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リモートワークで働く仕組みを解説(ツールや考え方等)

清水直樹
清水直樹
リモートワークがいよいよ本格的に普及しそうになっています。そこでこの記事では組織をリードする経営者、経営陣のためにリモートワークに必要なツールから考え方、ルールなどについて解説します。

 

リモートワークとは所属している会社に出社せずに、離れた場所から働くという意味です。コロナ禍で世界中がリモートワークに向けて動いています。

「リモートワーク=離れた場所から働く」というように言葉にすれば非常に単純なことに思えるかもしれませんが、実際にリモートワークを組織の一部、または全体で導入するにはこれまでとは違った考え方やルールが必要になってきます。特にリーダークラスの人たちはマネジメントの仕方やリーダーシップの取り方に違いが生まれてきます。

私たちの組織も設立当初からずっと全メンバーがリモートワークで活動していますので、この記事ではそういった経験も踏まえ、リモートワークで働く仕組みを解説したいと思います。

リモートワークによるデメリットを知っておこう

まずリモートワークのデメリットをご紹介します。出勤もしなくていい、余計な会議も減りそう、というように一見すると生産性が上がりそうなリモートワークですが、デメリットもあります。

リモートワークで生産性が下がる

一説によるとリモートワークで生産性が下がる、というデータもあるようです。これは誰も見ていないとついついサボってしまったり、仕事の優先順位を自分一人では付けられなかったり、子供やペットの世話があったり、さらに昨今のようなパンデミック下では、ニュースが気になって仕事に集中できない、ということもあるでしょう。したがって、リモートワーク=生産性が上がる、と単純に言えないことを理解しておく必要があります。

 

創発の欠如

創発とは、社員同士のコミュニケーションによってそれまでなかったようなアイデアや気づき、知の創造が発生するということです。有名なのはホンダの「ワイガヤ」ですね。仕事もプライベートも関係なくわいわいがやがや話す機会を創ることでイノベーションを生み出してきたと言われています。

もちろん、リモートワークでもミーテイングは問題なく出来る時代です。しかし、創発というのは内容も進行も決まりきった会議からは生まれにくいものです。リモートワークでのミーテイングというのは必要な時に必要なだけ行う、ということになるので、ワイガヤのような雰囲気を生み出すのはなかなか難しいと思います。

自己完結する仕事を行うだけであればリモートワークは適しているかもしれませんが、みんなで新しいアイデアを生み出すという意味ではデメリットもあるかもしれません。

 

全体像や所属意識の欠如

リモートワークによって生まれる大きなデメリットは、全体性と所属意識の欠如です。私自身はリモートワークを15年以上実践しているのでもう慣れていますが、そうでない人は一日中一人で働くということに孤独を感じるかもしれません。所属意識というのは人の本能的な欲求ですが、リモートワークだとそれが感じずらくなります。

また、リモートワークを進めると分業化が進むので、リーダークラスの人は各メンバーの仕事に全体像を提供してあげる必要があります。つまり、自分たちがどこに行こうとしているのか、何の目的でこの仕事をやっているのか?というビジョンやミッションを常に見せていく必要があります。

▶参考記事:分業化のデメリットと克服法<

リモートワークに必要なツール

リモートワークのデメリットを理解したうえでリモートワーク導入のためのツールを整えていきましょう。今の時代は十分すぎるほどツールがそろっていますので、いろいろ試してみて使いやすいものを選ぶと良いでしょう。

 

ビデオ会議

使用するビデオ会議システムを選択します。ZoomGoogleハングアウトあたりが有名ですね。

 

共有カレンダーシステム

すでにクラウドのカレンダーシステムを使用しているかもしれませんが、使用していない場合は、GoogleカレンダーOutlookなどを使うと良いでしょう。

 

チャットツール

これも既に使っている人が多いと思いますが、社内コミュニケーション用のチャットツールを選びましょう。Slack、チャットワークなどが有名です。

 

物理設備

ノートPC、ヘッドフォン、カメラ等も当然必要です。

 

大切なのは、これらのツールをメンバー全員が簡単に使いこなせると思わないことです。ITに弱い人もいますので、全員が問題なく使えるように教えてあげる必要があります。

 

