会社を経営する上で、新しく入った社員にやり方を教えることは日常茶飯事です。
しかし、社員のために一つ一つ丁寧に教えているがために自分の業務が疎かになってしまう/業務がたまり時間に追われてしまうことはありませんか？
もしもその時間を他の必要な業務に回すことが出来たら、経営者自身にとっても、会社の成長にとってもプラスです。
そしてその為に有効な手段がマニュアル化です。
マニュアルを作ることは会社を仕組み化して効率の良い経営をする第一歩です。
今回は、そんなマニュアルの作り方を5ステップで丁寧に解説して参ります。
目次
マニュアル作りのステップ１:キーシステムのリストアップ
まず初めに行うべきは、会社の経営にとって最も重要なシステムを見つけることです。
業務やオペレーションを見直して、グループ化してカテゴリー分けします。
そしてそれぞれのカテゴリーの中で最も重要な業務、経営の鍵となる仕事をリストアップします。
この時に重要なのがMECEの考え方で、漏れ無くダブりなく、完璧にリスティングするように気をつけてください。
マニュアル作りのステップ２:システムの図表化
次に行うべきは、ステップ１でリスティングしたシステムをわかりやすくに図表にすることです。
この時に大切なのが、今あるシステムだけでなく、現在はないけれどビジネスを成功させる上で今後必要となるシステムも図表に組み込むことです。
図表化することで、現状存在するシステムの役割が明確化し、それぞれの繋がりが見えてくるはずです。
更に、これから必要となる新しいシステムにも気づけるようになるでしょう。
通常、ほとんどのビジネスシステムは、以下の3つのプロセスに関連しているはずです。
①顧客満足度の向上
②新規のサービス/商品利用の促進
③新規の顧客開拓
④経営管理
⑤ヒューマンリソース
⑥財務
⑦IT
マニュアル作りのステップ３:優先順位付け
ステップ１でリストアップし、ステップ２でわかりやすく図表化した業務に優先順位を付けましょう。
ビジネス全体にとっても最もインパクトの大きな業務、
「これがないとビジネスが破綻する！」
仕事を特定し、優先順位を付けていきます。
この時に注意すべきなのが、複数の視点を持つことです。
顧客の視点から見た時に影響の小さい業務でも、経営管理の視点からするととても重要な仕事である可能性もあります。
マニュアル作りのステップ４:マニュアル作り担当者を決める
実際のマニュアル作りを経営者自身が行うことは、時間的に厳しいので、恐らくマネージャーやスタッフに割り振るのがベストです。
この時に大切なのが、マニュアル作りに関して十分な裁量権を与えることです。
また、担当者は普段の業務も行いながらマニュアル作りも平行してやらなくてはいけないことを心に留めながら、余裕を持った期限と明確な目標を設定してあげましょう。
マニュアル作りのステップ５:フォーマットを決める
実際に書類を書き始める前に、担当者と共にフォーマット決めを行いましょう。
全てのマニュアルは同じ型で作られていないと非常に読みづらく、探しづらくなってしまいますし、担当者も試行錯誤しながら作るのは非常に大変です。
なので、事前にサンプルやテンプレートを作り、型を決めましょう。
そして、定期的なマニュアル作り研修やレビュー・フィードバックの時間を儲けると時間と労力の削減に繋がるのでおすすめです。
いかがだったでしょうか？
マニュアル作りはかなり時間と労力の必要な作業ですが、長い目で見た時に、大幅な時間と人的コストのカットに繋がります。
余った時間を経営戦略や企画といった、よりクリエイティブで会社の成長に繋がる仕事に費やせると考えると、すぐにでも取り掛かるのが得策です。
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