私たちは、仕組み化、仕組みづくりについて,]いくつかの定義や意味をお伝えしています。以下にご紹介していきます。
1．仕組み化≒属人化からの脱却
ひとつめの意味は、「仕組み化＝仕事の属人化からの脱却」です。これは最も一般的な定義かもしれません。
仕事の属人化とは、仕事内容がそれを担当している個人に依存してしまっており、ほかの人ではできない、という状況のことを指します。仕事の属人化は、会社の成長にとって妨げになるケースが多いです。
具体的には、次のようなデメリットが発生します。
仕事内容がブラックボックス化し、担当が辞めたり、休んだりすると業務が止まる
仕事内容のブラックボックス化とは、担当者しか仕事のやり方がわからない状況になることを指します。そのため、その担当者が辞めたり、休んだりすると業務が止まるという致命的な状況になります。
また、さらに悪いパターンとしては、仕事内容を把握している担当者が、その仕事をやるかどうかを判断する非公式な権力を持ってしまうことです。そのため、同僚たちは、その人に仕事を依頼するのをためらったり、要らぬ気を使ったりしてしまいます。時には、社長ですら、その担当者のご機嫌をうかがいながら仕事をするという、なんとも非生産性的な状況になります。
仕事の品質が安定しない
人は機械と違い、その時の気分や体調によって仕事の品質が変わります。また、過去に行った仕事のやり方を忘れてしまったり、ミスをしてしまったりすることも当然起こりえます。
仕事が属人化してしまうと、そのような人独自の悪い特性が仕事の品質に影響を与えてしまうのです。そのため、仕事のアウトプットが安定しません。ある時はいい顧客サービスを提供できても、別の時には、それができない、ということも起こりえます。
これでは会社のブランドにも大きな悪影響を与えることになります。
不正の原因になる可能性
これはたまに事件化してニュースになったりしますが、仕事が属人化することで、ほかの人がその担当者が実際に何をしているのかがわからなくなり、不正が起きやすくなることがあります。
仕事内容の改善ができない
仕事内容が属人化してしまうと、改善が難しくなります。自分の行っている仕事の良し悪しを客観的に評価することができないからです。逆に、仕事内容を仕組み化し、ほかの人でもできるようにしてあれば、より良い仕事のやり方を議論し、改善させていくことができます。
2. 仕組み化≒成功の複製
仕組み化の意味を「成功の複製」と考えることもできます。
たとえば、うまく行っているお店を複製することで、成長できますし、成果を上げている営業担当者の仕事のやり方を仕組み化することで、ほかの人でも同じように成果を出すことができます。
先述した、属人化された仕事内容を仕組み化することで、ほかの人でも同じようにできるようになります。
よく会社を仕組み化しても売り上げは上がらない、と言われることがありますが、仕組み化≒成功の複製と考えれば、それは間違いです。
うまく行っているやり方を複製できれば、売上は倍々で増えていきます。
3. 仕組み化≒良い習慣作り
チェーンストア経営を日本に広めた、渥美俊一氏は、
仕組み化とは良い習慣づけ。
と解説しています。これは非常にわかりやすい定義だと思います。良い習慣づけとは、特別な努力や配慮や留意、注意をしなくてもいつの間にか良好な結果が出ることです。
たとえば、歯磨きを考えてみるとわかりやすいでしょう。子供の時、歯磨きをしたり、させるのには努力を要します。子供にとってははじめてのことですからね。ただ、それでも続けていくと、歯磨きが習慣化できます。ひとたび習慣化できれば、大人になってからは、なんの努力もなく歯磨きをすることができ、それによって、自然と良好な結果（歯が白くなる、虫歯にならないなど）が出ます。
このように、勝手に良い結果が出るための、習慣づけを会社内でも行っていくこと。これも仕組み化の意味と言えるでしょう。
なお渥美俊一氏の書籍について以下に解説していますので、合わせてご覧ください。
次に、仕組み化と似て非なる言葉の意味も考えてみましょう。
仕組み化≠マニュアル化
仕組み化と切っても切れない言葉が、マニュアル化でしょう。仕組み化＝マニュアル化でしょ？と思われる方も多いかもしれませんね。
しかし、この二つはイコールではありません。仕組み化という大きな枠組みの中に、にマニュアル化が入ります。
仕事を仕組み化したうえで、これは文書化しておいたほうがいい、というものを文書化したものがマニュアルになります。
また、一口にマニュアルと言っても、多くの種類があります、
たとえば、、、
- 手順書
- チェックリスト
- フローチャート
- 動画マニュアル
- 理念体系を整理したもの
- トレーニング資料
等々。
マニュアル化の詳細については以下に詳述していますので、合わせてご覧ください。
仕組み化≠自動化
自動化という言葉も、仕組み化とよくセットで使われます。自動化も、マニュアル化と同じく、仕組み化と大きな枠の中に入る言葉と言えるでしょう。仕事を仕組み化していく中で、人の手を介さずにツールやシステムで代行できる業務を見出し、自動化します。
最近では、経理やマーケティングなど、様々な業務で自動化できるツールが出てきていますので、生産性アップのためにもそういった情報に目を光らせておきましょう。
仕組み化するなら仕組み経営
以上、本記事では仕組み化の意味について解説してきました。何か参考になる点を発見していただければ幸いです。私どもでは、本記事でご紹介した内容に基づき、中小スモールビジネスを成長させる仕組みづくりをご支援しています。詳しくは以下からぜひご覧ください。