リモートワークを成功させるためにリーダーが捨て去るべき価値観

冒頭で言った通り、「リモートワーク=離れた場所から働く」という単純な解釈だけではなく、リーダーには考え方や価値観の変化が求められます。もはやリモートワークへの移行は不可逆の変化と言えますので、リーダーの方々はこれを機会に自分のマネジメントの仕方やリーダーシップの取り方を考え直してもいいでしょう。

 

監視によるマネジメント

旧来型組織では、管理職の役割が、”その場にいて部下の仕事ぶりを監視する”ということになっているケースもあります。リモートワークではもうこのような監視によるマネジメントは必要ないというか、そもそも物理的に不可能になります。ましてリモートワーク中に、常に部下を監視するためにカメラとマイクを常時オンにするように強制したり、休憩を取るのも許可制にしたりすれば、部下は「あ、この人(組織)は自分を信頼していないんだな」と感じ取り、お互いの信頼関係は即座に悪化します。さらにこの上司はリモートワークに慣れていないんだな、という印象を与え、愛想をつかされるかも知れません。

 

ワークライフバランス

「え、リモートワークってワークライフバランスを促進するんじゃないの?」と思うかも知れませんね。たしかに社員からするとリモートワークする際には仕事と日常生活のバランスを取る必要があるかもしれません。しかし、組織側から見たワークライフバランスとは、”9時から17時までは仕事に集中しなさい”という意味合いになりがちです。

リモートワークを始めればすぐに気が付きますが、特に家にいる場合には仕事だけに集中するのは難しいのです。仕事中に配達物が届くときもあれば、急に家族が帰宅することもあるかもしれません。なので、9時から17時までは仕事に集中してね、というのは土台無理なのです。

 

働く時間=成果

長時間労働が必ずしも成果につながるとは限らない、というのはもう多くのリーダーが頭では理解していることだと思います。しかし、実態として、「会社にいる時間が長い人が良く働いている人である」という価値観が多くの会社で残っていると思います。

リモートワークではこの考え方は本格的に捨てなくてはいけません。先述した通り、そもそももう社員がいつからいつまで働いているのかというのは監視できなくなっています。

また、さらに、働いている時間とはどんな時間なのか?という根本的な問いかけが必要になります。これまでは「会社にいる時間=働いている時間」でしたね。しかしリモートワークになると会社にいかないので、何をしている時間が働いている時間なのかよくわからなくなります。

パソコンに向かっていれば働いていますか?そうではないですね。同僚とチャットしながらYoutubeで動画を見ているかも知れません。パソコンに向かっていなければ仕事をしていませんか?これもそうではないですね。コーヒーを飲みながら提案書の構想を練っているかもしれません。

これは多くの実験などで示されていますが、良いアイデアが生まれるのは根詰めて働いている時ではなく運動している時やボーっとしている時だとされています。このように、何をもって仕事の成果とするか?をリーダーは考え直さないといけないでしょう。

 

リモートワークのルールと仕組み

では次にリモートワークのルールや仕組みについて考えていきましょう。先に述べたデメリットをなるべくカバーするようなルールと仕組みを導入していきます。

 

全体像の共有

社内に会社のビジョンやコアバリュー、ミッションなどを掲げている会社も多いかも知れません。それによって日々、社員が仕事の全体像を目で確認できるようになります。リモートワークになるとそれが出来なくなるので、リーダーはこれまで以上に、仕事の全体像、組織の方向性や目的をメンバーに伝える、または話し合う機会を設ける必要が出てきます。

そのために会議のやり方を工夫したり(後述)、成果と優先順位を明確にして伝える必要が出てきます。

▶参考記事:ミッション、ビジョン、バリューについて解説

 

役割の明確化

社内で働いていると、”なんとなく仕事をしているふりをしている人”が結構存在するものです。同僚たちと雑談したり、頼まれた小さい仕事ごとだけをしていたり、単なる連絡網役だったりする人です。これがリモートワークになるとそういう人の居場所がなくなります。

