の精神的な負担になっているばかりではなく、上司（社長）と部下の時間を大きく取られている業務でもあると思います。

本来の管理職の時間は、目標達成に向けた施策や仕組みの立案に多く割かれるべきですが、部下へのフィードバックの時間が多すぎると、そういった重要な仕事に使う時間がありません。

また、部下へのフィードバックこそが自分の仕事だと思いこみ、本来の管理職（部門リーダー）としての職務を行っていないこともあります。

■例えば営業職が提案書を作ります。顧客に提出する前に上司に見せるわけです。その際上司は、「うーん、こうじゃないんだよな。。。」などといいつつ、提案書を部下に差し戻します。部下は上司が気に入らなかった点を推察しながら資料を修正します。

翌日、もう一度、上司のもとに持って行くと、「良くはなったが、まだだな。そういえば、以前作った

提案書があるので、これを参考にもう一回」といって再度差し戻します。

部下は「サンプルがあるなら先に言ってくれよ・・・」と思いつつ、また提案書を修正します。

こんな感じのやり取りがあなたの会社でも行われていませんか？

上司は良かれと思ってフィードバックをしているのですが、結果としてそれが自分と部下の時間を消費することになり、顧客が提案書を受け取るのも遅くなってしまいます。

フィードバック⇒差し戻し（手戻り）⇒修正⇒フィードバック・・・

このループが生産性低下につながっていることは言うまでもありませんね。

ではこのループを可能な限り短縮するにはどうすればいいでしょうか。

■ひとつの方法としては、社長や管理職がフィードバック能力を高めるということがあると思います。

先ほどの例で言えば、上司が一回目のフィードバックで、もっと的確に修正点やサンプルの提案書を提示していれば、2回目のフィードバックで終わったかも知れません。

一方で、もう一つ、もっと根本的な解決策があります。

それが、上司からの“フィードバック無し“で、自分で仕事の良し悪しを判断できるようにすること、です。

提案書の作成であれば、このような流れに沿っていればOK、このような要素が含まれていればOK、これくらいのボリュームに収まっていればOK、というように、

自分が行っている仕事の成果物がどのような条件であれば、次のステップに進んでいいのかを自分で判断できる、ということです。

言い換えれば、上司や社長がフィードバック時に行う判断基準を、部下も持っているということです。

このような状態が作れれば、フィードバックは無くてもOK、あっても一回で終わります。

■たとえば、以前、私が開催していた講座の開催マニュアルを作りました。他の人でも講師が出来るようにするためです。

講座開催で難しいのは、各パートで受講生の理解度を確認しつつ、時間内におさめるということです。初めて講座を開催する際には、その時間配分やどのような状態だったら次のパートに進んで良いのかがわかりません。

そこでマニュアルに各パートの所要時間と、“受講生に疑問がないかどうかを確認し、無ければ次に進む“といったようなことを記載しておきました。つまり、各パートの”完了条件“を記載しておいたのです。

すると、私の代わりに講師をしていただいた方々からは、講座の開催方法に関する質問は一切来ませんでした。（もともと素質のある方が多かったという理由もありますが）

お陰で私は次の商品開発や集客などの仕事に集中できるようになったのです。

このように、自分の仕事を自分で完結できるような仕組みを作れば、生産性は大きく向上するはずです。

あなたの会社にもマニュアルがあるかも知れません。

ぜひそのマニュアルをチェックしていただき、生産性を高められるマニュアルになっているかどうかを見てみてくださいね。

では本日は以上となります。

引き続きよろしくお願いいたします。