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優れたマニュアルを作るには?マニュアルの作り方の3つのコツ

優れたマニュアルの作り方のコツ3つ

今回はマニュアルの作り方のコツを3つを紹介します。

本サイトで度々お伝えしているマニュアル化の大切さ、

忙しい経営者にとってマニュアル作りをすることは業務を効率化して事業拡大に使う時間を増やす非常に有効な手段です。

そんなマニュアルの作り方は以前の記事で紹介しましたが、今回は“優れた”マニュアルを作る際のコツをお伝えすることで前記事の内容を補足していきます。

マニュアルの作り方に関する記事を読まれていない方は以下をご参照ください。

会社の競争力を高めるマニュアルの作り方5ステップ

経営者の仕事を減らすマニュアルとは?メリットや作り方を紹介

 

簡単なコツなので、参考にされてみてください。

マニュアルの作り方のコツ①

まず一つ目は、

マニュアルに書かれている内容が差別化されていること」

です。

マニュアルとは、”自社独自の仕事のやり方”を書いたものです。この自社独自、というところがポイントです。

成長している企業には、だいたい自社独自の仕事のやり方があります。

有名なのがHPウェイとかトヨタウェイなどです。

たとえば、営業マニュアルを作る場合を考えてみます。

同じ業界であっても、A社の営業方法と、B社の営業方法は違うはずです。

その違いが両社の営業成績の違いに現れ、結果として競争力の違いにつながります。

ですから、営業マニュアルを作る際には、まず営業方法の違いが何なのかを知り、マニュアルに落とし込む必要があるということです。

単にマニュアルがあるだけではなく、その内容が他社と差別化されていることで、自社の競争優位性が生まれます。

マニュアルの作り方のコツ②

二つ目は、

「マニュアルの書き方が標準化されていること」

です。

複数人でマニュアルを創る場合、その書き方が標準化されていることが必要です。

フォントや文体はもちろん、含まれる要素も統一します。

要するに、マニュアルの書き方もマニュアル化する必要があるということです

たとえば、我々がお伝えしている標準的なマニュアルの書き方は

・マニュアルの目的
・ID番号
・担当職位
・手順
・基準
・必要なリソース

が含まれています。

このフォーマットに沿うことで、誰が作っても同じようにマニュアルが出来ます。

マニュアルの作り方のコツ③

三つ目は、

「マニュアルがシンプルであること」

です。

マニュアルはシンプルであるほうが、作る際にも使う際にもメリットがあります。

そのためには、マニュアル化しようとしている仕事内容自体をシンプルするか、対象の仕事をより細分化することで、マニュアルも細分化します。

以上が優れたマニュアルの作り方のコツ3つです。

マニュアルを作る基本的な目的とは、

マニュアルに書かれている通りにやれば、そうじゃない場合よりも、効果的、効率的に成果が出せる

というものです。

そのためには、上記3つのコツを使って優れたマニュアルを作ることが必要となります。

現在のマニュアル、またはこれから作ろうとしているマニュアルをぜひ上記の点から見直してみてください。