なのでリーダーはリモートワークを導入する前に、今一度、組織の体制と各役職の役割を考え直しましょう。

▶参考記事:組織図の作り方

 

オンライン会議のリズム

あなたの会社では会議のリズムが決まっていますか?なければ創りましょう。どんな会議をいつやるのか?すでに決まっている会社であっても、リモートワークにする場合には、より会議の間隔を詰めたほうが良いケースがほとんどです。ただし、一回の時間は逆に短くします。基本、オンライン会議はオフライン会議ほど集中力が続きません。なので短くします。仕事中に何か疑問が生じた際、ちょっとあの人に聞いてみる、ということが出来なくなる、または返答にタイムラグが生じるので、後々疑問が生じそうなことや確認すべきことは会議中にすべて解決できるようにしましょう。最低限必要だと思われるのは、週次の1on1ミーテイングと毎日のチェックイン(朝礼)です。

▶参考記事:1on1ミーテイングを完全解説

▶参考記事:朝礼を意味あるものにするには?

 

オンライン会議のやり方

会議のやり方もオンラインに適したものにしましょう。先ほど言った通り、オンライン会議では集中力が続きません。なので、旧来型組織のように上司が一方的に話す、というような会議では誰も聞いてくれません。

まずはオンライン会議のルールを社内で決めましょう。例えば、次のような項目がお勧めです。

  • 資料は事前に共有する・・・オンライン会議システムではだいたい画面共有できる機能が付いていますが、事前に全員に送付しておいたほうが確実です。
  • 資料はシンプルにする・・・何度も言いますが、オンライン会議は集中力が続かないので、資料はシンプルに、伝えたいことが簡潔に伝わるようにしましょう。
  • 進行役(ファシリテーター)を指名する・・・進行役の役割はタイムキーパー、議論が主題を外れないようにすること、全員に話題を振ることです。
  • メモ係を決める・・・会議は録画するのが基本ですが、メモ係もいたほうが良いでしょう。目の係は主要な決定事項、そして誰が何をするのかという明確な行動計画を関係者に共有するのが役割です。
  • 3分前にログインする・・・だいたい何人かはマイクやカメラが上手く設定できない、というトラブルがありますので、3分前にログインして動画確認をするようにします。
  • 挨拶をする・・・ちゃんと参加していることを示すために挨拶しましょう。
  • マイクは必要時以外はミュートにする・・・ミュートのオンオフがわからない人もいますので事前に教えてあげましょう。
  • カメラはオンにする・・・オンラインだと話しても相手の反応がわかりにくい、というデメリットがあります。ただカメラはオンにしておいたほうがまだましです。
  • 全員が発言する・・・ファシリテーターは全員に発言権を持たせましょう。オンライン会議において発言できない人は疎外感を感じるものです。逆に言うと発言しない人は、その会議に参加しなくてもよい人だったと言えます。決定事項だけ知ればいい人にはメモや録画を共有しましょう。
  • 時間を決める・・・これはオフラインの会議と同じですね。
  • ディスカッションをメインにする・・・上司の”演説”は可能な限り少なくします。資料を見せれば伝わることは可能な限り事前に共有しておきます。参加者が退屈しないようにディスカッションをメインにしましょう。
  • 録画し共有する・・・参加できなかった人や関係者のために会議内容は録画し、共有しましょう。

 

創発を促す

リモートワークのデメリットとして創発の欠如がある、という話をしました。これを何とか解消できないものでしょうか?方法としてはたとえば、公式のミーテイングのほかにフリーディスカッションのミーテイングの時間を取るとか、オンライン飲み会をやるなどの案があります。仕事のことでもプライベートのことでもなんでも話せる場を作るわけです。リモートワークだと普段は口数がどうしても少なくなりますので、フリーディスカッションの場を作ると意外とみんなガヤガヤと話し出すものです。

 

 

リモートワークに必要となるスキル

最後にリモートワークに必要となるスキルを挙げてみましょう。もちろん、基本的なITスキルは必要なので、それはここでは省いています。

 

孤独と付き合う

私は一人でいるのが大好きなので全く孤独を感じることが無いのですが、そうでない人もいるようです。一人で過ごす、というのは実は現代では非常に贅沢なことであると考えてみましょう。特に都心で暮らしていれば、どこに行っても人がいます。そんな中で一人で過ごす時間を取るというのは貴重な機会なのです。なのでこれは自分の本来の生活のリズムを取り戻したり、落ち着いて考え事をしたりする機会であると考えましょう。

 

生産性を上げる習慣作り

1人で生産的に仕事を行うための習慣作りをしましょう。たとえば私は朝は普通の人よりも早く起きる、朝起きてすぐに運動する、その後に軽い食事をする、、、というように朝のルーチンを決めていますし、60分毎に休みを入れたり、音楽をかけたり、というように”自分が心地よい状態で仕事が出来る習慣と環境”を作っています。

 

家事スキル

これは意外と重要です。特に家で仕事をしないといけない場合には、”生活をきちんとする”ということが生産性を左右します。家の中が汚かったり、散らかっていたり、食事が貧しかったりすると生産性が落ちます。普段家事をしないという男性は、この機会に生活をきちんとすることを心がけてください。大事なのは、”この仕事環境が優れたパフォーマンスを発揮するのにふさわしい環境か?”と問うことです。これは社内で働いている時にも言えますが、リモートワークの場合にはさらに気を付けなくてはいけないことです。

 

運動

これはスキルというか習慣ですが、運動をしましょう。当たり前ですが、リモートワークだと普段よりも運動量が減ります。その分、カロリー消費が無くなるので肥満の原因になります。あと運動によって色々と良い脳内物質が出るとされています。ノルアドレナリン、ドーパミン、セロトニンなどです。

 

メンバーのやり切る力(グリット)を育てる

リモートワークでは上司の監視下に置かれない自由がある代わりに、各メンバーの「やり切る力」が下がることが考えられます。なのでリーダークラスの方々は各メンバーに、今何が最優先されることなのか?そして、いつまでにそれをやらなくてはいけないのか?を常に伝える必要があります。これは先ほどの1on1や朝礼などで行います。(幸いなことに、やり切る力は筋肉と同様に育てられるといわれています)

 

ライティング

リモートワークでは口頭でのコミュニケーションよりも文面でのコミュニケーションが圧倒的に増えることになります。そのため、リーダーはライティング能力を向上させることが大切です。言葉で自分が伝えたいことを正しく伝えること、かつ簡潔に明確に。意外とこれが苦手なリーダーも多いのです。

 

オープンなコミュニケーション

旧来型組織では、社員が仕事用の「仮面」を被って出社します。言い方を変えれば、「本来の自分」を押し殺して、「仕事用の別の人格」で出社するわけです。実はこれが生産性を妨げることにつながっているのではないか?という調査があります(グーグルのプロジェクトアリストテレス)。

リモートワークでは出社することがないので、これからの時代、仮面を被らずに仕事をするのが当たり前になるのかもしれません。そんな時に求められるのはオープンなコミュニケーションです。仕事用の自分も、普段の自分もない、いつも同じ自分でコミュニケーションをするということです。

リーダーは人間臭さを部下に見せることになりますが、逆にそれによって信頼関係が増すことになるかもしれません。

これに関しては別サイトのORG MAPで記事をアップしていますので合わせてご参照ください。

▶全体性(ホールネス)を完全解説

 

まとめ

以上、リモートワークで組織をリードするためのヒントをご紹介してきました。最後にお伝えしておきたいのは、今回はこのようなパンデミックで強制的にリモートワークが増えたわけですが、逆にこれは組織運営の仕組みを変えるチャンスかも知れないということです。

過去の要らない考え方や方法論はやめ、新しい仕組みを導入し、人がより生産的に、効果的に働くことが出来、そして仕事も人生も充実したものにするにはどうすればよいのか?という問いを与えられているのだと思います。ぜひいい機会だと思って自社の働き方、そして自分自身のリーダーシップ、マネジメントの在り方を見直してみてください。

なお、仕組み経営ではリモートワークに限らず、組織の仕組みづくりをご支援しています。詳しくは以下に記載していますのでぜひご覧ください。

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